Читать книгу Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе - Тамара Майлс - Страница 25

Работу с клиентами, которые обращаются ко мне с просьбой помочь им организовать рабочее пространство, я обычно начинаю с вопроса: «Почему вам неудобно пользоваться этой системой? Почему у вас везде лежат груды бумаг?» В ответ, как правило, слышу: «Я ненавижу раскладывать документы по папкам. Никогда не любил этим заниматься». Тогда я продолжаю: «А почему вам это не нравится?» В большинстве случаев оказывается, что одна из основных причин заключается в неудобном расположении шкафа. Ситуация усугубляется, если этот шкаф предназначен для хранения документации по текущим проектам или тех бумаг, которые нужны ежедневно. Такие документы всегда должны быть под рукой.

В идеале вам необходим хотя бы один небольшой ящик или коробка на вашем рабочем столе или в непосредственной близости от него, чтобы вы могли складывать туда всю текущую документацию. Когда вы сидите на рабочем месте и разбираете бумаги, важно, чтобы у вас была возможность систематизировать документы, не вставая с места и не подходя к шкафу. Если в рабочем столе нет встроенных ящиков, купите обыкновенную тумбочку на колесиках и поставьте рядом со столом. Она не обязательно должна быть дорогой, но должна быть функциональной. Неудобное расположение шкафа – главная причина, по которой люди не систематизируют свои документы по папкам. Стоит обеспечить более легкий доступ к системе хранения документации, как сразу вероятность ее активного использования повышается.

Вторая причина, по которой люди не хотят пользоваться системами хранения, заключается в том, что им предлагают уже готовые решения. В одной из юридических фирм произошла смена CFO[5]. Вскоре после того, как новый CFO вступил в должность, в вопросах документооборота началась неразбериха, что, конечно же, мешало работе. Мы вместе с ним проанализировали ситуацию и пришли к выводу, что та система, которую он «унаследовал» от предшественника, просто была для него очень неудобной, так как он привык систематизировать папки в алфавитном порядке, а не с помощью цветовых обозначений для выделения категорий. Он предпочитал пользоваться папками-скоросшивателями, в то время как у предыдущего CFO была иная система. И теперь ему приходилось подстраиваться под нее.

Мы внесли необходимые изменения, чтобы нынешняя система стала похожа на привычную ему с сортировкой по алфавиту, которой он пользовался весьма эффективно. Мы выработали для него более удобный способ получать информацию, вместо того чтобы пытаться заставить его подстроиться под систему, которая, хоть и была технически правильной, но ему совершенно не подходила. Так что для начала взгляните на вашу действующую систему и подумайте, почему она не работает в вашем случае. Если все дело в неудобном расположении или в том, что вы «унаследовали» неудобные лично вам методы, это легко исправить.

Одна из причин может крыться в переполненности шкафа. Люди интуитивно сопротивляются необходимости раскладывать документы по папкам, если требуется физическое усилие, чтобы затолкать папки в шкаф, куда больше уже ничего не помещается. В этом случае выход может быть очень простым: нужно установить конкретное время для ревизии старых папок. Избавьтесь от папок, которые за сроком давности вам не нужны, и создайте архив для тех, что нужно сохранить. Переместите старые папки из действующей системы хранения в большие коробки. Снабдите их ярлыками и отведите для их хранения отдельное место. Если эта документация требуется вам крайне редко, можете хранить эти коробки в подвале, на чердаке или в каком-то внешнем хранилище. Архивирование освободит место в вашем шкафу или ящиках для текущих папок.

Если ни одно из предложенных решений вам не подходит или вас совсем не привлекает идея со шкафом или ящиками, возможно, стоит изучить альтернативные варианты. Многие люди, особенно творческие, хотят, чтобы система хранения документации была наглядной. Это их вдохновляет. Вам повезло. Существуют альтернативные варианты, которые могут оказаться полезными. Так что, если по типу характера вы визуал или вам просто нравятся красивые стильные предметы, можете купить декоративные коробки, органично вписывающиеся в интерьер вашего офиса. Снабдите такие коробки ярлыками, чтобы вы сразу могли понимать, что внутри. Затем придумайте правила для вашей системы. Например, когда коробка наполняется до отказа, вы должны перенести ее содержимое в архив или выбросить, за исключением документации, которую необходимо сохранить и иметь под рукой, например, если это касается налогов, финансовых документов и так далее. Вы просто сами создаете правила для своей новой системы хранения.