Читать книгу Projektmanagement - Tomas Bohinc - Страница 21

„You have only one chance!“ Dieser Satz gilt, treffender vielleicht noch als in anderen Situationen im Projektgeschäft, für eine Präsentation. Eine halbe Stunde oder eine Stunde entscheiden darüber, ob ein Projekt gewonnen wird oder nicht. Während einer Präsentation haben Sie nur noch wenige Chancen, etwas zu verändern. Je gezielter die Präsentation auf die Teilnehmer und das Ziel hin gestaltet ist, umso besser werden Sie die Teilnehmer von Ihrem Anliegen überzeugen.

Planung der Präsentation

Die Vorbereitung der Präsentation beginnt mit der Entwicklung eines Zeitplans. Dieser sollte Ihnen so viel Zeit lassen, dass Sie die Präsentation proben können. Erstellen Sie einen kleinen Projektplan, und planen Sie die einzelnen Schritte rückwärts vom Tag der Präsentation an. Ein Beispiel eines solchen Projektplans ist in Abbildung 4 wiedergegeben.

Abbildung 4: Der Projektplan für die Vorbereitung stellt sicher, dass Sie genügend Zeit für alle Vorbereitungsaktivitäten haben

Erwartungen analysieren und Ziel definieren

Wie bei einem Entwicklungsprojekt beginnt die Vorbereitung der Präsentation mit einer Analysephase. Aus den Erwartungen können Sie das Ziel ableiten. Formulieren Sie dies so genau wie möglich. Analyseergebnis und Ziel sind die Basis für Ihr Konzept. Bereits in der Vorbereitung der Präsentation setzen Sie einen Teil des Konzeptes um, indem Sie die Folien für die Präsentation erstellen. Der zweite Teil der Umsetzung ist nur live möglich, indem Sie die Präsentation halten.

Nachdem Sie das Ziel kennen, können Sie das Konzept für die Präsentation ausarbeiten. Die vorgegebene Zeit und die Aufnahmefähigkeit der Zuhörer begrenzen die Menge der zu präsentierenden Inhalte und damit vor allem die Menge der Charts. Dabei gelten zwei Faustregeln: In einer Präsentation sollte Phasen, bei denen die Teilnehmer nur zuhören, nie länger als 30 Minuten sein. Für eine Folie sind in der Regel 90 Sekunden Redezeit angemessen.

Die Generalprobe

Üben Sie eine wichtige Präsentation vor Ihrem Auftritt. Nur so erkennen Sie, was im Detail noch fehlt oder verändert werden muss. Manche Effekte wirken live anders, als man es sich ausgedacht hat. Eine Videoaufzeichnung hilft, selbstkritisch zu prüfen, wie die Präsentation ankommt. Hierbei kommt es nicht auf das Detail an, sondern auf die Gesamtwirkung. Suchen Sie sich für die Probepräsentation wohlwollenden Kollegen oder Freunde, von denen Sie ein kritisches und konstruktives Feedback erwarten können. Die Probepräsentation ist Ihre Generalprobe.