Читать книгу Delete. Воровство в ресторане. В помощь владельцу - Ирина Алексеевна Самулевич - Страница 4

Для того что бы выстроить систему о которой говорилось выше, необходимо грамотно и четко внедрить на предприятии систему учета и контроля. То есть наладить тот самый «учет и контроль».

Не понаслышке знаю с помощью учётно-контрольных мер можно пресечь практически все воровство. Но много раз приходилось видеть предприятия, в которых руководство не ведает как это делается и как выстроить эту систему, порой они даже не знают что это входит в их обязанности. И это самое плачевное.

Прежде чем внедрить указанные мероприятия необходимо уяснить что это такое учет и что такое контроль.

Учет и контроль. Знакомое словосочетание. Не правда ли? Но, что же это такое? Начнём с последнего. Контроль это не слежка, как ошибочно думают многие.

Контроль это сличение, сопоставление того что или как есть с тем что или как должно быть.

То есть сличение факта с неким эталоном, идеалом. Вы пробуете суп, вы заранее предполагаете его вкус на соль. Но вы чувствуете, что суп пересолен. Не отдавая себе отчета, вы своими вкусовыми рецепторами сличили, то сколько должно быть в нем соли с тем сколько есть на самом деле. Таким образом провели контроль блюда на вкус. Или вы контролируете приход сотрудников на работу. Сотрудники должны прийти на работу к 10 часам. Сотрудник икс опоздал на 10 минут. Вы сличили фактическое время прихода, с тем как должны приходить сотрудники, согласно внутреннему распорядку, то есть с тем как должно быть. Любой контроль это сличение с идеалом.

Вы пересчитываете сырьевые запасы на складе (снимаете остатки). В денежном выражении всего, что есть на складе и каждую позицию в отдельности.

Предположим, фактический запас сырья на складе составляет сумму в 100 тысяч рублей, в том числе шоколадок 12 штук, яблок 8 килограмм. Но сами по себе эти цифры, вам ни чего не скажут, есть ли недостача или излишек.

Да же для того что бы понять хватит ли запаса тех же самых яблок для предстоящего обслуживания банкета необходимо сравнить, то сколько их необходимо с тем что имеется на складе.

Что бы понять это, необходимо сравнить, полученные при фактическом пересчете цифры с теми цифрами, что должны быть.

Некоторые неверно называют инвентаризацию снятием остатков, пересчетом остатков. Пересчет и снятие остатков это один из элементов инвентаризации, он дает нам фактическое наличие ценностей (товара или денег) на складе или в кассе.

А сама инвентаризация, это сличение фактических остатков, с учетными. Ведь инвентаризация мера контрольная, и как любой контроль она сличает факт, с тем что должно быть. Потому и документ, который создается по результатам инвентаризации, называется сличительная ведомость.

И так что такое контроль мы разобрались.

Так, где же взять цифры, которые должны быть, для сличения фактических запасов сырья? Они должны быть выведены с помощью учета, то есть числятся по учету. Вот и подошли ко второму понятию – учет. Учет это ежедневное отражение хозяйственных операций на предприятии. Пришел товар от поставщика на сумму 6 тысяч, значит необходимо прибавить эту сумму к тому, что числилось до прихода. То есть отразить в учете этот приход, причем не только по сумме но и по наименованию, и по количеству товара.

Повторюсь что, любой контроль это сличение с идеалом.

Значит для того что бы контролировать все свои сырьевые запасы и соответственно их расход, необходимо иметь надежную и эффективную систему учета.

Из чего складывается эта система. Во первых из грамотного профессионала организующего эту систему и ведущего учет. И во вторых в современных условиях, это программное обеспечение помогающее этим профессионалам выполнить поставленную задачу.

Именно так. А не наоборот. Ведь компьютером управляет человек. Все данные в программу вносятся человеком. Если внесено им будет, что при изготовлении пюре картофельного нет холодных потерь, то при продаже 100 граммов пюре со склада будет списываться лишь сто грамм картофеля сырого. А ведь картофель для изготовления пюре еще и чистят, значит списать необходимо больше. Продается соленая семга собственного производства в количестве 100 грамм, а в технологической карте не учтены потери на отходы, на кости голову и другие потери. Вот вам и недостача якобы. А виноват тот, кто внес эти не корректные данные в программу.

