Читать книгу Aprender Excel financiero y para MBA - MEDIAactive - Страница 21

LA HERRAMIENTA FORMATO CONDICIONAL permite marcar fácilmente excepciones o tendencias en los datos con degradados de color, barras de datos y conjuntos de iconos que cumplan una regla concreta, que puede ser modificada o definida desde el administrador de reglas.

IMPORTANTE

Los esquemas de visualización enriquecidos, entre los que se incluyen gradientes, umbrales e iconos indicadores de rendimiento, permiten destacar tendencias importantes en series de datos. Es posible aplicar reglas de formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica.

1. En este ejercicio trabajaremos con el documento Ejemplo2. Imaginemos, en primer lugar, que queremos resaltar los gastos de más de 100 euros. Seleccione los rangos de celdas que queremos analizar: B10:D18, F10:H18, J10:L18 y N10:P18. Pulse el botón Formato condicional del grupo de herramientas Estilos de la ficha Inicio.

Utilice la tecla Ctrl. como modificador para poder realizar esta selección con arrastres de ratón.

2. Como puede comprobar, el formato condicional nos permite como utilizar barras de datos, escalas de color o conjuntos de iconos. Haga clic sobre la opción Resaltar reglas de celdas.

3. Es posible resaltar las celdas que contienen valores superiores o inferiores a un número, las que contienen un texto o una fecha concretos, etc. Haga clic sobre la opción Es mayor que.

4. Se abre el cuadro Es mayor que. En el campo Aplicar formato a las celdas que son mayores que escriba el valor 100.

5. A medida que se van introduciendo los valores, se van marcando las celdas que cumplen la regla con el formato seleccionado por defecto, Relleno rojo con texto rojo oscuro. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Con, elija la opción Relleno rojo claro y pulse el botón Aceptar.

6. Observe el cambio. Haga clic nuevamente en el botón Formato condicional, pulse sobre la opción Escalas de color y, seleccione el segundo estilo de la primera fila.

Pruebe con los diferentes estilos de formato condicional que ofrece Excel 2013 hasta dar con el que más se ajusta a sus necesidades.

7. Contemple el resultado, haga clic una vez más en el botón Formato condicional del grupo Estilos, pulse sobre la opción Borrar reglas y, del submenú que se despliega, elija Borrar reglas de las celdas seleccionadas.

8. Pulse una vez más sobre la herramienta Formato condicional y elija la opción Nueva regla en esta ocasión.

9. Se abre así el cuadro de diálogo Nueva regla de formato. Mantenga la opción Aplicar formato a todas las celdas según sus valores y haga clic en el botón de punta de flecha del campo Estilo de formato.

10. Los estilos de formato pueden ser escalas de 2 o 3 colores, barras de datos o conjuntos de iconos. Haga clic sobre la opción Conjuntos de iconos.

11. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Estilo de icono y seleccione la primera opción, con tres flechas.

12. Seguidamente cambiaremos los valores que tomará como base la regla. En el campo Tipo, elija la opción Número.

13. Cambie el valor de este primer parámetro por 100.

14. Cambie también el tipo del siguiente por número y el valor, por 50 y pulse el botón Aceptar para aplicar la regla.

15. Deseleccione el rango de celdas pulsando en una libre para ver el efecto conseguido y guarde los cambios pulsando el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Según la regla creada, las celdas con un valor igual o superior a 10 muestran la flecha verde, las de un valor entre 100 y 50 muestran la flecha amarilla y las que de un valor inferior a 50 muestran la flecha roja.

IMPORTANTE

Si su hoja de cálculo tiene celdas con un formato condicional, puede localizarlas rápidamente usando el comando Ir a Especial. En el cuadro del mismo nombre, deberá activar la opción Celdas con formatos condicionales antes de proceder con la búsqueda.