Читать книгу Protocolo para la organización de actos oficiales y empresariales. - Juan de Dios Orozco López - Страница 33

Caso diferente del protocolo oficial es el del protocolo empresarial. Mientras que aquel tiene por finalidad la de escenificar y trasladar la imagen institucional pública a la sociedad, el protocolo empresarial está asociado al principal objetivo empresarial: ganar dinero. Es por ello que toda acción pública debe estar supeditada a la consecución de este fin y, con las limitaciones de la ética profesional y lo establecido por la legislación vigente, la flexibilidad de procedimientos y modos de actuación debe marcar el rumbo de la puesta en escena de cualquier acto empresarial y la actuación de sus profesionales.

Tan flexible es el protocolo empresarial que la mayoría de las grandes empresas no han llegado a determinar o establecer precedencias empresariales y procedimientos, de forma explícita, para la organización de sus actos. Es sencillo entender este modo de proceder porque lo que hoy es muy importante para la empresa, mañana deja de serlo. Frente a la rigidez del protocolo oficial, el empresarial es absolutamente flexible.

La movilidad y el refresco constante de personas y estructuras orgánicas, entre otros factores, hacen que el establecimiento de precedencias sea objeto difícil de alcanzar, con independencia del escaso rendimiento económico y lo absurdo que resulta, a veces, establecer precedencias empresariales.

No obstante, algunas corporaciones han observado la necesidad de unificar criterios en materia de organización de actos de forma que la acción comunicativa siga una misma dirección y sentido de actuación. Se tiende ahora al establecimiento de procedimientos válidos para todos los departamentos de manera que cualquier acción mediática que se produzca lleve, hasta el posible cliente, los mensajes clave que a la empresa importan, con independencia del área de la misma que los organice.

Lo realmente importante para una empresa es proyectar su imagen adecuadamente para comunicar las bondades de sus productos y ampliar sus mercados.

Por otro lado, parece que el conocimiento de las normas sociales y su protocolo de actuación son necesarios para satisfacer las necesidades de clientes y negociar con éxito con personas de otras culturas. Al razonamiento anterior se añade la internacionalización empresarial y los procesos de globalización, que han hecho que la mayoría de las medianas y grandes empresas incluyan en sus programas formativos materias como la organización de actos empresariales y el estudio de las conductas de éxito en relación con otras culturas que ayuden al éxito de los negocios.

Cabe destacar que las grandes empresas actúan, en lo que a protocolo se refiere, de una forma compartimentada. Las direcciones generales y las secretarías generales siempre cuentan, en sus estructuras operativas, con empleados especializados en la organización de actos que operan de forma descentralizada e independiente. Tanto es así, que los jefes de protocolo lo son de los consejeros delegados o presidentes y no tienen, en general, potestad para coordinar, dirigir o siquiera aconsejar en los actos que organizan otros departamentos diferentes y quizá subordinados al suyo.

Es en lo más alto de la pirámide empresarial donde se exige una mayor formación, experiencia y, por tanto, especialización en materia de protocolo.

En la mayoría de los casos, las empresas no disponen de gabinetes especializados en protocolo, sino que los empleados competentes en la técnica protocolaria pertenecen a los gabinetes de prensa, relaciones públicas, relaciones institucionales o marketing. El protocolo comparte objetivos con estas cuatro importantes áreas de la organización empresarial y el responsable de alguna de ellas suele ser, también, el jefe de protocolo.

Al protocolo empresarial, por tanto, le afectan:

 La normativa relacionada con el protocolo oficial. Los políticos atraen prensa y la organización de actos empresariales con la presencia de responsables políticos es una de las formas de minimizar gastos en actos promocionales.

 Las técnicas de organización de actos que utiliza el protocolo oficial. Si la misión del protocolo oficial es presentar de modo adecuado el poder político a la sociedad, en el protocolo empresarial la organización de actos tiene por objeto vender su imagen y sus productos, así como mejorar la percepción de clientes y atraer a futuros compradores.

 La comunicación empresarial. La colaboración con los responsables de comunicación de la empresa debe ser estrecha para sumar fuerzas que actúen en el mismo sentido.

 Las relaciones públicas y las relaciones institucionales, así como la atención a clientes estratégicos.