Читать книгу Пирамида эффективности: от разрозненных техник к цельной системе - Тамара Майлс - Страница 27

Хочу продемонстрировать вам несколько более сложных техник, хотя для некоторых людей они оказались наиболее эффективными.

• Картотека. Картотечная система хранения тех бумаг, которые требуют от вас каких-то действий в будущем, известна как метод «43 папок». Для одних эта система слишком сложна, другие предпочитают пользоваться только ею. Возьмите 31 папку (по максимальному количеству дней в месяце) и пронумеруйте их по порядку. Затем добавьте к ним еще 12 папок (по количеству месяцев в году) и сделайте для них соответствующие ярлыки: от «января» до «декабря». Если вам необходимо сделать что-то, скажем, через месяц (например, 1 января следующего года), вы помещаете соответствующую бумагу в папку «январь». Теперь вы уверены, что, когда вам понадобится эта информация, вы сможете там ее найти. Когда придет январь, вы разложите все накопившиеся бумаги по папкам от 1 до 31 и определите таким образом круг задач, которые вам нужно выполнить в конкретный день. Например, 1 января вы смотрите, какие бумаги у вас находятся в папке «1», и занимаетесь ими; 2 января переходите к папке «2» и так далее. Если по мере того, как вы занимаетесь этими делами, вы получаете бумаги, относящиеся к февралю, марту и апрелю, их пока складываете в нужные папки по месяцам. С наступлением февраля, если у вас остались незавершенные задачи с января, вы перераспределяете их для выполнения в феврале, марте или апреле или же решаете, что ими заниматься не надо. Как видите, система специфическая, и подходит она немногим.

• У одного из моих клиентов ведением подобной картотеки занимается его секретарь. В начале каждого месяца он просматривает накопившиеся бумаги и раскладывает их в соответствующие папки по дням месяца. Мой клиент не тратит времени на ведение самой картотеки, а только ежедневно пользуется папками по дням месяца для выполнения текущих задач. Эта система может стать оптимальной для тех, у кого есть возможность делегировать задачу ведения такой картотеки.

• Цветовое кодирование. Многим нравится применять цветовое кодирование внутри категорий. Например, они используют зеленые папки для хранения финансовых документов, красные – для медицинских, синие – для документации по клиентам, а желтые – для результатов маркетинговых исследований. Цветовое кодирование хорошо подходит для творческих людей, а также для тех, кому важна наглядность. Тем не менее для некоторых оно особой роли не играет. Если вы из их числа, я не советую вам прибегать к цветовому кодированию по одной простой причине: это значительно усложняет процесс. У вас всегда должны быть под рукой, например, папки разных цветов. Если вы покупаете канцтовары в магазине или заказываете через интернет, это может заставить вас предпринимать дополнительные действия или и вовсе остановить процесс. Представим, что вы применяете цветовое кодирование по категориям и получили новые финансовые документы, для которых должны завести отдельную папку. И тут вы обнаруживаете, что закончились зеленые папки. Вы не можете аккуратно сложить документы в папку просто потому, что у вас нет папки нужного цвета. Если только цветовое кодирование не является для вас важным принципом, который помогает организовать систему хранения документов, я бы посоветовала придерживаться самого простого варианта.

• Готовые системы хранения документов. Сегодня доступны различные варианты готовых систем хранения. Некоторые профессиональные организаторы даже получают сертификаты в области создания таких систем. Однако прежде чем приобрести подобную систему, хорошо подумайте, будет ли она отвечать потребностям вашего бизнеса, достаточно ли она проста в использовании и сможете ли вы делегировать ее ведение кому-то другому.

• Беспорядок из-за хранения журналов. Обычно люди хранят журналы, чтобы потом прочитать ту или иную статью, потому что у них не хватает на это времени в данный момент. Попробуйте организовать этот процесс и, например, вырезать заинтересовавшие вас статьи, чтобы можно было брать их с собой (как это начал делать Джон, когда понял, что время на чтение он может найти, например, когда ждет покупателей). Если вы храните журналы по другим причинам, то стоит создать четкие правила: например, в конце каждого года выбрасывать все журналы за прошедший год и предыдущие. Практически любую информацию сегодня можно найти в интернете, так что, прежде чем собраться хранить журнал, который, возможно, вам когда-нибудь понадобится, проверьте, нет ли этой информации в свободном доступе онлайн. (Более подробно об этом можно узнать из главы об организации электронного документооборота.)

• Книги, коробки для хранения и все остальное. Все эти предметы занимают ваше пространство. Добиться порядка в офисе можно только тогда, когда достаточно места, чтобы вместить все, что у вас есть. Нет никаких магических формул. Вы можете эффективно хранить только то, на что у вас хватает места.