Читать книгу Lexikon für das Lohnbüro 2022 (E-Book EPUB) - Wolfgang Schönfeld - Страница 881

b)Barzuschüsse zur Internetnutzung

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 45 EStG gilt nur für die private Nutzung betrieblicher Datenverarbeitungsgeräte. Bei arbeitnehmereigenem Computer stellt sich die Frage nach einer Privatnutzung nicht. Aus lohnsteuerlicher Sicht stellt sich vielmehr umgekehrt die Frage, ob und ggf. in welchem Umfang der Arbeitgeber für eine berufliche Nutzung des privaten Computers steuerfreien Ersatz leisten kann.

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Nutzt der Arbeitnehmer seinen privaten PC auch für berufliche Zwecke, ist für einen etwaigen Arbeitgeberersatz keine besondere Steuerbefreiung vorgesehen. Steuerfreiheit käme nach den Vorschriften zum Auslagenersatz (vgl. dieses Stichwort) nur dann in Betracht, wenn der Arbeitnehmer die beruflich entstandenen Kosten im Einzelnen nachweist und der Arbeitgeber diesen Nachweis als Beleg zum Lohnkonto nimmt. Es handelt sich deshalb um steuerpflichtigen Arbeitslohn, wenn ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ohne Einzelnachweis der beruflichen Kosten einen laufenden Barzuschuss dafür zahlt, dass dieser seinen privaten PC beruflich nutzt.

Der Arbeitnehmer muss seine beruflich veranlassten Aufwendungen für den Computer als Werbungskosten geltend machen (vgl. nachfolgend unter Nr. 5).

Für Barzuschüsse zur Internetnutzung gibt es Sonderregelungen, und zwar folgende:

Nutzt der Arbeitnehmer seinen Internetzugang auch für berufliche Zwecke, kann der Arbeitgeber steuerfreien Auslagenersatz nach der sog. Telefonkostenregelung zahlen (vgl. die Erläuterungen beim Stichwort „Telefonkosten“ unter Nr. 2).

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Ohne Rücksicht auf die berufliche oder private Nutzung hat der Arbeitgeber auch die Möglichkeit, Barzuschüsse zur Internetnutzung pauschal mit 25 % zu besteuern, wenn die Zuschüsse zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG). Die Pauschalbesteuerung mit 25 % löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus (§ 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV[198]).

Die Pauschalierungsmöglichkeit mit 25 % ist also nicht davon abhängig, ob der Arbeitnehmer seinen privaten PC mit Internetanschluss auch beruflich nutzt. Voraussetzung ist lediglich, dass dem Arbeitnehmer überhaupt solche Aufwendungen entstehen. Zu den pauschalierungsfähigen Aufwendungen für die Internetnutzung gehören

 die laufenden Kosten (Grundgebühr und die laufenden Gebühren für die Internetnutzung, Flatrate),

 Barzuschüsse zu den Einrichtungskosten für den Internetzugang (z. B für den Anschluss, ein Modem, einen Router und auch Zuschüsse zu den Anschaffungskosten des internetfähigen Personalcomputers; R 40.2 Abs. 5 Satz 6 LStR).

Falls der Zuschuss 50 € monatlich nicht übersteigt, sind die Anforderungen an den Nachweis der dem Arbeitnehmer entstehenden Aufwendungen gering. Nach R 40.2 Abs. 5 Satz 7 LStR kann der Arbeitgeber den vom Arbeitnehmer erklärten Betrag für die laufende Internetnutzung (Gebühren) pauschal besteuern, soweit der erklärte Betrag 50 € im Monat nicht übersteigt.[199] Die Erklärung muss der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufbewahren. Hat der Arbeitnehmer eine falsche Erklärung abgegeben, droht dem Arbeitgeber keine Haftung. Etwaige Mehrsteuern würden beim Arbeitnehmer nacherhoben.

Folgende Gestaltung der Erklärung erfüllt u.E. die steuerlichen Anforderungen:

Erklärung

zur Pauschalierung der Lohnsteuer für Barzuschüsse zur Internetnutzung mit 25 % nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 EStG

(Beleg zum Lohnkonto)

Arbeitgeber:

Name der Firma

Anschrift:

Arbeitnehmer

Name, Vorname

Anschrift:

Ich versichere hiermit, dass mir Aufwendungen für die laufende Internetnutzung in Höhe von € monatlich entstehen. Ich verpflichte mich, dem Arbeitgeber unverzüglich Anzeige zu erstatten, wenn meine Aufwendungen für die Internetnutzung den angegebenen Betrag unterschreiten.

