Читать книгу Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе - Тамара Майлс - Страница 26

Когда я в первый раз посетила офис Джона, то увидела лишь одну скромную стопку документов на его рабочем столе. Эти бумаги требуются ему в повседневной работе, и это достаточно удобно для него, потому что он всегда точно знает, какие бумаги в этой стопке. У него нет проблем с поиском нужного документа. Но однажды я спросила, как он ведет документацию по крупным проектам. Он подвел меня к двери в служебное помещение, которое всегда было закрыто. Когда он открыл дверь, я была в шоке. У него в офисе постоянно царил полный порядок, а здесь, за этой дверью, словно обосновалась его личная свалка. Это подтверждало отсутствие у него системы хранения информации по более крупным, личным проектам.

Он попытался оправдать себя тем, что он всегда может найти там любую информацию. Однако было очевидно: ситуация вышла из-под контроля, а он не предпринимал необходимых действий. Мы договорились, что раз в неделю он будет выделять время на то, чтобы разобраться с бумагами в этой комнате. Пару месяцев спустя я поинтересовалась, как его успехи. Оказалось, что с тех пор он ни разу туда даже не зашел. У него и без того куча дел, а эта комната для него все равно что черная дыра. С одной стороны, комната выполняла свою функцию, ведь, когда Джон складывал туда бумаги, это помогало ему держать под контролем ситуацию с текущей документацией в офисе. Другие задачи не были срочными, хотя и требовали определенного внимания, но Джон так и не мог найти время, чтобы ими заняться. Когда мы начали обсуждать, что представляют собой эти документы, то пришли к выводу, что их можно распределить по трем категориям:

1. Бумаги, на которые можно не обращать внимания. Не произойдет ничего страшного, если он их игнорирует.

2. Задачи, требующие внимания. Он мог включить их в свою текущую систему тайм-менеджмента, просто у него не дошли до этого руки.

3. Материалы для чтения. Те документы, которые он хотел прочитать ради самообразования.

Мы включили многие проекты, пылившиеся в служебном помещении, в его календарь и добавили документацию по этим проектам в текущую систему хранения документов. Когда, согласно календарю, он должен приступить к работе над проектом, все бумаги находятся у него под рукой. Те бумаги, которые он планировал прочитать, он начал брать с собой на случай, если выдастся свободная минута, например, когда он организовывал «день открытых дверей» и ждал прихода покупателей. Все остальные документы были разложены по папкам или уничтожены. У Джона по-прежнему есть это служебное помещение, но теперь он регулярно систематизирует все хранящиеся там проекты, потому что у него есть четкое понимание, как это делать.