Читать книгу Projektmanagement - Tomas Bohinc - Страница 23

Während der Präsentation waren die Teilnehmer passive Zuhörer. Durch die Diskussionsbeiträge verarbeiten die Teilnehmer das, was sie gesehen und gehört haben. Für Sie ist das die Gelegenheit, wichtige Punkte hervorzuheben, kritische Anmerkungen zu machen oder Teilaspekte zu vertiefen.

In der Diskussion nach der Präsentation werden offene Fragen geklärt und die Meinungen der Teilnehmer zum Thema deutlich. Für den Referenten sind sie ein wichtiges Feedback.

Weiterführende Einwände und Kritik sind immer Hinweise darauf, dass diese Punkte in der Präsentation nicht klar genug geworden sind. Die Diskussion ist dann die Chance, diese Punkte noch zu klären oder sogar richtig zu stellen.

Übergang zur Diskussion

Es gibt prinzipiell drei Möglichkeiten, den Übergang von der Präsentation zur Diskussion zu gestalten:

∎ Eine formelle Eröffnung der Diskussion leiten Sie mit dem folgenden Satz ein: „Jetzt haben Sie Gelegenheit, Fragen zu stellen und die präsentierten Inhalte zu kommentieren.“

∎ Mit einer offen Frage laden Sie die Teilnehmer ein, ihre Meinung zu äußern: „Welches sind Ihre Erfahrungen zu diesen dargestellten Punkten?“ – „Wie stehen Sie zu den präsentierten Lösungswegen?“

∎ Auf dem Abschlusschart visualisieren Sie die Aufforderung zur Diskussion. Dies kann ein Bild sein oder auch nur der folgende einfache Satz: „Ihre Fragen bitte!“

Fragen klären, auf Einwände eingehen

Im Anschluss an eine Präsentation ist für eine Diskussion in den meisten Fällen nur wenig Zeit. Andererseits ist sie wichtig, damit die Präsentation bei den Teilnehmern keine offenen Fragen hinterlässt. Sie sollte deshalb stringent gestaltet werden. Dabei hilft, dass Fragen kurz und präzise beantwortet und nicht zu weiteren Ansatzpunkten für Einwände werden. Bei speziellen Fragen, die nicht im Plenum zu beantworten sind, sollte man den Fragesteller zu einem Zwei-Augen-Gespräch nach der Präsentation einladen.

Moderator und Fachexperte

In der Diskussion sind Sie auf der einen Seite der Moderator, der sicherstellen muss, dass die Teilnehmer ihre Beiträge äußern können. Auf der anderen Seite sind Sie aber auch der Fachmann, der mit seinem Thema im Mittelpunkt steht und in Bezug auf den Inhalt sehr parteiisch ist. In der Diskussion müssen Sie die Balance zwischen neutraler Diskussionsleitung und parteiischer Darstellung Ihrer Position wahren.

Sie können die Diskussion nur steuern, wenn Sie sich zwei Privilegien nehmen. Das eine Privileg besteht darin, sich nicht unterbrechen zu lassen, wenn Sie das Wort haben. Das andere darin, Teilnehmer zu unterbrechen, wenn dadurch andere Teilnehmer keine Gelegenheit mehr bekommen, ihre Fragen zu stellen. Ihre Verantwortung ist es, allen Teilnehmern die gleichen Chancen für Anregungen und Einwände zu geben.

Die Diskussion wird sowohl auf der Sach- als auch auf der Beziehungsebene gelenkt. Behalten Sie immer beide Ebenen im Blick.

Inhalte auf Sachebene klären

Auf der Sachebene sollten Sie die folgenden Punkte beachten:

∎ Behalten Sie das Ziel und die Themen der Präsentation im Auge und achten Sie darauf, dass die Diskussion nicht in andere Themen abschweift.

∎ Erteilen Sie das Wort immer in der Reihenfolge der Wortmeldungen.

∎ Bündeln Sie Fragen und Einwände.

∎ Fragen Sie nach, wenn Diskussionsbeiträge unverständlich oder unklar sind.

∎ Stellen Sie klar, dass vom Thema abweichende Fragen und Einwände nicht beantwortet werden können. Geben Sie, wenn möglich, einen Hinweis darauf, wer diese Fragen oder Einwände beantworten kann.

∎ Strukturieren Sie die Diskussion nach Teilthemen, wenn der Umfang der zu besprechenden Themen zu groß ist.

∎ Zeigen Sie die Gemeinsamkeiten zwischen den Beiträgen auf.

∎ Stellen Sie Fragen, um unklare oder zu allgemeine Äußerungen zu konkretisieren.

∎ Achten Sie auf die Zeit und kündigen Sie das Ende der Diskussion an.

Missstimmungen auf Beziehungsebene ansprechen

Die folgenden Möglichkeiten stehen für die Steuerung auf der emotionalen Ebene zur Verfügung:

∎ Halten Sie Blickkontakt mit den Zuhörern. Bei kleinen Gruppen ist es besser, sich bei der Diskussion zu setzen, damit Sie die gleiche Augenhöhe mit den Teilnehmern halten.

∎ Sprechen Sie die Teilnehmer mit Namen an, wenn Sie diese kennen oder die Teilnehmer Namensschilder haben.

∎ Geben Sie zurückhaltenden Teilnehmern die Chance zur Stellungnahme.

∎ Lassen Sie die Teilnehmer ausreden. Aber unterbrechen Sie monologisierende Teilnehmer. Tun Sie dies freundlich, aber bestimmt.

∎ Lassen Sie sich nicht provozieren. Konfrontationen können Sie vermeiden, indem Sie Fragen stellen.

∎ Stellen Sie bei Meinungsverschiedenheiten die gemeinsamen Punkte heraus.