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Art. 4 Nr. 6 definiert das „Dateisystem“ als jede strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich sind, unabhängig davon, ob diese Sammlung zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird.

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Die Norm legt die Voraussetzungen fest, wann bei einer nicht-automatisierten Verarbeitung die DS-GVO nach Art. 2 Abs. 1 Anwendung findet. Denn indem Art. 2 Abs. 1 Alt. 1 den Anwendungsbereich der DS-GVO für automatisierte Verarbeitungen personenbezogener Daten eröffnet, ist der Begriff des „Dateisystems“ das maßgebliche Kriterium, das den Anwendungsbereich der DS-GVO im Rahmen von Art. 2 Abs. 1 Alt. 2 auch auf nichtautomatisierte Verarbeitungen erstreckt.[273] Ausweislich ErwG 15 S. 1 soll Art. 2 Abs. 1 Alt. 2 gewährleisten, dass das europäische Datenschutzrecht unabhängig von den eingesetzten technischen Mitteln Anwendung findet, um das Risiko einer Umgehung der Vorschriften der DS-GVO zu vermeiden.[274]

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Auf nationaler Ebene wurde der Begriff der „nicht automatisierten Datei“ in § 3 Abs. 2 S. 2 BDSG a.F. definiert. Danach war eine nicht automatisierte Datei jede nicht automatisierte Sammlung personenbezogener Daten, die gleichartig aufgebaut und nach bestimmten Merkmalen zugänglich ist und ausgewertet werden kann. Insofern ähnelt der Wortlaut demjenigen der DS-GVO, so dass die bisher bestehende Auslegung im Rahmen von Art. 4 Nr. 6 entsprechend herangezogen werden kann, wobei jedoch aufgrund der unmittelbaren Wirkung der DS-GVO in den Mitgliedstaaten eine unionsweit einheitliche Begriffsbestimmung notwendig ist.[275]

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Im europäischen Datenschutzrecht stellt Art. 2 lit. c DSRL die Vorgängerregelung zu Art. 4 Nr. 6 dar. Zwar enthielt die Vorschrift eine Definition zur leicht abweichenden Begrifflichkeit der „Datei mit personenbezogenen Daten“, inhaltlich ergeben sich daraus indes keine Änderungen. Dies folgt insbesondere daraus, dass Art. 2 lit. c DSRL und Art. 4 Nr. 6 in der englischen Fassung den Begriff gleichermaßen als „filing system“ bezeichnen.

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Die Änderung der Begrifflichkeit in der deutschen Sprachfassung von „Datei“ – wie er noch in Art. 2 Nr. 1 und Art. 4 Abs. 4 des Kommissionsentwurfs[276] zu finden war – zu „Dateisystem“ erfolgte erst im Trilog-Verfahren und bringt keine inhaltlichen Abweichungen mit sich.[277]

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Eine wortgleiche Umsetzung von Art. 4 Nr. 6 im nationalen Recht findet sich in § 46 Nr. 6 BDSG n.F.[278], der sich allerdings auf die RL 2016/680 bezieht. Im Rahmen des Beschäftigtendatenschutzes ist zudem § 26 Abs. 7 BDSG n.F.[279] relevant.