Организатором учета должен быть главный бухгалтер, который имеет в подчинении еще бухгалтеров или же ведет учет самостоятельно. Он должен организовать учет для того, что бы видеть и знать где как и что лежит. То есть, что бы не лежало плохо. И это его главная задача.

Давайте разберемся за что вы платиете своему главному бухгалтеру деньги, зарплату. Вы платите ему за безопстность. Свою финансовую безопастность.

Но парадоксальное наблюдение, последние годы, даже пару десятилетий многие главбухи видят перед собой задачу лишь в том, что бы составлять отчет в налоговую. И все. А за остальное – взятки гладки. Доходит до абсурда. Как то недавно, на одном из моих занятий, главный бухгалтер одной крупной компании, говорит буквально следующее: «Да пусть воруют, я даже знаю (вернее догадываюсь) кто ворует, вы нам дайте проводки, что бы налоговая не придиралась». Ну, дорогие мои, обращаюсь прежде всего к собственникам владельцам бизнеса, и управляющим это не главный бухгалтер, это просто бухгалтер по налогам и сборам, то есть бухгалтер, ведущий лишь один участок из существующих, или как зовут в Европе – налоговый консультант. Он обычно не является работником предприятия, не находится там постоянно, то есть его рабочее место находится за пределами предприятия. Он связан с предприятием договором, по которому возмездно выполняет услугу. Главный бухгалтер предприятия, ресторана, так как речь у нас идет именно о нем, должен знать чего где и сколько имеется ценностей на предприятии, именно для этого и придумали бухгалтерский учет изначально. Пользуясь своими профессиональными знаниями он должен организовать систему учета и контроля так, что бы перекрыть все каналы воровства. Что бы в любой момент можно было взять учетные остатки и сравнить с фактическим их наличием.

И конечно же должен по возможности всегда находится в ресторане. Но по моим наблюдениям обычные главные бухгалтеры в системе внедомашнего питания не знают самого важного участка в общепите- это калькуляции, то есть ценообразования и определения себестоимости продукции. Этот же участок и ведет учетные остатки сырьевых запасов. Поэтому указанный участок в особенности важен для создания системы выявляющую и предотвращающую воровство.

Нет, таковые есть, конечно, но по всей Москве таких главбухов 5—6 человек на все огромное количество ресторанов. Не знают, так как издавна повелось, что такой предмет как «калькуляция в общепите» учили, да и сейчас учат в Вузах и техникумах готовящих таких специалистов, как технолог общественного питания. В сокращенном варианте был, да и сейчас есть этот курс в начальном профессиональном образовании, то есть в заведениях готовящих поваров.

Главный бухгалтер не знает саму калькуляцию, чего уж говорить о том, как выражать ее в соответствующем программном обеспечении. Например, в программе Store-House или Iiko.

Поэтому, обычно главный бухгалтер делает отчеты для налоговой, а калькуляцию ведет калькулятор. То есть работают разрозненно. Но такого быть не должно ведь главный бухгалтер на то и главный, что он должен контролировать своих бухгалтеров, то есть все участки учета. Где то быть может, подсказать подчиненным что то. А контроль это как мы уже поняли это сличение того что есть с тем как должно быть. Как он может проконтролировать, то есть сличить, если не знает того как должно быть.

И если ваш главный бухгалтер не разбирается в калькуляции, то нужно его послать, нет, нет, не туда, я этого не говорила. А пошлите его на обучение калькуляции.

Кстати говоря, обучить калькуляции и учетной программе для общепита ну не минутное, но недельное дело. Ни чего сложного в этом нет, было бы желание обучиться. Просто для контроля можно пройти этот курс дня за три четыре. Но что то я за последние 10 лет не встречала таких главбухов на курсах ни разу! Да же собственники бизнеса приходят учиться, а этим бухам не надо ничего. А что? Денежки капают, кушать подано, зачем дергаться и напрягаться. Вы может быть думаете, что я пишу это с неким сарказмом. Я то как раз отношусь к тем, которые знают все об общепите ВСЁ, и даже желаю поделиться с другими своими знаниями. Мне просто это нравится. Я работаю финансовым директором одного общепитовского холдинга. У меня 6 главных бухгалтеров. Когда я только пришла на эту работу, картина с этими главбухами была такая, как я описала выше. Я всех заставила обучиться.