Читать книгу Aprovisionamiento y montaje para servicios de catering. HOTR0308 - José Luis Sesmero Carrasco - Страница 16

Una de las tareas más arduas que debe llevar a cabo una empresa de catering es el montaje de los espacios efímeros (o adecuación del lugar elegido), donde posteriormente se desarrollará el servicio. De ello se suele encargar del departamento de montaje.

El departamento o departamentos encargados de la logística dispondrán todo lo necesario para el desarrollo del montaje, (en el caso de haber varios departamentos en logística, cada uno lo hará en su parcela de trabajo asignada). Todos los recursos, tanto materiales como humanos, deben ser calculados de antemano, de acuerdo con las condiciones del servicio y el lugar donde se desarrollará, adquiridos o contratados y puestos a disposición de un profesional de montaje, que usualmente también dirigirá el transporte de todo ese material y de los alimentos preelaborados.

Definición

Alimentos preelaborados

Son aquellos que han sido transformados para ser utilizados más adelante, como parte de una preparación culinaria o como la preparación en sí.

La logística de un servicio de catering debe enfrentarse a situaciones muy dispares y con frecuencia bastante complicadas de organizar. Gracias a esta experiencia tan rica, adquirida después de varios años de montajes, se suele tener preparada una serie de materiales que usualmente se utilizan en la mayoría de los eventos. Otros, en cambio, habría que alquilarlos o adquirirlos para cada ocasión, por lo que se deberá contar con una buena cartera de distribuidores para infinitud de requerimientos.

En cuanto al personal a contratar, la logística suele disponer de pocos recursos fijos en la empresa, teniendo que acudir a contrataciones especiales para lo que dure el montaje, desarrollo y recogida de cada evento. El personal fijo debe ser muy versátil, ya que durante toda la fase de preproducción no suele existir mucho volumen de trabajo, solo para una tarea concreta, y sí sería necesario que el profesional en plantilla dedicara partes de su tiempo a muy diversas tareas.

Todo el personal que transporte los materiales y desarrolle el montaje de las instalaciones y maquinaria puede ser de muy diversas especialidades, desde carpinteros, electricistas o fontaneros, hasta decoradores, técnicos de sonido e incluso jardineros o floristas, si la ocasión así lo demanda. Por lo general, se contratan profesionales muy versátiles, con experiencia en mantenimiento de edificios, por ejemplo, que suelen tener todos esos conocimientos, y se buscan otros más específicos para determinados montajes que así lo requieran. En última instancia incluso se contratará un servicio externo para temas concretos (arreglo y decoración de un jardín, montaje de un escenario con todos sus equipos, sonorización de un espacio, climatización, etc.).

El jefe de logística se reunirá con los jefes del área comercial y de gestión de eventos para tener una idea clara de qué es lo que se pretende llevar a cabo en un determinado servicio, visitará las instalaciones donde se acometerá el servicio y empezará a diseñar todas las actuaciones que su departamento deberá emprender. Una vez calculado todo lo necesario y diseñado el conjunto de actuaciones a llevar a cabo, se emprenderá la búsqueda de todo ello, reservando el uso de aquella maquinaria y utensilios que se tienen en propiedad, y adquiriendo el resto de materiales con la suficiente antelación. Se reunirá con los encargados de cada una de sus áreas de trabajo y les planteará la actuación para proyectar el tiempo, coste y recursos que llevará su desarrollo.

El departamento de montaje tendrá materiales en propiedad de uso común en la mayoría de montajes.

Una vez que cada departamento implicado tiene su proyecto redactado, se volverán a reunir sus responsables para coordinar los tiempos de cada trabajo y hacer coincidir de esta manera todas y cada una de las actuaciones, como si de una coreografía bien ensayada se tratase.

La logística abarcará pues todas aquellas tareas cuyo material para acometerlas esté o pudiera estar en algún momento en sus almacenes, dejando para la gestión de eventos, los montajes que requieran personal y material muy especializados, que por lo general solo se necesitará en contadas ocasiones.

Digamos que esa puede ser una de las diferencias entre el área de logística y el de diseño de eventos, como departamentos de la empresa.

El primero se centrará en los montajes más usuales y comunes a todos los servicios que se ofertan y el segundo buscará las empresas o profesionales que acometan montajes más inusuales o que necesiten de un nivel de tecnificación mayor. El área comercial podrá durante los montajes ser el nexo de unión con los clientes para mantenerlos informados de todo lo que se está haciendo y acoger posibles cambios.

Recuerde

El departamento de montaje suele estar dentro del área de logística. En algunas ocasiones se usan los términos indistintamente y se hace referencia a la logística como ‘departamento de montaje’. Es una cuestión de organización interna de cada servicio de catering.