Читать книгу Gestión de planes y programas - Augusto H. Ferreira Umpiérrez - Страница 21

El proceso de planificar conlleva tener en cuenta una serie de pasos que, seguidos metodológicamente, dan mayor seguridad y tienden a colaborar con el éxito del plan a desarrollar.

Las fases pueden ser diversas, pero una buena guía la constituyen los siguientes pasos (Figura 1).

Figura 1: Fases de la planificación. (Elaboración propia)

1. Análisis de situación. Es el diagnóstico que el gestor hace del área que conduce. En los niveles de gestión de áreas, en miras a la planificación anual, es importante tener en cuenta información como los datos de años anteriores del servicio, los datos que se pudieran haber recogido (encuestas, formularios, etc.), los problemas formulados por el personal del servicio, entre otros. El análisis de situación supone un estudio descriptivo del servicio del que se desprenden los problemas detectados y las necesidades para solucionar esos problemas. Estos problemas pueden estar relacionados con el usuario, la planta física, los recursos humanos o materiales, la propia organización, etc.

Existen diversos métodos para hacer un análisis de los diferentes factores que influyen en un sistema. Por mencionar dos que son de uso frecuente, podemos enunciar al “Análisis FODA” y al “Árbol de Problemas”. Se dispone de bibliografía suficiente para profundizar en estos métodos, pero, a modo de introducción, mencionaremos algunos conceptos sobre cada uno de ellos.

El análisis FODA es una herramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de un sistema, ya sea una institución, un servicio o una situación particular. Permite de esta manera obtener un diagnóstico preciso para la posterior toma de decisiones. El FODA se basa en detectar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de un sistema. Las fortalezas y las debilidades son internas de la organización, por lo que es posible actuar directamente sobre ellas. Las oportunidades y las amenazas son externas, por lo que, en general, resulta muy difícil poder modificarlas (Figura 2).

Figura 2: Resumen de tópicos de un FODA. (Elaboración propia)

Por su parte, el árbol de problemas ayuda a encontrar soluciones a través del mapeo del problema. Identifica en la vertiente inferior las causas o determinantes y en la vertiente superior las consecuencias o efectos (Figura 3).

Figura 3: Ejemplificación del árbol de problemas. (Elaboración propia)

El problema se puede desglosar en proporciones más manejables y definibles, lo que permite priorizar más claramente qué problema o tema es más importante y esto, a su vez, permite enfocar los objetivos haciendo más efectiva su influencia.

Mediante este método se identifican los argumentos constitutivos de la situación. Ayuda a establecer quienes son los actores y procesos en cada etapa, brindando información adicional, evidencia o recursos que se necesitan para fundamentar el caso o construir un propuesta de solución convincente.

Los problemas de desarrollo identificados en el árbol de problemas se convierten en soluciones, en objetivos como parte de la etapa inicial de diseñar una respuesta, pasando del árbol de problemas al árbol de objetivos, como se muestra en el siguiente esquema (Figura 4).

Figura 5: Mapeo de un problema y su solución. (Elaboración propia)

Lo importante es que, más allá del método utilizado, finalizado el análisis de situación se obtiene una lista de problemas.

2. Establecer prioridades. Como dijimos, de la fase anterior se obtiene una lista de problemas. En esta segundo momento deben ser priorizados, estableciendo un orden de importancia. Para establecer estas prioridades debemos tener en cuenta:

•Magnitud de cada problema.

•Trascendencia.

•Opinión de la población (usuarios y personal).

•Relación de costo beneficio.

•Posibilidades de solución.

3. Establecer alternativas de acción. Luego de realizar la lista de prioridades debemos decidir cuales problemas vamos a abordar. Para cada problema hay generalmente más de una alternativa de solución. Debemos elegir la más eficaz y eficiente.

4. Formulación de los objetivos y el plan. Luego que tenemos los problemas definidos y priorizados, y que sabemos de que manera abordarlos, realizamos el plan propiamente dicho. Para la formulación del plan deben establecerse:

a.Objetivos del plan. Deben ser claros, realistas, no muy amplios.

b.Metas. Las metas deben colaborar para el cumplimiento de los objetivos. Se expresan de manera de poder medirse mediante el cálculo de indicadores.

c.Actividades. Son todas aquellas tareas necesarias que deben pautarse para que al realizarlas se cumplan las metas y por lo tanto los objetivos.

d.Tiempos. Se deben definir los tiempos de acción del plan (cronograma).

e.Responsables. Se especifica quien es el responsable de llevar adelante el plan, quien lo coordina. También se pueden expresar los responsables de las actividades a realizarse.

f.Recursos. Se deben definir los recursos humanos, materiales, financieros para asegurar el cumplimiento del plan.

g.Aspectos de evaluación. Es importante destacar que en la formulación del plan ya debe establecerse el método de evaluación y los indicadores que se tomarán en cuenta formulándolos desde el principio. De esta forma se sabe desde el comienzo que datos son importantes recabar y que registros tendremos en cuenta.