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EL GRUPO DE HERRAMIENTAS ESQUEMA DE la ficha Datos de Excel 2013 incluye la opción Autoesquema, dentro del comando Agrupar, que permite crear complejos esquemas de forma auto-mática, siempre que los datos estén presentados de la forma correcta. Los datos deben estar agrupados por fórmulas o funciones que calculen totales parciales, no puede haber filas o columnas en blanco en medio de los datos a agrupar, y las celdas que actúan como rótulos de grupo deberán estar en alguno de los extremos de los datos, nunca en medio de éstos.

1. Antes de comenzar este ejercicio descargue de nuestra web el archivo Ejemplo2 y guárdelo en su equipo.

2. Vamos a crear un esquema que organizará toda la información de la hoja de cálculo con un solo clic, pero antes vamos a analizar sus contenidos. En primer lugar, puede ver que los datos están divididos en Ingresos y Gastos. Al pie de cada categoría se presenta el total de cada una. Seleccione la celda B7.

3. En ella se suman los valores de la misma columna para las filas 5 y 6, y así en todas las columnas. Del mismo modo, las celdas de la fila 19 suman los valores de cada columna para las filas 10 a 18.

4. Luego son sumados los totales trimestrales para cada concepto en las filas E, I, M y Q, de nuevo con una sencilla función SUMAR. Compruébelo, por ejemplo, en la celda E5.

5. Una vez analizados los datos, y sin importar cuál es la celda seleccionada, despliegue el comando Agrupar del grupo Esquema, que se encuentra en la ficha Datos, y seleccione la opción Autoesquema.

En este ejemplo, la presencia de la función SUMA en diversas celdas de la hoja es fundamental para el correcto funcionamiento de la función Autoesquema.

6. Utilizando como referencia las celdas con la función SUMA, se ha creado de forma automática un conjunto de grupos, tanto para las filas como para las columnas de los datos. Pulse sobre el símbolo 1 que se encuentra en la parte superior del conjunto de datos.

7. De este modo puede ver los totales por trimestre para cada concepto. Tal como vimos en el ejercicio anterior, puede expandir el campo que quiera con sólo pulsar sobre el signo Más (+) del trimestre que prefiera. Pruébelo.

Si los datos no son apropiados para la función Autoesquema, al intentar usar este comando se abre una advertencia de la aplicación que informa que no se puede crear un esquema. En ese caso deberá crearlo de forma manual.

8. Haga clic ahora en el símbolo 1 de los controles laterales del esquema.

9. Se ocultan los detallas de Ingresos y Gastos. Seleccione las celdas A5:A7, despliegue a continuación el comando Desagrupar y seleccione la opción Desagrupar.

10. Se abre el cuadro del mismo nombre. Mantenga seleccionada la opción Filas y pulse el botón Aceptar.

11. Se desagrupa el conjunto de filas que correspondía a los datos seleccionados. Pulse sobre cualquier celda de datos, despliegue una vez más el comando Desagrupar y seleccione esta vez el comando Borrar esquema.

12. Así de fácil es borrar un esquema de una hoja de cálculo. Guarde los cambios para terminar.