Читать книгу Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе - Тамара Майлс - Страница 23

Теперь, когда вы знакомы с принципом «трех действий» и знаете, как применять его, чтобы всегда держать беспорядок под контролем, рассмотрим варианты хранения документов. Большинство людей пользуются обычными шкафами. Однако есть и такие, кому эти шкафы не нравятся, возможно, из-за того, что приходится проделывать слишком много действий (открыть ящик, найти папку, достать ее и положить что-то внутрь), или потому, что им хочется чего-то более быстрого и наглядного. А может быть, они просто не умеют правильно систематизировать папки. Хорошая новость: есть множество других вариантов. Здорово, что можно не ограничивать себя ящиками шкафа! Существуют настольные коробки (рис. 3.3 и 3.4), которые великолепно подойдут, например, для подростков: они могут спрятать свои бумаги в такой небольшой коробке. Прямо на рабочем столе вы можете расположить подвесные папки для текущей корреспонденции или для бумаг, часто требующихся вам в течение года.

Рис. 3.3. Закрытая настольная коробка. Фото автора

Рис. 3.4. Открытая настольная коробка. Фото автора

Деловые люди создают для себя самые разные комбинации настольных систем хранения документов. У некоторых каждая коробка отведена под определенную категорию, все располагаются на рабочем столе и выглядят довольно аккуратно. Преимуществом коробок является то, что их можно легко переносить с места на место, так что они могут быть вам особенно полезны, если ваш бизнес связан с частыми разъездами.

Интересный вариант – декоративные коробки (рис. 3.5). Некоторым людям очень нравится, как они выглядят, особенно если офис располагается дома. Вы можете проявить творческий подход и придумать, как расставить и подписать их. Если вам не нравятся стандартные папки для бумаг, подумайте об использовании вертикальных папок (рис. 3.6), которые можно поставить на полке прямо перед собой. Если ваш рабочий стол стоит у стены, можно специально для вертикальных папок повесить пару полок. Отведите одну такую папку на отдельную категорию, и вы уже можете складывать туда соответствующие документы, даже прямо в конвертах. И нет необходимости вынимать эти бумаги из конвертов, если вы не хотите этого делать.

Рис. 3.5. Декоративная настольная коробка. Фото автора

Рис. 3.6. Вертикальная коробка. Фото автора

Существует множество различных способов хранения документов и без использования подвесных или стандартных папок. Выберите оптимальный для себя вариант и помните о принципе «трех действий», который поможет вам справиться с потоком входящих документов.