Читать книгу Dirección de recursos humanos en bibliotecas y otras instituciones - Federico Hernández Pacheco - Страница 19

Son cuatro las funciones comunes que los estudiosos en la materia han logrado sintetizar como resultado de la evolución del pensamiento administrativo y para el correcto control de una institución: la planeación, la organización, la dirección y el control. Estos cuatro puntos configuran un modelo por excelencia para administrar cualquier empresa, negocio, institución gubernamental, etcétera, tanto en sus recursos materiales como humanos, tangibles e intangibles.

La teoría del proceso administrativo permite trabajar de lo general a lo específico, es algo práctico, dirigido y probado⁸⁹ que expresa un método. Esta teoría incluye los siguientes elementos o funciones:

A) Planeación: es la función administrativa más importante y responde a las interrogantes de ¿qué hacer? ¿cómo hacerlo? (actividades para la operación) ¿dónde hacerlo? (lugar) ¿quién lo hace? ¿cuándo lo hace? (tiempos) ¿por qué lo hace? (resultados).

La planeación es una actividad intelectual que contempla todas las situaciones actuales de una institución y previene el futuro relacionado con sus diversas áreas, como es el caso de la producción, los mercados, las finanzas y el personal. Consiste, según Barranco, del Instituto de Empresa de España, “en definir unos objetivos concretos y diseñar los sistemas para conseguirlos, así como cuantificar los medios necesarios, estableciendo unos plazos de tiempo determinados”.⁹⁰

Así por ejemplo, para iniciar un plan tendremos que hacer un análisis previo de la situación que podría responder a las preguntas de las siguientes actividades:

 Planeación de producción, ¿qué es lo que se va a producir?, ¿cuánto se va a producir?

 Planeación de mercados, ¿cómo se van a hacer llegar los productos a los clientes o usuarios?, ¿a qué precios?, ¿qué se va a hacer para promocionarlos?

 Planeación de finanzas (registro de ingresos y egresos), ¿cuándo se necesita el dinero?, ¿en qué se utilizará ese dinero?

 Planeación de recursos humanos, ¿cuántos empleados o trabajadores se necesitan?, ¿qué incentivos o retribuciones tendrán?

En nuestros días, para planear es necesario considerar los siguientes factores que afectan de manera interna o externa a la institución:

 Económicos (participación en el mercado, localización de materia prima y mano de obra, recursos financieros, inflación, etcétera).

 Sociales (tasas de población, aspectos geográficos, imagen de la institución, preferencias, etcétera).

 Políticos (leyes y regulaciones gubernamentales).

 Tecnológicos (transportes, equipos y maquinaria).

Algunos autores coinciden en que existe la planeación física (equipo, edificio y mobiliario), operativa o funcional (recursos humanos, mercadotecnia y finanzas), geográfica (ubicación), general (actividades), correctiva (corrección y ajuste) a corto, mediano y largo plazo.⁹¹

Ningún ejecutivo, director o encargado, abunda Javier Barranco, de cualquiera de las áreas operativas de una institución ignora que entre sus funciones básicas está la planeación, y que sus funciones posteriores serán consecuencia de la planeación antes efectuada.⁹²

B) Organización: es la coordinación de todas las actividades o trabajos que se realizan para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación. Lo que se busca es que todas las partes de la institución unan esfuerzos para alcanzar dichos objetivos.

La función de la organización, como indica el profesor Sérvulo Anzola, sigue un proceso de varios pasos: ⁹³

1 I.Detalle del trabajo: en esta fase, se redacta cada una de las actividades dependiendo el giro de la institución. Además, se deben determinar las características que han de reunir las personas que van a llevar a cabo las actividades, e identificar las habilidades físicas (rapidez y fuerza) y mentales (criterio, conocimientos, estudios y experiencia) necesarias, así como las condiciones del lugar de trabajo (ruido, iluminación, humedad, ventilación y temperatura).

2 II.División del trabajo: una vez determinadas las actividades, se reparten y ordenan a las personas en sus puestos de trabajo, agrupándolas de diferentes maneras según sea lo mejor para la institución. La división del trabajo depende de la cantidad de tareas y del número y calidad de los trabajadores.

3 III.Organigrama: muestra las funciones, los departamentos o los puestos y cómo se relacionan lógicamente entre sí. Un organigrama representa los siguientes aspectos principales:

4 a)La división del trabajo.

5 b)El tipo de trabajo que se está realizando.

6 c)Los niveles de administración o vinculación.

7 IV.Coordinación del trabajo: ocurre cuando los trabajadores conocen lo que aporta su labor y enlazan las actividades para que cada uno sepa todo lo que hacen los demás. De igual forma, ocurre cuando saben la importancia de su trabajo, no se retrasan en hacerlo y lo hacen bien.⁹⁴

C) Dirección: un valioso activo de las instituciones está conformado por los hombres y mujeres que las dirigen. Por ello, las instituciones exitosas, privadas o públicas, tienen en gran medida su atributo principal en una dirección eficaz y eficiente. La dirección es la capacidad para guiar a los trabajadores para lograr los objetivos estratégicos y sus elementos principales son la comunicación, el liderazgo y la motivación.⁹⁵

Siguiendo las aportaciones de investigadores y precursores del pensamiento administrativo, se puede decir que un buen dirigente tiene que interesarse tanto por el trabajo como por las relaciones humanas.⁹⁶

D) Control: consiste en la medición y supervisión del rendimiento de los componentes de una institución con el fin de asegurar que se alcancen los objetivos y los planes ideados. Toda actividad necesita de un control para identificar y corregir los errores y lograr un mayor índice de productividad y calidad.

El control puede realizarse de diferentes maneras: por ejemplo, el director de una biblioteca puede observar cómo sus colaboradores realizan su trabajo con la ayuda de personal especializado. Otra acción que ejemplifica el control es cuando se realizan auditorías periódicas para revisar determinadas colecciones y verificar lo que se ha logrado adquirir con el presupuesto destinado para tal fin. Anzola identifica dos tipos de control:

1 El control de cantidad, que es un proceso en el cual se determinan las cantidades a administrar en cualquier área de la institución. Es decir, que puedan ser cuantificables en términos unitarios, así como la evaluación eficiente de dichas cantidades para detectar las variaciones de volumen entre lo real y lo planeado. Por lo general, este tipo de control se aplica en las áreas de venta de unidades, en la cuantificación de las utilidades, inventarios, requisiciones de materiales, horas de mano de obra, auditorías administrativas, etcétera.

2 El control de calidad, es un proceso que se realiza en forma continua con el propósito de saber si el producto o servicio cumple con las normas establecidas. Para tomar una decisión sobre si determinado producto o servicio es bueno o malo, puede aplicarse algún método científico (muestras, análisis, encuestas, etcétera) o tomar como base un método empírico (norma ISO 9000). Los elementos para un óptimo control de calidad son los flujos de información, los instrumentos de medición y los programas de mantenimiento preventivo.⁹⁷ Cabe mencionar que las herramientas prácticas más comunes para llevar a cabo esta función son los presupuestos, las gráficas, los registros, las normas y los procesos.

En lo referente a los recursos humanos, el control se lleva a cabo en todas las funciones y procesos; por ejemplo, en la formación se habrán de medir los resultados obtenidos al evaluar la rentabilidad de los activos intangibles como el conocimiento.