Datum

Unterschrift des Arbeitnehmers

Eine Pauschalierung mit 25 % setzt in jedem Fall voraus, dass die Barzuschüsse des Arbeitgebers zusätzlich zu dem Arbeitslohn gewährt werden, den der Arbeitgeber schuldet, wenn keine Zuwendung erfolgen würde. Gehaltsumwandlungen eröffnen hier somit nicht die Möglichkeit der Pauschalierung (vgl. nachfolgend unter Nr. 3 Buchstabe b).

Beispiel A

Ein Arbeitgeber zahlt einem leitenden Angestellten einen monatlichen Zuschuss zur Internetnutzung in Höhe von 50 €, da der Arbeitnehmer eine Erklärung abgegeben hat, dass ihm monatlich Kosten in dieser Höhe für die Internetnutzung entstehen. Der Barzuschuss gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Lohnsteuer kann mit 25 % pauschaliert werden. Es ergibt sich folgende Berechnung der Pauschalsteuern:

monatlicher Zuschuss (12 × 50 €)	600,— €
pauschale Lohnsteuer (25 % von 600 €)	150,— €
Solidaritätszuschlag (5,5 % von 150 €)	8,25 €
Kirchensteuer (z. B. in Bayern 7 % von 150 €)	10,50 €
Steuerbelastung insgesamt	168,75 €

Die Pauschalierung der Lohnsteuer mit 25 % löst nach § 1 Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 SvEV[200] Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus.

Will der Arbeitgeber mehr als 50 € monatlich erstatten und mit 25 % pauschalieren, muss der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten die entstandenen Aufwendungen im Einzelnen nachweisen (R 40.2 Abs. 5 Satz 9 i. V. m. R 3.50 Abs. 2 Satz 2 LStR). Der sich danach ergebende monatliche Durchschnittsbetrag darf der Pauschalierung für die Zukunft so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern. Eine solche Änderung kann sich z. B. durch eine Veränderung der Höhe der Aufwendungen oder der beruflichen Tätigkeit ergeben.

Nutzt der Arbeitnehmer seinen Internetzugang auch für berufliche Zwecke, kann der Arbeitgeber sowohl steuerfreien Auslagenersatz nach der sog. Telefonkostenregelung als auch pauschalbesteuerte Internetzuschusszahlungen gewähren. Beide Steuervergünstigungen können nebeneinander angewandt werden. Bezahlt der Arbeitgeber steuerfreien Auslagenersatz nach der für den steuerfreien Arbeitgeberersatz von Telefonkosten geltenden Kleinbetragsregelung in Höhe von z. B. 20 € monatlich (vgl. die Erläuterungen beim Stichwort „Telefonkosten“ unter Nr. 2 Buchstabe d), erhöhen sich die erforderlichen laufenden Internetkosten, für die der Arbeitnehmer eine schriftliche Bestätigung dem Arbeitgeber vorzulegen hat, auf den Mindestbetrag von 70 € pro Monat, um gleichzeitig die Pauschalbesteuerung im Rahmen der 50-Euro-Grenze ausschöpfen zu können.

Möchte der Arbeitgeber von ihm gezahlte Zuschüsse zu den Anschaffungskosten eines PC mit 25 % pauschal besteuern, hat der Arbeitnehmer entsprechende Nachweise zu den ihm entstandenen Anschaffungskosten vorzulegen, die vom Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufbewahrt werden sollten.

Beispiel B

Arbeitgeber A bezuschusst die Anschaffung privater PC's seiner Arbeitnehmer zu 50 %. Arbeitnehmer B erwirbt privat eine neue PC-Anlage für 2000 €. Nach Vorlage der Rechnung erhält er von A einen Zuschuss in Höhe von 1000 €.

Der Zuschuss von 1000 € kann mit 25 % pauschal besteuert werden und ist dann beitragsfrei. A hat die von B vorgelegte Rechnung als Beleg zum Lohnkonto des B aufzubewahren.

Soweit die pauschal besteuerten Barzuschüsse auf Werbungskosten entfallen, ist ein Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer grundsätzlich ausgeschlossen. Die Finanzverwaltung lässt allerdings zugunsten des Arbeitnehmers zu, dass die pauschal besteuerten Zuschüsse zunächst auf die privat veranlassten Kosten angerechnet werden. Darüber hinaus wird bei Zuschüssen bis zu 50 € monatlich von einer Anrechnung der pauschal besteuerten Zuschüsse auf die Werbungskosten des Arbeitnehmers generell abgesehen (R 40.2 Abs. 5 Sätze 11 und 12 LStR).