Читать книгу Guía de aplicacion de la ISO 9001:2015 - Icontec Internacional - Страница 8

Cómo iniciar

Los primeros pasos

Este manual fue escrito en especial para las organizaciones pequeñas que deseen implementar un sistema de gestión de la calidad eficaz. El primer paso es usarlo para entender qué es un sistema de gestión de la calidad y cuáles son sus requisitos.

Puesto que no es el propósito de la norma ISO 9001 imponer una manera totalmente nueva de gestión de su organización, el siguiente paso es observar qué está haciendo ahora y los resultados que está logrando.

Deberá analizar cuáles requisitos de la norma se aplican a su organización, cuáles ya está cumpliendo y cuáles aún no.

Si está utilizando una edición previa de la ISO 9001, necesitará modificar y alinear sus prácticas actuales a fin de satisfacer los requisitos de la versión 2015 de la norma.

Información y soporte adicionales

Algunas fuentes donde puede encontrar recomendaciones son:

— asociaciones industriales o profesionales,

— asociaciones para la calidad,

— departamentos gubernamentales, en particular aquellos que se especializan en asuntos de las organizaciones pequeñas y unidades de desarrollo organizacional,

— páginas en internet incluido el sitio de la ISO (www.iso.org) y foros de internet sobre calidad,

— otras organizaciones que ya cuentan con un sistema de gestión de la calidad implementado,

— organismos de certificación/registro,

— organismos de normalización,

— consultores,

— Proveedores de cursos de formación,

— clientes y

— proveedores externos.

Es recomendable preguntarle a sus clientes si tienen requisitos particulares que usted podría considerar para incluirlos en su sistema de gestión de la calidad.

Seguir adelante

Después de conversar con algunas de estas fuentes, debería tener una idea de qué necesita hacer para implementar un sistema de gestión de la calidad y qué beneficios pueden esperar su organización y sus clientes. La decisión importante que ahora debe tomar es si sigue adelante o no.

Si la decisión es sí, la pregunta siguiente es “¿Cuánto puedo hacer yo solo? Si cree que va a necesitar asistencia, puede emplear la lista dada en la sección información y soporte adicionales (sección - anterior) para identificar posibles fuentes y costos asociados.

Necesitará establecer con qué recursos de personal y tiempo cuenta, ya que éstos determinarán cuánta asistencia necesitará. Existen muchas fuentes de asistencia disponibles, tales como cursos de formación, seminarios, programas de computación e incluso ayuda financiera, algunas veces.

En el Anexo A de este manual se presenta un enfoque detallado que podría resultarle útil. En resumen, esto es como se procede:

• Antes de emplear asistencia externa, el asunto clave que debe reconocer es que su enfoque y su sistema de gestión de la calidad deberán ser únicos de su organización para ser eficaces, en razón de sus productos y servicios, procesos, estructura, personas, etc.

• Consecuentemente, debe ser cauteloso con las soluciones genéricas que no se pueden adaptar de forma adecuada a su organización, ya sea que vengan en un programa de computador o las presente un consultor.

Es necesario que recuerde que las dos causas principales que ocasionan fallas en el desarrollo de sistemas de gestión de la calidad (al igual que en muchos otros proyectos) son las siguientes:

— el involucramiento de los gerentes/directores y, en especial, de la alta dirección (por voluntad, tiempo o medios insuficientes),

— la no participación activa de su personal (por comunicación o motivación insuficiente).

Hágalo usted mismo

La sección titulada “Orientación sobre el significado de la norma ISO 9001” resultará útil aquí. Puede emplear esta sección para identificar qué exige la norma ISO 9001 y cómo se relacionan estos requisitos con lo que en realidad hace su organización. Por medio de esta comparación se deberían identificar las áreas donde se requiere mayor desarrollo de su sistema de gestión de la calidad. Además, en esta sección se incluyen ejemplos y casos de estudio que pueden ser útiles para organizaciones pequeñas.

Es importante saber que no debería haber razón para que usted cambie significativamente la forma en que funciona su organización. La norma ISO 9001 establece qué debe hacerse; pero usted debe decidir cómo implementarlo. Los cambios que realice deberían conllevar a una mejora en su organización.

Empleo de un consultor

Aunque no es necesario, es probable que quiera contratar los servicios de un consultor que lo guíe a través del proceso de implementación, mejora y mantenimiento de su sistema de gestión de la calidad, pero es importante recordar que su organización es responsable de su propio sistema de gestión de la calidad.

