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EL COMANDO SUBTOTAL, INCLUIDO EN EL grupo de herramientas Esquema de la ficha Datos de Excel 2013, puede calcular subtotales de forma automática en celdas concretas de las tabla, siempre que haya algún dato común y que éste se encuentre en la primera fila de datos.

1. Seleccione la columna D, Editorial, active la ficha Datos y pulse sobre el botón Borrar del grupo Ordenar y filtrar para eliminar el filtro aplicado.

2. Con la columna aún seleccionada, coloque el puntero en borde del ratón en su cabecera. Cuando se transforme en una cruz con puntas en flecha, pulse sobre el mismo y, manteniendo el botón pulsado, presione también la tecla Mayúsculas sin soltarla y arrastre la columna hacia la izquierda, hasta situarla sobre la columna A.

3. De este modo la columna movida se inserta a la derecha de la columna en la que ha sido soltada. Seleccione la cabecera y pulse sobre el botón Ordenar de la A a la Z, también en el grupo Ordenar y filtrar.

4. Seleccione la celda A1 y pulse a continuación sobre el botón Subtotal del grupo Esquema, también en la ficha Datos.

5. En el cuadro Subtotales se indica que se calcularán los subtotales para cada cambio en la columna Editorial (es decir, para cada nuevo nombre de la empresa). Despliegue el campo Usar función y escoja la opción Promedio.

6. Calcularemos los promedios de las columnas PV sin IVA y PVP. Seleccione estas opciones en el siguiente campo, active las opciones Reemplazar subtotales actuales y Resumen debajo de los datos y pulse el botón Aceptar.

Las vistas esquemas le permiten presentar grandes cantidades de datos de forma más cómoda y manejable.

7. Se muestran del lazo izquierdo de la tabla los símbolos del esquema. Para visualizar mejor lo que ha sucedido, pulse sobre el número 2 que está en la cabecera, de modo que se muestren sólo los datos que están en este nivel.

8. Bajo los datos de cada editorial se ha insertado una fila con la función Subtotal, que nos muestra el promedio de cada editorial. Además, al final de la tabla se ha insertado otra fila que calcula el promedio general de los precios de todos los títulos. Pulse sobre el símbolo Mas (+) que se encuentra a la derecha de la fila 8, que contiene el promedio de 2001 Editors Choice.

9. De este modo puede expandir cualquiera de los grupos creados para el esquema y mostrar los detalles del mismo. Seleccione ahora las columnas E, F y G desde sus cabeceras y despliegue el comando Agrupar.

10. Pulse sobre la opción Agrupar de este comando.

11. También podría haber pulsado directamente sobre el icono del comando Agrupar. Como podrá ver, se ha creado un nuevo grupo que une las tres columnas seleccionadas. Contráigalo haciendo clic en el símbolo Menos (-) del grupo.

12. Guarde los cambios para terminar.

IMPORTANTE

La opción Autoesquema crea grupos automáticamente en conjunto de datos siempre que éstos sean analizados por funciones que proporcionen totales parciales o subtotales. Además, deberá haber una primera fila o columna que proporcione los rótulos (por ejemplo, la columna Editorial en este caso), y no puede haber filas en blanco.