Читать книгу Продавец привычек. Основы управления специализированной розницей - - Страница 15

Ведение современного, легального бизнеса невозможно без использования цифровых технологий. Электронный документооборот и квалифицированная электронная подпись – это не опция, а стандарт де-факто, который экономит ваше время, деньги и обеспечива- ет юридическую защищенность.

Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен юридически значимыми документами в электронном виде через специальных операторов, входящих в сеть доверия ФНС России.

Как это работает?

1.      Вы и ваш контрагент (например, поставщик) подключаетесь к сервису ЭДО.

2.      Вы создаете документ (счет-фактуру, УПД, акт, договор) и подписываете его своей электронной подписью.

3.      Через оператора ЭДО документ за секунды отправляется контрагенту.

4.      Контрагент получает уведомление, проверяет вашу подпись и подписывает документ своей.

5.      Оператор присваивает документу статусы («Отправлен»,

«Получен», «Подписан», «Отклонен»), позволяя вам в любой момент отследить его судьбу.

Ключевые преимущества ЭДО для вашего бизнеса:

•      Скорость: Документы доставляются за секунды, а не дни.

•      Экономия: отсутствуют расходы на бумагу, печать и почтовые отправления.

•      Порядок и контроль: Все документы хранятся в едином облачном архиве с пожизненным доступом. Вы всегда видите, кто и когда подписал документ.

•      Юридическая сила: Электронный документ, подписанный КЭП, равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью. Его принимают налоговые органы и суды.

•      Интеграция: Современные сервисы ЭДО интегрируются с популярными системами учета (например, «МойСклад»), что позволяет автоматизировать создание и отправку документов.

•      Роуминг: Возможность обмена документами с контрагентами, которые используют других операторов ЭДО.

Квалифицированная электронная подпись (КЭП) – это цифровой аналог вашей собственноручной подписи и печати, имеющий полную юридическую силу.

Для чего она нужна предпринимателю в табачном ритейле?

●            Подписание документов в системах ЭДО (накладные, акты, УПД).

●            Сдача электронной отчетности в ФНС, ПФР и другие госорганы.

●      Участие в электронных торгах.

●      Работа с порталом Госуслуг для бизнеса.

●      Регистрация онлайн-касс в ФНС.

Как и где получить КЭП?

1.      Обратиться в аккредитованный Минцифры России Удостоверяющий Центр. Их список можно найти на официальном сайте.

2.      Предоставить документы:

○      Паспорт гражданина РФ.

○      СНИЛС.

○      ИНН.

○      Выписка из ЕГРИП (для ИП) или ЕГРЮЛ (для ООО).

3. Приобрести сертифицированный носитель (токен). Это USB-устройство, на которое записываются ключи подписи. Ключи нельзя скопировать или извлечь, что гарантирует их защиту.

Срок действия КЭП обычно составляет 12-15 месяцев, после чего ее необходимо продлевать.

Система «Честный ЗНАК» – это национальная система цифровой маркировки и прослеживаемости товаров. Ее цель – борьба с контрафактом и нелегальным оборотом продукции.

Что подлежит маркировке в вашем магазине?

Обязательной маркировке подлежит вся никотинсодержащая продукция: табак, электронные сигареты, жидкости, а также жевательный табак.

Как работает цикл маркировки?

1.      Производитель наносит на товар уникальный код DataMatrix и регистрирует его в системе.

2.      Дистрибьютор/Поставщик отгружает товар вам, операцией

«Перевод владения» внося изменения в систему.

3.      Вы (ритейлер) принимаете товар на свой склад, сканируя коды. Система фиксирует, что товар поступил к вам.

4.      Продажа. На кассе вы сканируете код еще раз. Онлайн-касса передает данные в ОФД, который, в свою очередь, сообщает в «Честный ЗНАК», что товар выведен из оборота.

Важно! Работа с маркированным товаром требует обязательного использования ЭДО с вашими поставщиками для получения электронных накладных (УПД) со списками кодов маркировки. Без этого вы не сможете легально принять товар.

Контрольно-кассовая техника (ККТ).

Онлайн-касса (ККТ) – устройство, которое фиксирует расчеты, формирует чеки и в режиме реального времени передает данные о каждой операции в налоговую службу через оператора фискальных данных (ОФД).

Основные типы онлайн-касс:

•      Автономные кассы:

Плюсы: Мобильность, работа от аккумулятора, не требуют подключения к компьютеру, простота настройки.

Минусы: Ограниченный размер товарной базы, неудобное редактирование номенклатуры (часто с калькуляторной клавиатуры), сложность интеграции с системами учета.

Для кого: Идеальны для старта или для формата «островков» в торговых центрах.

•      Модульные кассы (Фискальный регистратор + ПО):

Плюсы: Полная интеграция с системами учета («МойСклад» и др.), удобное управление товарной базой с компьютера/планшета, масштабируемость.

Минусы: Привязанность к месту, более сложная первоначальная настройка.

Для кого: Оптимальный выбор для стационарного магазина, планирующего автоматизацию и рост.

Совет: для табачного магазина с широким и часто меняющимся ассортиментом модульная касса (фискальный регистратор) является наиболее предпочтительным вариантом, так как позволяет легко синхронизировать номенклатуру с вашей системой учета и избежать ручного ввода сотен товарных позиций.

Внедрение ЭДО, получение КЭП, регистрация в «Честном ЗНАКе» и выбор правильной онлайн-кассы – это взаимосвязанные и обязательные шаги для запуска легального и масштабируемого бизнеса в табачном ритейле. Эти инструменты формируют цифровой фундамент, который обеспечит вам прозрачность, безопасность и эффективность с первого дня работы.