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Die Definition des Dateisystems als „strukturierte Sammlung“ zerfällt zunächst in die Begriffe Sammlung und strukturiert. Der Begriff der Sammlung betont, dass es sich um eine Mehrzahl bzw. um eine Zusammenstellung mehrerer Daten und Einzelangaben handeln muss.[280] Das Strukturmerkmal erfordert, dass die Daten gleichartig aufgebaut und nach bestimmten Merkmalen geordnet sind und ausgewertet werden können. Die Sammlung muss dafür nach ErwG 15 S. 3 also eine nach Kriterien festgelegte äußere Ordnung aufweisen und die Daten nach diesen Kriterien zugänglich machen.[281] So fallen ausweislich ErwG 15 S. 3 Akten oder Aktensammlungen, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, nicht in den Anwendungsbereich der DS-GVO.

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Zudem müssen nach Art. 4 Nr. 6 die Daten und Einzelangaben nach bestimmten personenbezogenen Kriterien zugänglich sein. Das Kriterium bezeichnet dabei die Merkmale und Kategorien (etwa Name, Beruf, Alter oder Anschrift einer Person) anhand derer die Daten zugänglich gemacht werden.[282] Zugänglich sind die Daten und Einzelangaben dann, wenn sie anhand der Merkmale und Kategorien inhaltlich erschlossen und verfügbar gemacht werden können.[283]

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Aufgrund der heutigen technischen Möglichkeiten ist daher davon auszugehen, dass jede Form der geeigneten und strukturierten Speicherung von Daten, die eine Auswertung anhand verschiedener Kriterien ermöglicht, als Dateisystem im Sinne des Art. 4 Nr. 6 anzusehen ist.[284] So fallen etwa Personenverzeichnisse oder alphabetische Sortierungen unter die Begriffsdefinition. Auch Akten oder Aktensammlungen unterfallen laut ErwG 15 S. 3 der DS-GVO, sofern sie die Begriffsdefinition des Dateisystems erfüllen.

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In der Rechtssache C-25/17 (Zeugen Jehovas) befasste sich der EuGH u.a. mit der Frage, welche Anforderungen an den Begriff der „Datei“ nach Art. 2 lit. c DSRL zu stellen sind. Orientiert am größtmöglichen Schutz der betroffenen Person durch eine Datenverarbeitung, losgelöst davon, ob die Verarbeitung personenbezogener Daten automatisiert oder manuell erfolgt, sei der Begriff der „Datei“ weit zu verstehen.[285] Die Voraussetzungen einer Datei sind dann erfüllt, „sofern es sich um eine Sammlung personenbezogener Daten handelt und diese Daten nach bestimmten Kriterien so strukturiert sind, dass sie in der Praxis zur späteren Verwendung leicht wiederauffindbar sind“.[286] Um unter den Begriff der Datei zu fallen, „muss eine solche Sammlung nicht aus spezifischen Karthoteken oder Verzeichnissen oder anderen der Recherche dienenden Ordnungssystemen bestehen“.[287] Da sich inhaltlich keine Unterschiede zur Begriffsbestimmung der DS-GVO erkennen lassen, wird man die vom EuGH aufgestellten Parameter auch auf die neue Rechtslage übertragen können. Somit sind die Voraussetzungen eines Dateisystems dann erfüllt, wenn es sich um eine Sammlung personenbezogener Daten handelt und diese Daten nach bestimmten Kriterien so strukturiert sind, dass sie zur späteren Verwendung leicht wiederauffindbar sind.