Читать книгу Gestión de la información y documentación turística local. HOTI0108 - Miguel Ángel Martín Ruiz - Страница 19

Las oficinas de información turística deben elaborar un protocolo de actuación que les permita responder a las demandas de información realizadas por los usuarios de forma rápida y eficaz. Para ello, es necesario crear un sistema de gestión de la documentación que se adapte a las características de la entidad y al tipo de solicitudes de información más realizadas.

Hoy día, el visitante puede contactar con el centro de información a través de diferentes medios de comunicación, por: correo electrónico, teléfono, fax y cada vez menos por correo postal.

Por lo tanto, a la hora de prestar un servicio de información en la oficina de turismo se debe diferenciar entre información interna y la documentación externa.

La segunda etapa en el proceso de gestión documental en la oficina de turismo se puede resumir en los siguientes puntos:

1 Análisis de las fuentes de información.

2 Contraste de la información obtenida.

3 Archivo de la información.

La zona de almacenamiento de la información, puede ser en la zona de almacén o back desk y en la zona de atención al público o front desk.

Cuando el personal de la oficina de turismo recibe una demanda de información por parte de un usuario a la hora de prestar el servicio de información, se va apoyar en el material turístico disponible en la entidad. Los principales soportes son: formato escrito, formato audiovisual, formato electrónico.

Para finalizar, cabe resaltar la importancia de los sistemas de archivo informatizados, que permiten almacenar gran cantidad de datos y dan la posibilidad de añadir, eliminar, modificar y recuperar la información en cualquier momento.

Ejercicios de repaso y autoevaluación

1. Responda a las siguientes cuestiones:

1 ¿Qué normativa regula la Red de Oficinas de Turismo de Andalucía y del País Vasco?

2 ¿Qué tres puntos se tienen en cuenta en la segunda etapa de la gestión documental?

3 ¿Qué característica debe primar en el sistema de almacenaje elegido?

4 ¿Qué dos zonas se distinguen en la oficina de turismo?

5 ¿En qué soportes se almacenará la información en el centro de información turística?

2. Seleccione si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas:

1 El análisis de las fuentes de información se realizará tras el almacenaje.VerdaderoFalso

2 En la gestión documental no es necesario contrastar la información.VerdaderoFalso

3 El archivo de la información se hará de cualquier forma, almacenando indiscriminadamente los folletos en el almacén.VerdaderoFalso

4 Para el buen funcionamiento del almacén será importante elaborar un registro donde se anote el material que entre y salga.VerdaderoFalso

5 El back desk es la zona de atención al cliente de la oficina.VerdaderoFalso

6 En el front desk existirá un mostrador de recepción y una zona de auto-consulta.VerdaderoFalso

7 La recepción de la oficina, donde se produce el servicio de acogida e información, estará llena de material turístico.VerdaderoFalso

8 En ocasiones, existirán en la oficina terminales informáticos que permitan al usuario consultar los principales recursos del destino.VerdaderoFalso

3. Rellene los huecos de los siguientes textos:

1 La clasificación ________________________, consiste en ordenar los documentos según la fecha de entrada.

2 La clasificación _____________________, organiza los documentos según su contenido y a su vez por orden alfabético.

3 La clasificación ______________________, le asigna a cada documento un número, que determina la ubicación que tiene en el archivo.