Читать книгу Новый тайм-менеджмент. Собрание сочинений. Книга 9 - Владимир Токарев - Страница 10

Но не все так просто. Функции управления тесно переплетаются. Рассмотрим взаимосвязь функций управления на примере функции коммуникации

Рассмотрение любой деятельности в виде взаимосвязанных подпроцессов в теории управления принято называть процессным подходом. Применение процессного подхода к какой-либо человеческой деятельности позволяет выделить важные элементы этой деятельности, установить взаимосвязь между этими подпроцессами, выявить возможности повышения эффективности такой деятельности путем оптимизации: устранения ненужных (лишних) или неэффективных элементов процесса, выстраивания из необходимых элементов оптимальной последовательности. Как видим, процессный подход предполагает использование научного метода, описанного нами в 1-й книге. В качестве примера применения процессного подхода рассмотрим процесс коммуникации как еще одну важную функцию управления.

Процесс коммуникации, обеспечивающий обмен информации между субъектами, включает в себя различные подпроцессы, изображенные на рисунке.

Рис. 7. Процесс коммуникации и его подпроцессы

Отметим, что не все авторы, занимающиеся изучением функций управления, рассматривают коммуникацию как равноправную управленческую функцию. Например, авторы американского учебника М. Мескон и др. «Основы менеджмента» относят коммуникацию и принятие решений к связующим процессам управления, объясняя это тем, что коммуникация (наряду с принятием решений) как бы пронизывает другие функции управления. Без обмена информацией невозможно планировать, немыслимо реализовать функцию организации, невозможно мотивировать работников. На первый взгляд, кажется, что авторы правы. Однако более пристальное рассмотрение любой функции управления показывает, что «пронизывание» одной функции других происходит не только у функции коммуникации и принятии решений, но и у всех других функций. Рассмотрим это утверждение на следующем примере.

Пусть вы решили узнать, как идут дела у вашего знакомого, с которым вы давно не общались. Давайте посмотрим, какие действия будут осуществляться вами в процессе коммуникации с вашим собеседником в этом случае.

Спрашивается, с чего это вы решили поинтересоваться делами вашего знакомого? Быть может, вам показалось, что вы слишком давно не говорили с ним из-за вашей занятости текущей работой. В любом случае, мы всегда можем обнаружить причину вашего желания связаться с вашим знакомым – налицо проявление функции мотивации. Вы можете быть мотивированы в своем желании расспросить своего знакомого о делах в силу чувства стыда – у вас дела идут нормально, и вы забыли о своем знакомом, который, быть может, нуждается в вас. Или же вам просто любопытно узнать, как продвигаются у него дела. Причин может быть несколько одновременно, но в любом случае мы говорим, что прежде чем вы надумаете пообщаться, у вас появляется в этом вполне конкретная потребность.

Когда выбирается подходящее время для общения и вы уточняете свои цели, становится понятно, что в этом случае реализуется функция планирования в отношении процесса коммуникации. Предположим, что исходя из ситуации вы решили оправить своему знакомому электронное письмо. Очевидно, что когда вы сделали выбор в пользу того или иного канала связи, вы реализовали функцию принятия решений. Если во время вашего электронного общения вы задали ряд вопросов своему собеседнику – как идут у него дела, нужна ли ваша помощь и т.д., вы, фактически, организовали процесс коммуникации, распределив роль каждого участника. Дошло ли ваше письмо, правильно ли понял вас собеседник, и масса других вопросов, которые вы решаете в ходе электронной коммуникации, говорят о том, что в процесс коммуникации реализуется и функция контроля. Как видим, функция коммуникации была бы неосуществима, если бы в процессе общения не были бы реализованы другие функции управления. Откуда можно сделать вывод, что разница между функциями управления по части глубины «пронизывания» одной функции другой трудно различима, все они тесно взаимосвязаны, а, следовательно, примерно равнозначны.

Как можно повысить эффективность коммуникации?

Во-первых, исходя из вышеприведенного анализа, становится ясно, что повысить эффективность коммуникации можно, если мы оптимально реализуем другие функции управления: мотивацию (вдруг ваш собеседник не захочет с вами общаться), организацию, планирование, принятие решений и контроль. Но и с содержательной точки зрения процесс коммуникации достаточно сложен. Например, вербальная коммуникация включает в себя речь, которая может быть более или менее эффективной.

В процессе коммуникации субъектов участвует не только такой важный подпроцесс, как запоминание информации. Важнейшим подпроцессом коммуникации является слушание, а умению слушать нужно учиться также, как умению публично выступать.

Ниже представлена модель процесса слушания, использование которой позволяет повысить эффективность обмена информации.