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30. Tipp: Sinnvolle Mailkultur spart Zeit

Die Erfahrung zeigt in vielen Unternehmen ein grauenvolles Bild der Mailkultur.

In eine (1) Email wird alles reingepackt, was gerade zum Schreiben da ist, z. b. echte Informationen, privat kurz was über’s Wochenende, Hinweis zum nächsten Meeting, Bitte um eine Änderung in den Stammdaten, Auskunft über Kundenanfrage, Frage nach gemeinsamen Mittagessen, kopierter Text aus einer anderen Mail, ..

Auf den ersten Blick mag das wie eine gelungene Arbeit wirken.

Alles Aktuelle steht im Mail drin, sämtliche Aufgaben sind erledigt.

Nun kann der Sender auf die Antwort warten.

Der Empfänger bekommt diese Email und bearbeitet sie.

Seine Antworten stehen sowohl im selbst geschriebenen Text und als auch hinein geflickt zwischen den Fragen des Verfassers.

So geht das Drama, bzw. das Mail, hin und her.

Keiner merkt, wie unpraktisch diese Mailkultur ist.

Keiner will sehen, wie teuer diese Mailkultur ist.

Es kostet Zeit, weil der Empfänger manches überliest.

Es kostet Zeit, weil der Empfänger deshalb etwas nicht bearbeitet.

Es kostet Zeit, weil der Sender somit keine Antwort bekommt.

Es kostet Zeit, weil der Sender wiederum seinerseits nachfragen muss.

Es kostet Zeit, weil jeder auf die Rückinfo des anderen wartet.

Es kostet Zeit, weil jeder sucht, vergisst, nachfragt, Mail noch mal sendet, …

So lange wie Sammel-Mails geschrieben und bearbeitet werden,

gehen pro Mitarbeiter jeden Monat mindestens 10 Stunden Arbeits-Zeit sinnlos verloren.

Einfache Rechenübung:

Stundenlohn x 10 Stunden x Anzahl Mitarbeiter = in jedem Fall viel zu viel.

Was ist zu tun?

Schreiben Sie in ein Mail nur ein Thema.

Schreiben Sie Ihre Antwort zu einem Thema nur in eine Email.

Nur so können Sie einfach nachverfolgen, welche Aufgaben Sie erledigt haben.

Das spart Zeit, die Sie besser für Ihre Kundenpflege verwenden.

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