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Niemand wird von sich behaupten, dass er nach einer Präsentation alle gezeigten Folien behalten hat. Meist sind es nur drei oder vier Charts, die im Gedächtnis bleiben. Die Kunst des Referenten ist es, die Präsentation so zu gestalten, dass die Charts mit den Kernbotschaften beim Zuhörer hängen bleiben. Denn in einer Präsentation werden nicht nur Zahlen, Daten und Fakten vermittelt, sondern vor allem auch eine Botschaft.

Präsentationen sind eine eigenständige Form der Kommunikation, bei der die bildhafte Darstellung (die Visualisierung) und die sprachliche Erklärung (der Vortrag) zu einer Einheit verschmelzen. Eine Präsentation ist gelungen, wenn Wort und Bild sich gegenseitig ergänzen und sich dadurch die Verständlichkeit für die Teilnehmer um ein Vielfaches erhöht.

Inhalt und Form

Empirische Untersuchungen haben ergeben, dass die Wirkung von Präsentationen nur zu 7 Prozent auf dem Inhalt beruht. Dies zeigt, dass die Wirkung ganz entscheidend von der Art und Weise abhängt, wie der Inhalt vermittelt wird. Eine professionelle Präsentation verlangt deshalb vom Projektleiter, dass er sich auf die Zielgruppe einstellt, sein Anliegen verständlich darstellen kann und auf Fragen kompetente Antworten hat. Er muss rhetorische Fähigkeiten besitzen, visualisieren können und die Präsentationsmedien souverän beherrschen.

Professionell präsentieren

Professionell präsentieren heißt nicht, seine Präsentation mit visuellen Effekten zu überfrachten, sondern seine Fachexpertise mit Präsentationstechniken optimal zu unterstützen. Schließlich entscheiden Präsentationen oft darüber, ob ein Auftrag überhaupt akquiriert oder ein Projekt fortgeführt werden kann. Es steht also einiges auf dem Spiel.

Eine Präsentation als solche ist nie gut oder schlecht. Sie ist vielmehr entweder angemessen oder geht an den Bedürfnissen der Zuhörer vorbei. Dabei kann auch eine technisch perfekt gestaltete Präsentation die Interessen und Bedürfnisse der Zuhörer verfehlen, während andererseits eine sehr spontane, improvisierte Präsentation genau das Richtige sein kann. Bei der Präsentation steht immer der Zuhörer, der Adressat der Präsentation, im Vordergrund. Der Projektleiter darf sich beim Präsentieren also nicht dazu verleiten lassen, die Darstellung des Projektes allein aus seiner fachlichen Logik heraus abzuleiten. Er muss sich vielmehr in die Logik und Denkweise der Zuhörer hineinversetzen.