Podría contratar un consultor que lo ayude en algunas o todas las actividades siguientes:

— análisis o evaluación de estado preliminar,

— formación,

— implementación y

— auditorías internas.

La selección del consultor es un paso importante y debe realizarse mediante el escrutinio riguroso de sus calificaciones, credenciales, conocimiento específico sobre gestión de la calidad, experiencia y referencias. También puede ser apropiado tener en cuenta otros aspectos, tales como la compatibilidad.

Es importante tener una comprensión clara y común de lo siguiente, antes que inicie la consultoría:

— el alcance de la consultoría, incluido el producto final,

— los roles y responsabilidades del consultor y la organización,

— puntos cruciales y cronograma,

— recursos,

— cualquier expectativa específica y adicional, — acuerdo de confidencialidad,

— imparcialidad (el consultor no debe tener sesgos hacia partes externas, tales como los organismos de certificación).

Usted y los directores de su organización deberían reunirse con frecuencia con el consultor para revisar el avance y otros asuntos pertinentes e iniciar pasos de corrección apropiados. El empleo eficaz de un consultor exige una comunicación de doble vía entre él y usted. El consultor debería trabajar con las personas que tienen roles pertinentes en su organización, tales como los dueños de procesos o la alta dirección, a fin de asegurar que se implemente el desempeño necesario para cumplir tanto los requisitos de la norma ISO 9001 y de su organización. El consultor debería poder brindar información de entrada y orientación para garantizar que el SGC sea sencillo, fácilmente comprensible y que contribuya para que usted y su personal realicen tareas con mayor eficacia. El consultor también debería poder asegurar que los requisitos, como están escritos, sean viables y no entren en conflicto con las leyes o reglamentaciones relacionadas. La información documentada requerida no debería generar papeleo innecesario.

Puesto que las organizaciones son diferentes de muchas maneras, se recomienda tener cuidado de no aceptar cualquier oferta de un sistema de gestión de la calidad listo para usar.

El uso de un consultor no le exime de la responsabilidad de establecer e implementar el sistema de gestión de la calidad. Es por su propio beneficio que usted y el personal de su organización se involucren de forma activa con el consultor, y aprendan de él, durante todo el período de la consultoría.

Cuando las personas se involucran activamente en el establecimiento, implementación y mantenimiento del sistema de gestión de la calidad, deberían desarrollar un sentido de “pertenencia” (es decir, responsabilidad y compromiso) y así el camino para hacer que funcione el sistema de gestión de la calidad puede ser más fácil. Por otra parte, puede ser difícil inspirar la pertenencia de un sistema de gestión de la calidad que ha sido desarrollado por un consultor que trabajó de forma aislada. Recuerde, después de completar la tarea de consultoría, usted será el único que dirija el sistema continuamente.

El Comité Técnico ISO/TC 176 ha producido la norma ISO 10019:2005 directrices para la selección de consultores de sistemas de gestión de la calidad y la utilización de sus servicios para proporcionar recomendaciones adicionales sobre el uso de los consultores.

¿Qué significa Certificación/Registro?

La certificación se puede considerar como el reconocimiento formal por otros de su sistema de gestión de la calidad. En algunos países, se considera que los sistemas de gestión de la calidad se registran y se emplea el término “registro” en vez de certificación. En aras de la brevedad, en esta sección y en el anexo B se emplean los términos “certificado” y “certificación”.

La certificación no es un requisito obligatorio para la implementación de la norma ISO 9001, pero algunos clientes podrían exigirla. Su decisión con respecto a la certificación también podría estar influenciada por sus competidores o por requisitos legales o reglamentarios.

Si su organización busca certificarse contra la norma ISO 9001, se deben implementar por completo todos los requisitos aplicables, como se definen en la norma. Y luego debe confirmarse esto mediante una auditoría formal por parte de un organismo de certificación (algunas veces llamado registrador).

No es necesario cumplir ningún requisito adicional para lograr la certificación en ISO 9001. No obstante, es posible que sus clientes o un regulador específico le exijan cumplir requisitos adicionales.

Si está considerando esta opción, el primer paso es contactar varios organismos de certificación para averiguar cuál de ellos está acreditado en su sector (por ej. con los códigos NACE), qué ofrecen, cuáles son los costos probables y los requisitos para las actividades de certificación.

En el Anexo B se describe brevemente el proceso de certificación y se presentan algunas ideas de qué puede esperar.