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Beispiel: Projekt-Kick-off

Feedback-Runde am Ende des Kick-offs zum Projekt „Orion“. Ein Teammitglied nach dem anderen schildert sein Fazit der zwei Tage. „Ich habe meine Kollegen kennen gelernt. Ich freue mich, mit ihnen zusammenzuarbeiten“, sagt Barbara. Jürgen schließt sich an: „Mir ist mein Auftrag klar geworden.“ Fast wie ein Abschlusswort für alle ist der Beitrag von Walter: „Wir sind in den zwei Tagen schon ein bisschen wie ein Team zusammengewachsen.“ Für den Projektleiter war es wichtig, dass die Teammitglieder nicht nur mit dem Projekt vertraut werden, sondern sich auch persönlich kennen lernen konnten. Aus diesem Grund hatte er zwei Tage für das Kick-off eingeplant. „Das ist eine große Investition, aber ich weiß aus anderen Projekten, dass es sich lohnt“, hatte er seinem Chef gesagt. Die Vorstellung des Projektes hatte auf dem Kick-off einen wichtigen Platz. Denn die Teammitglieder sollten ja wissen, was ihre Aufgabe in den nächsten neun Monaten ist. Sie hatten aber vor allem viel diskutiert. In kleinen Gruppen, im gesamten Team und zu zweit oder zu dritt. Selbst am Abend hatte es noch viele fachliche Gespräche gegeben. Auf die Frage des Auftraggebers, ob das Projekt rechtzeitig fertig würde, sagte er: „Ich bin zuversichtlich, dass wir das Projekt stemmen werden. Das Engagement der Teammitglieder zeigte mir, dass wir auf dem richtigen Weg sind.“

Ein gelungenes Kick-off ist die beste Basis für ein erfolgreiches Projekt. Es ist nur eine von vielen Stationen von der Projektidee bis zum Projektabschluss. In all diesen Stationen arbeiten Menschen zusammen. Dabei müssen sie miteinander reden und miteinander handeln.

Soft Skills überall

Während des ganzen Projektes ist nicht nur Ihre fachliche und methodische Kompetenz als Projektleiter gefragt, sondern vor allem auch Ihre Soft Skills. Das beginnt mit Präsentationen und endet mit der Klärung von Konflikten. Abbildung 1 zeigt, bei welchen Tätigkeiten Sie welche Soft Skills benötigen.

Abbildung 1: Kommunikation ist die Fähigkeit, die der Projektleiter bei allen Tätigkeiten benötigt

Präsentieren

Präsentationen werden eingesetzt, um das Projekt darzustellen. Dies ist in allen Projektphasen immer wieder notwendig, um die Beteiligten über das Projekt zu informieren. In der Angebotsphase verkaufen Sie Ihr Projekt durch eine gute Präsentation. Sie müssen dem Auftraggeber zeigen, dass Ihre Lösung genau die richtige ist und Sie als Projektleiter mit Ihrem Team die kompetenten Partner sind, die diese Lösung zeitgerecht und kostengünstig umsetzen können. Eine gute Lösung zu haben und ein hervorragendes Team zu sein, ist die eine Seite der Medaille. Auf der anderen Seite muss der Auftraggeber Sie und Ihr Team als kompetent und leistungsfähig wahrnehmen.

Gespräche führen

Wenn Sie Ihren Terminkalender durchsehen, werden Sie feststellen, dass Sie während des Projektes mit vielen Menschen über das Projekt sprechen, mit dem Auftraggeber, mit Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern, Zulieferern und vielen anderen mehr. Wahrscheinlich können Sie keines der Gespräche weglassen, denn jedes Gespräch ist notwendig, um Ihr Projekt weiterzubringen. Bei diesen Gesprächen sind zwei Faktoren wichtig: Zeit und Qualität. Aus diesem Grunde müssen sie sehr strukturiert und zielgerichtet geführt werden, und Sie müssen verbindlich und belastbar sein. Durch die Art der Gesprächsführung erreichen Sie, dass der Gesprächspartner die vereinbarten Sachverhalte nicht nur versteht, sondern auch akzeptiert und nach dem Gespräch umsetzt.

