Читать книгу Die Brandschutzdokumentation - Suad Semic - Страница 36

Der Anteil der elektronischen Formen wächst und wird künftig wachsen, sowohl am Bau als auch in anderen Bereichen. Die Dokumente werden elektronisch erzeugt, ausgetauscht, archiviert und anschließend gelöscht. Dies bedeutet, dass die Dokumente, mit wenigen Ausnahmen, die in Abschn. 1.3.4 ausgeführt sind, nur noch elektronisch zur Verfügung stehen werden.

Da viele Unterlagen nur noch digital existieren, gewinnt die digitale Archivierung an praktischer Bedeutung. In Papierform vorhandene Unterlagen können ebenfalls in eine elektronische Form überführt werden, wobei zu gewährleisten ist, dass die Originale nicht nachträglich verändert werden können. Das Ersetzen von Papierunterlagen durch elektronische Unterlagen ist insbesondere in den Verwaltungsverfahrensgesetzen der Länder geregelt. Die wesentlichen Vorschriften für den Freistaat Bayern finden sich im BayEGovG [16].

Bei den gebotenen Scanner- oder Mikroverfilmungsverfahren ist zu gewährleisten, dass die elektronischen Kopien vollständig und verlustfrei mit dem Papieroriginal übereinstimmen, auch farbige Anmerkungen oder Prüfeintragungen müssen eindeutig und identisch übertragen werden. Papierunterlagen, etwa die Baugenehmigung mit den genehmigten Bauvorlagen und die Bescheinigungen, sollten allerdings im Original archiviert oder die elektronischen Kopien durch eine notarielle Beurkundung im Sinne des § 126 BGB [5] bescheinigt werden. Dies betreffende Fragen sind im Zusammenhang mit der Beweisbarkeit von Unterlagen in Abschn. 1.3.4.2 behandelt.

Als Vorteile eines digitalisierten Archivs sind vor allem der schnelle Zugriff und das schnelle Durchsuchen von Dokumenten sowie die Schonung empfindlicher Papieroriginale zu nennen. Der Gang, etwa zum Bauherrn oder anderen am Bau Beteiligten, wird so in den meisten Fällen entbehrlich. Auch die dadurch gelöste Platzproblematik und der große Vorteil einer schnellen Aktualisierung der dynamischen Unterlagen ist naturgemäß lobenswert.

Die Dateitypen hingegen sind diffus. In der Tat bleibt die Frage, in welchen Dateitypen, etwa DOCX, XLS, PPT, TTF, JPEG, PDF, DWG, DXF, HTML oder ZIP, elektronische Dokumente archiviert werden sollen. Für ein verwaltungsinternes Verfahren können alle Dateitypen beliebig angewendet werden. Dokumente, die an Bauherrn oder gegebenenfalls an die Bauaufsichtsbehörde zu übermitteln sind, werden in der Regel als PDF oder PDF/A nach ISO 19005-1 [17] in druckbarer, kopierbarer und durchsuchbarer Form erstellt. Der Abschn. 1.3.5 enthält eine Ausnahme hiervon, und zwar nur bei wichtigem Grund. Des Weiteren ist die präzise Festlegung zu den Dateinamen zu treffen, beispielsweise 200620_BN-V.pdf (= Erstellungsdatum_Brandschutznachweis_Vorabzug).

Abb. 1.14 Brandschutz-Dateistruktur (beispielhaft).

Zur elektronischen Archivierung gehört ebenfalls die selbsterklärende Dateistruktur, etwa auf Basis einer datenbankgestützten Software, die der Verwaltungsvereinfachung und Übersichtlichkeit dient, naturgemäß unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale, die in Abschn. 1.4.4 ausgeführt sind. Ein Muster der Brandschutz-Dateistruktur ist in Abb. 1.14 dargestellt.