Читать книгу Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе - Тамара Майлс - Страница 21

Несколько лет назад моей клиенткой стала Эйприл – предприниматель из города Провиденс. Отдельного офиса у нее не было, она вела бизнес из дома. Однако вместо того чтобы полностью отвести под рабочий кабинет одну из комнат, она расположила свой офис «везде понемногу». На полу и на столах в гостиной и столовой лежало не меньше тридцати разных стопок бумаг: от одного листа до кипы более внушительных размеров. О попытках Эйприл как-то все систематизировать свидетельствовали стикеры, прикрепленные на верхние листы каждой стопки. Она старалась раскладывать все новые бумаги по уже существующим стопкам, но у нее уходило очень много времени на поиск нужной стопки для каждого документа. («Где стопка с моей медицинской информацией за 2011 год?»)

Я начала с того, что научила ее систематизировать документы по принципу «трех действий». Объяснила, что для нее очень важно не усложнять процесс. Ей не нужен сложный каталог, учитывающий различные потребности бизнеса. Нужно просто справиться с системой хранения документов, которую она никак не могла взять под контроль. Взгляните на рис. 3.1 и 3.2: ситуация до и после. Почувствуйте разницу!

Рис. 3.1. Столовая до наведения порядка. Фото автора

Рис. 3.2. Столовая после наведения порядка. Фото автора

Потом, когда мы работали над документами категории «Сохранить», Эйприл призналась: у нее никогда не было системы хранения документов с использованием папок, потому что она не знала, как надо называть папки. Она даже искала в интернете правильные названия, словно ей требовалось разрешение от «полиции по папкам». Она боялась, что назовет их неправильно. Подумать только! Она не хранила документы в папках, потому что боялась неправильно их назвать!

«Эйприл, ты можешь называть их, как твоей душе угодно. Это же твои папки. Просто придумай запоминающиеся и ясные тебе названия, и вперед!» – посоветовала я ей. Она выглядела изумленной: «А так можно? Можно выбрать абсолютно любое название?»

Я помогла ей придумать названия для папок, и помню, как мы вместе смеялись, когда она предложила название папки для ее детей. «Я ведь могу так назвать эту папку, правда?» – спрашивала она. Я кивнула: «Да, конечно. Это твоя система, это твои шкафы. Ты можешь делать все, что пожелаешь».

Многие испытывают затруднения, как назвать папки, – это распространенная проблема. Но решить ее можете только вы, потому что каждый запоминает то, что имеет значение именно для него. Ошибка, которую допускают многие, состоит в том, что они называют одну из папок «Разное», вместо того чтобы дать конкретное название, описывающее ее содержание, даже если это звучит глупо. Через полгода они даже не могут вспомнить, что там находится. Часто эта папка становится «сборной солянкой». Это все равно что еще одна стопка бумаги, только в папке. Как бы глупо ни звучало название папки, оно должно ясно отображать ее содержание.

Конечно, я привела в пример крайний случай, но я встречала очень многих деловых людей, которые не могут сдвинуться с мертвой точки из-за своей нерешительности. Прежде чем мы продолжим изучать детали принципов систематизации и правильной организации рабочего места, на минуту остановимся и вспомним о Пирамиде эффективности. Сейчас мы находимся на первом ее уровне – организация физического пространства, а суть данной системы в том, что она действует так же, как иерархическая модель потребностей по Маслоу: очень сложно подняться на следующий уровень, если не освоен предыдущий. Взгляните еще раз на рис. 3.1 и представьте, что это рабочее пространство принадлежит человеку, успешно ведущему свой бизнес. Может ли, по вашему мнению, так выглядеть офис человека, который эффективно распоряжается своим временем и полностью подчиняет свои повседневные задачи определенной долгосрочной цели? Скорее всего, нет. Вряд ли это у него получится, если он постоянно тонет в кипах бумаги.