Verhandeln

Projektmanagement ist vor allem auch Verhandlungsmanagement. Da jedes Projekt einmalig ist, gibt es meist nur wenige festgelegte Regeln und Strukturen. Angefangen vom Projektauftrag über die Verhandlungen mit Zulieferern und Unterauftragnehmern bis hin zu Verhandlungen mit Mitarbeitern und Betriebsräten ist der Projekterfolg davon abhängig, ob es gelingt, Lösungen für unterschiedliche, teilweise widersprechende Interessen zu finden. Hinter der oft geforderten Kompetenz „Verhandlungsgeschick“ verbirgt sich die Fähigkeit, hart in der Sache zu bleiben, aber dabei fair zum Verhandlungspartner zu sein. Durch eine gute Gesprächsebene finden Sie gemeinsam mit Ihrem Partner eine Lösung, die für beide Seiten akzeptabel ist.

Teams entwickeln

Teams sind die tragende Säule bei der Realisierung von Projekten. Teams erarbeiten Ideenstudien, Konzepte und Pläne und setzen diese um. Gerade dann, wenn Arbeitsabläufe und Strukturen sehr flexibel sein müssen, sind Teams die ideale Arbeitsform. Teamarbeit hat ihre eigenen Muster und Regeln. Diese lassen sich Teams nicht überstülpen, sondern sie brauchen Gelegenheit, diese selbst zu finden und zu vereinbaren. Ein Projektleiter muss diese Gesetzmäßigkeiten nicht nur kennen, sondern auch gestalten können.

Meetings und Workshops leiten

Viele empfinden Meetings und Workshops als Zeitverschwendung. Gemessen an den Ergebnissen ist die eingesetzte Zeit zu kostbar. Aber: Ohne Meetings und Workshops sind Projekte nicht zu managen. Projekte sind keine Fließbandproduktionen, bei denen jedes Projektmitglied von Anfang an weiß, welcher Handgriff an welcher Stelle erforderlich ist. Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sie immer wieder neu sind. Das bedeutet: Viele Arbeiten müssen gemeinsam geplant, koordiniert und abgestimmt werden. Meetings und Workshops sind Arbeitsinstrumente, die gerade dies möglich machen. Projektplanungstools wie „Microsoft Projekt“ sind gute Instrumente, um die Planung zu dokumentieren, sichtbar zu machen und kritische Punkte zu erkennen. Sie nehmen dem Projektleiter aber nicht die Arbeit ab, die Aktivitäten des Projektes mit den Menschen, die sie durchführen müssen, zu besprechen. Richtig angewendet sind Meetings und Workshops effiziente Instrumente für die Kommunikation im Projekt.

Mitarbeiter fachlich führen

Die Einführung des Projektmanagements hat mit dem Projektleiter auch eine völlig neue Qualität von Führung hervorgebracht: die Teamführung. Sie unterscheidet sich von der Führung einer Abteilung in vielen Aspekten. Projektleiter sind oft nicht die disziplinarischen Vorgesetzten. Sie führen die Mitglieder des Projektteams fachlich. Das bedeutet vor allem, das Projektteam als Ganzes und die Mitglieder als Individuen für das Projekt zu motivieren.

Konflikte lösen

Ein Projekt ohne einen oder mehrere Konflikte habe ich noch nicht erlebt. Sie sind wie ein Gewitter. Bedrohlich, aber sie reinigen die Luft. Konflikte entstehen dann, wenn es im Projekt unterschiedliche Interessen gibt. Wenn der Auftraggeber plötzlich völlig neue Anforderungen hat, die aber im Projektplan nicht mehr untergebracht werden können. Wenn man feststellt, dass eine Abteilung, die ein wichtiges Teilergebnis verantwortet, plötzlich ihre Prioritäten ändert. Wenn im Team zwei Mitarbeiter nicht miteinander, sondern gegeneinander arbeiteten. Wenn … – Diese Aufzählung lässt sich ohne Mühe fortsetzen. Wie viele Konflikte mussten Sie schon in Ihren Projekten bewältigen? Zwei, zehn, hundert oder mehr? Für all diese Konflikte gab es immer eine Lösung. Nicht immer die ideale. Aber immer eine, mit der es möglich war, das Projekt besser fortzusetzen, als wenn der Konflikt länger geschwelt hätte. Je früher ein Konflikt auf dem Tisch ist, umso leichter kann er geklärt werden. Als Projektleiter sorgen Sie dafür, dass er früh erkannt und ausgetragen wird.