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Gemäß dem Grundsatz der Technologieneutralität nach ErwG 15 wird auch die manuelle Datenvereinbarung erfasst, sofern die manuell erhobenen Daten in einem Dateisystem gespeichert werden oder gespeichert werden sollen. Der Begriff des Dateisystems ist wiederum unter Rückgriff auf Art. 4 zu bestimmen. Hier wird der Begriff unter Nr. 6 beschrieben wird als „strukturierte Sammlung personenbezogener Daten, die nach bestimmten Kriterien zugänglich ist, unabhängig davon, ob sie zentral, dezentral oder nach funktionalen oder geografischen Gesichtspunkten geordnet geführt wird“.[9] Die Formulierung stimmt insoweit mit Art. 2 lit. c DSRL überein, der als Ausgangspunkt aber noch den Begriff der Datei zugrunde legte; entsprechend war auch eine Vorfassung im Gesetzgebungsverfahren formuliert. Der Begriff „Dateisystem“ entspricht dem des „filing system“ in der englischen Fassung.

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Damit fällt eine manuelle Datenerhebung, die nicht im weitesten Sinne darauf ausgerichtet ist, die Daten in ein entsprechendes System zu überführen, trotz ihrer persönlichkeitsrechtsrelevanten Auswirkungen nicht in den Anwendungsbereich der DS-GVO.[10] Eine Weiterverarbeitung von Daten auf dem Papier wäre so jedenfalls nicht erfasst, wenn sie bspw. in einer unsortierten Akte zusammengefasst werden. Sobald aber Daten in einer nach bestimmten Kriterien sortierten – wenn auch analogen – Ablage zusammengefasst werden, etwa in Karteikartensystemen oder in nach festgelegten Gesichtspunkten geführten Personal- oder Krankenakten, liegt eine Speicherung i.S.d. Art. 2 Abs. 1 vor.[11] Die Anforderungen an den Umstand, dass Daten „gespeichert werden sollen“, sind nicht zu hoch anzusetzen. Hierzu ist insbesondere keine zielgerichtete Absicht im Moment der manuellen Datenerhebung vonnöten. Es reicht aus, dass die Möglichkeit in Betracht gezogen wird; ebenso schadet nicht, dass die Entscheidung über die Speicherung erst noch von einer übergeordneten Stelle getroffen werden muss.