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Reconocemos un ingreso o un gasto por su efecto en el patrimonio de la empresa. Un ingreso aumenta el patrimonio. Un gasto (o pérdida) lo disminuye. Reconocemos las entradas o salidas de efectivo por su efecto en la cuenta caja-bancos. Las salidas de efectivo disminuyen la cuenta; las entradas la aumentan.

No siempre una salida de efectivo implica un gasto. Por ejemplo, si compramos mercadería por S/.10.000 y la pagamos al contado, tendremos una salida de efectivo de S/.10.000 (el activo caja-bancos disminuye en S/.10.000) y simultáneamente aumentan los inventarios de mercadería en S/.10.000 (otra cuenta de activo). Por lo tanto, el activo total queda igual. No ha habido variación en los pasivos; por lo tanto, el patrimonio sigue igual (para que la ecuación contable activo = pasivo + patrimonio se cumpla). Es decir, ha habido una salida de efectivo, pero no un gasto6.

Podemos proponer otro ejemplo. Supongamos que se han devengado los sueldos y salarios de nuestros trabajadores de este mes por S/.500.000 y aún no les hemos pagado. ¿Qué ha pasado en nuestro balance? No ha habido una salida de efectivo, por lo que el total de activos queda igual. Sin embargo, ahora tenemos una deuda con nuestros trabajadores de S/.500.000, por lo que, para que la ecuación contable se cumpla, el patrimonio disminuye en S/.500.000. Es decir, hay un gasto por esa suma7.

Por el lado de los ingresos, si una empresa consultora ha prestado servicios por un valor de S/.35.000 y aún no le han pagado, no hay ningún movimiento en caja-bancos. Sin embargo, tiene una cuenta por cobrar adicional de S/.35.000, que aumenta el activo total en esa suma; y, como no hay cambios en el pasivo, el patrimonio ha aumentado en S/.35.000. No hay entrada de efectivo, pero sí un ingreso por la venta de servicios de S/.35.000 que se reflejará en el estado de pérdidas y ganancias8.

Posteriormente, cuando la empresa consultora cobre, habrá en el balance una entrada de efectivo de S/.35.000 y las cuentas por cobrar disminuirán en S/.35.000 dejando igual al activo total. No hay cambios en el pasivo y, por lo tanto, tampoco los hay en el patrimonio. Ha habido una entrada de efectivo, pero no un ingreso9.

Veamos un último ejemplo. Supongamos que una empresa comercial vende a crédito mercaderías por S/.90.000, las cuales tenían un costo de S/.60.000 y habían sido registradas por ese monto en la cuenta de inventario de mercaderías.

Analicemos esta transacción en dos partes. En primer lugar, ha habido un aumento en cuentas por cobrar de S/.90.000 en los activos, permaneciendo los pasivos igual, por lo que hay un ingreso (por ventas) de S/.90.000 que aumenta el patrimonio en esa suma. Simultáneamente, ha disminuido el inventario de mercaderías en S/.60.000 y el pasivo ha quedado igual, por lo que hay un gasto (costo de ventas) de S/.60.000, lo que significa una disminución correspondiente del patrimonio. Nota que no hay ninguna entrada ni salida de efectivo10.