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Für die Wirksamkeit eines CMS, insbesondere die Akzeptanz der Compliance-Organisation und des Compliance-Programms im Unternehmen, ist eine im Unternehmen verankerte positive Compliance-Kultur von hoher Bedeutung. Die Compliance-Kultur wird dabei insbesondere durch die Grundeinstellungen und Verhaltensweisen von Unternehmensleitung und Management beeinflusst. Der Unternehmensleitung und dem Management kommt somit eine Vorbildfunktion zu, welcher sie durch integres, verantwortungsvolles und werteorientiertes Verhalten nachkommen („tone at the top“) sollten, um eine von hoher Ethik und Moral geprägte Unternehmenskultur zu etablieren. Daneben kann die Stärkung und Durchsetzung der Compliance-Kultur beispielsweise durch das Unternehmensleitbild, einen Verhaltenskodex (z.B. „Code of Conduct“) oder das Bekenntnis der Unternehmensleitung zur Rechtstreue des Unternehmens in Form einer schriftlichen Verpflichtung (sog. „Mission Statement“) erreicht werden.[177] Auch für die Wirksamkeit des Tax Compliance Managements ist eine gute Compliance-Kultur die Grundvoraussetzung. Daher ist es von hoher Bedeutung, dass die Unternehmensleitung der Einhaltung steuerlicher Vorschriften eine hohe Relevanz beimisst und dies entsprechend kommuniziert.

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Der Code of Conduct ist ein zentrales Element des Compliance-Programms. In ihm sollten alle wesentlichen Bestandteile der im jeweiligen Unternehmen erwünschten Compliance-Kultur und der erforderlichen Maßnahmen zumindest in Kürze dargestellt sein. Folglich sollte er sämtliche gesetzlich vorgeschriebenen, aufsichtsrechtlichen und freiwilligen Maßnahmen umfassen und darstellen, um die rechtskonforme Geschäftstätigkeit zu gewährleisten. Darüber hinaus sollte er die moralischen und ethischen Regeln des Unternehmens beinhalten. Typische Regelungsinhalte eines Code of Conduct sind beispielsweise das Kommitment der Unternehmensleitung zur Compliance („tone from the top“), Hinweise zur Verbindlichkeit des Codes und zur Sanktionierung bei Verstößen, Regelungen zu den wesentlichen Compliance-Risikobereichen des jeweiligen Unternehmens (z.B. Antikorruption, Kartellrecht, Steuerrecht, Zuwendungen an Dritte oder Arbeits- und Umweltschutz) sowie Informationen zur Compliance-Organisation (Aufbau- und Ablauforganisation, Compliance-Verantwortlichkeiten). Der Code of Conduct stellt zudem eine Orientierungshilfe für die Mitarbeiter dar. Demzufolge sind seine Bekanntmachung gegenüber den Mitarbeitern und seine Durchsetzung im gesamten Unternehmen von hoher Bedeutung.[178] Dem Code of Conduct kommt im Rahmen des Tax CMS eine übergeordnete Funktion zu, da er das Unternehmensleitbild, die Unternehmenswerte und die allgemeinen Verhaltensanforderungen darstellt. Zudem sollte er das Steuerrecht als möglichen Risikobereich berücksichtigen und auf die allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie verweisen. Die allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie ist das übergeordnete Dokument innerhalb des Tax CMS, welches beispielsweise Ausführungen zur Organisation der Steuerfunktion und zu den Verantwortlichkeiten im Tax CMS, zur Steuerstrategie, zum steuerlichen Informationsprozess, zur Steuerplanung oder zum steuerlichen Reporting enthalten sollte.

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Neben den übergeordneten Dokumenten Code of Conduct und allgemeine (Konzern-)Steuerrichtlinie sind Compliance-Richtlinien und Verhaltensanweisungen sinnvolle Instrumente zur Dokumentation und Kommunikation der Compliance-Kultur und der anzuwendenden Prinzipien. Spezielle Richtlinien und Verhaltensanweisungen sind besonders geeignet, um die im Code of Conduct festgelegten Grundsätze detailliert zu erläutern. Darüber hinaus können einzelne Richtlinien auch nur an abgegrenzte Gruppen von Mitarbeiter oder Funktionsbereiche mit speziellen Compliance-Risiken adressiert werden. Ggf. kann es sinnvoll sein, die Richtlinien mit weiterführenden Hinweisen, wie z.B. Gesetzestexten, Rechtsprechung oder einschlägigen Fundstellen aus der Fachliteratur, zu verknüpfen. Voraussetzung für die wirksame Anwendung der Richtlinien und Verhaltensanweisungen ist die Bekanntmachung gegenüber dem betroffenen Mitarbeiterkreis. Hierzu eignen sich beispielsweise Schulungsmaßnahmen oder die Veröffentlichung im Intranet des Unternehmens.[179]

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Im Rahmen des Tax CMS ist die Etablierung von detaillierten Richtlinien für die einzelnen Steuerarten bzw. wesentlichen steuerlichen Risikofelder sinnvoll (z.B. Umsatzsteuerrichtlinie, Verrechnungspreisrichtlinie oder Richtlinie zu nichtabziehbaren Aufwendungen). Hierin sollten beispielsweise die jeweiligen rechtlichen Anforderungen, die Verantwortlichkeiten, die Verfahrensabläufe oder Informationswege konkret dargelegt werden. Zudem kann es sinnvoll sein, Verhaltensanweisungen oder Checklisten für steuerliche Prozesse zu definieren und zu implementieren (z.B. Richtlinie bzw. Checkliste zur umsatzsteuerlichen Rechnungsprüfung oder eine Fristenrichtlinie).