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Lección 23. Aplicar filtros

Para manejar tablas y listados con un gran número de datos, Excel pone a disposición del usuario diferentes herramientas. Una de ellas es la función Buscar del grupo de herramientas Edición de la ficha Inicio, que permite localizar celdas que contengan cadenas de texto o numéricas. El inconveniente de esta función es que las coincidencias se muestran de una en una, seleccionándose las celdas. También disponemos de la herramienta Ordenar, que hemos conocido en el ejercicio anterior, que también presenta un inconveniente: el orden de la tabla es modificado de forma definitiva. Los filtros constituyen la función más adecuada cuando se trata de localizar valores concretos. Con ellos, podemos obtener, agrupadas de forma provisional, las celdas cuyos contenidos contengan uno o más criterios.

1 Para practicar con la función Autofiltro de Excel 2010 utilizaremos los libros de ejemplo Festival.xlsx y Precios01.xlsx (este último es una versión ligeramente modificada del libro Precios que hemos ido completando a la largo de estas lecciones). Ya sabe que puede encontrar estos libros en la zona de descargas de nuestra página web. Utilizaremos la herramienta Autofiltro para localizar registros que cumplan criterios, sin modificar el orden ni el contenido de las listas. Empezamos en el libro Festival.xlsx. Haga clic en la celda B4 y pulse el botón Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar de la ficha Datos. (1)

Sepa que también puede habilitar la función de filtrado de datos pulsando la combinación de teclas Ctrl.+Mayúsculas+L.

2 En cada una de las celdas que el programa ha interpretado como rótulos, se ha situado un botón de flecha. Imaginemos que sólo queremos mostrar los países participantes que en la primera ronda obtuvieron más de 10 puntos. Pulse el botón de flecha de la celda B4.

3 Se despliega así un menú de autofiltro que nos permite ordenar los valores de la columna en cuestión o filtrarlos. Pulse en la opción Filtros de número y seleccione el comando Mayor que. (2)

4 Se abre de este modo el cuadro Autofiltro personalizado, en el que debemos establecer un valor para la condición que hemos elegido. En el campo de texto situado junto a la opción es mayor que, escriba el valor 10 y después pulse el botón Aceptar. (3)

5 Observe el resultado. De la manera más fácil y sin que se elimine ningún dato, la tabla muestra únicamente los registros que cumplen la condición especificada, esto es, los países con una puntuación en primera ronda superior a 10 puntos. (4) Vea que el botón de flecha se ha convertido en un embudo para indicar que la columna de datos tiene un filtro aplicado. Para quitar este filtro, pulse el botón Borrar del grupo de herramientas Ordenar y filtrar. (5)

6 Veamos a continuación el modo de combinar dos criterios de filtro. Pulse nuevamente el botón de flecha de la celda B4 y, en el menú de autofiltro, desactive las puntuaciones 2, 3, 4 y 5 pulsando en sus casillas de verificación. (6)

7 Pulse el botón Aceptar.

8 Ahora sólo se muestran los países que obtuvieron más de 5 puntos en la primera ronda. Abra el filtro de la columna Total, desactive las puntuaciones 16, 21 y 22 y pulse el botón Aceptar. (7)

9 La lista se reduce más aún. Una vez hemos conocido el sencillo funcionamiento de la función Filtro, la utilizaremos en nuestro libro Precios01.xlsx. Deshabilite el filtrado de celdas pulsando el botón Filtro del grupo de herramientas Ordenar y filtrar y abra el libro Precios01.xlsx.

RECUERDE

Puede hacer que el menú Autofiltro sea más ancho o más largo arrastrando el controlador que aparece en su margen inferior.

10 Como ve, al libro que hemos ido creando a lo largo de estas lecciones le hemos añadido algunos productos más con sus correspondientes precios. Imagine que desea filtrar el listado de manera que sólo se muestren aquellos productos cuyo precio de coste es igual o superior a 5 euros. Haga clic en la celda C1, que contiene el encabezado Precio Coste.

11 Esta vez aplicaremos el filtro desde la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Actívela pulsando en su pestaña, pulse el botón Ordenar y filtrar del grupo de herramientas Modificar y elija la opción Filtro. (8)

12 Aparecen así los iconos de filtro en cada una de las cabeceras de columna. Pulse el botón de flecha de la celda C1, haga clic en la opción Filtros de número y elija Mayor o igual que.

13 Nuevamente accedemos al cuadro Autofiltro personalizado. En el campo de texto de la primera condición, escriba el valor 5 y pulse el botón Aceptar.

14 ¡Correcto! El listado muestra ahora únicamente aquellos artículos cuyo precio de coste es igual o superior a 5 euros. Lógicamente, las columnas que muestran los precios de venta también muestran valores superiores a ése. (9) Puede imaginar la enorme utilidad de la función de filtrado de Excel cuando se trabaja con listas de datos extensas y se desea localizar con rapidez valores concretos. Para deshabilitar el filtro y dar por acabado este ejercicio, pulse nuevamente el botón Ordenar y filtrar y haga clic en el comando Filtro.

Cuando el listado que vaya a filtrar sean muy extenso y contenga mucho valores distintos, utilice el cuadro de búsqueda de la función Autofiltro para localizar en el panel los que le interesan.