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In der Praxis ist insbesondere die Frage bedeutsam, ob die Digitalisierung von ursprünglich nur in Papierform bestehenden Daten und Akten unter die Begriffsdefinition des „Dateisystems“ nach Art. 4 Nr. 6 fällt. Nach ErwG 15 S. 3 fallen Akten oder Aktensammlungen, die nicht nach bestimmten Kriterien geordnet sind, nicht in den Anwendungsbereich der DS-GVO. Entscheidend ist deshalb, ob im Rahmen der Digitalisierung von Datenbeständen Ordnungskriterien erstellt werden, die die personenbezogenen Daten zugänglich machen. Sofern die Daten und Akten lediglich als solches eingescannt und abgelegt werden, wird dies nicht der Fall sein. Sobald aber die Dokumente nach einem vorher festgelegten Ordnungsschema abrufbar sind, kann sich die Beurteilung ändern.[288]