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Die Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 3 ist die Markierung gespeicherter personenbezogener Daten mit dem Ziel, ihre künftige Verarbeitung einzuschränken. Die Verarbeitungseinschränkung ist ein zulässiges „Minus“ zum Löschen, wenn die personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke nach wie vor rechtmäßig verarbeitet werden dürfen.[140] Inhaltlich entspricht die Einschränkung der Verarbeitung dem bisher gebräuchlichen „Sperren“ von Daten.[141] Das Sperren war auch der DSRL nicht fremd. Zwar wurde der Begriff dort nicht definiert. Als eine Form der Verarbeitung personenbezogener Daten wurde das Sperren aber in Art. 2 lit. b ausdrücklich erwähnt. Im deutschen Datenschutzrecht definierte § 3 Abs. 4 Nr. 4 BDSG a.F. das Sperren als das Kennzeichnen gespeicherter personenbezogener Daten, um ihre weitere Verarbeitung oder Nutzung einzuschränken. Diese Definition ist zwar nicht deckungsgleich mit der der DS-GVO. Sie ist aber bereits nah an der Definition der Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 4 Nr. 3. Mit § 35 Abs. 1 und 2 BDSG n.F. hält auch der nationale Gesetzgeber an der Berechtigung des Verantwortlichen fest, anstelle einer Löschung eine Verarbeitungseinschränkung (früher: Sperrung) vorzunehmen.[142]

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Eine Einschränkung der Verarbeitung kommt immer dann in Betracht, wenn personenbezogene Daten für ihren eigentlichen Zweck nicht mehr benötigt werden, es aber notwendig ist, sie temporär aufzubewahren. Dies kann beispielweise dann der Fall sein, wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten die Aufbewahrung auch nach Wegfall des Zwecks notwendig machen. Dabei gilt es zu beachten, dass die schlichte Archivierung von Datensätzen keine Einschränkung nach den Vorgaben der DS-GVO ist, denn sie erhält die Verfügungsbefugnis des Verantwortlichen und trennt die Datensätze lediglich vom operativen Geschäft.[143]

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Die Einschränkung der Verarbeitung ist eine der in Art. 4 Nr. 2 ausdrücklich aufgezählten Verarbeitungsformen. Damit bedarf es zur Einschränkung der Verarbeitung, wie für alle Verarbeitungsvorgänge im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, einer Rechtsgrundlage, die die Norm nicht benennt. In der Regel dürfte die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten bei Vorliegen der sonstigen Voraussetzungen von der ursprünglichen Rechtsgrundlage der Erhebung gedeckt oder als kompatible Weiterverarbeitung nach Art. 6 Abs. 4 einzuordnen sein.[144]

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Das Recht des Betroffenen auf Einschränkung der Verarbeitung ist in Art. 18 normiert. Hier wird der Anspruch des Betroffenen auf Verarbeitungseinschränkung geregelt. Wie die Einschränkung der Verarbeitung tatsächlich zu erfolgen hat, regelt die DS-GVO nicht. Vielmehr regelt Art. 18 Abs. 2, dass im Falle der Einschränkung nur unter besonderen einzeln aufgeführten Bedingungen auf die Daten zugegriffen werden darf.[145] Daneben können auch die Aufsichtsbehörden im Rahmen ihrer Abhilfebefugnisse die Einschränkung anordnen, Art. 58 Abs. 2 lit. g.[146]

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Mit der Einschränkung der Verarbeitung in Zusammenhang stehende Mitteilungspflichten finden sich in Art. 19, Art. 13 Abs. 2 lit. b, Art. 14 Abs. 2 lit. c und in Art. 15 Abs. 1 lit. e.[147]