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Lección 8. Crear libros usando plantillas

De forma predeterminada, al instalar en el equipo la suite de programas Microsoft Office 2010 se instalan también un gran número de plantillas de documentos que el usuario podrá utilizar como base para diseñar sus creaciones. Esas plantillas instaladas se muestran en la sección Plantillas de Office.com de la nueva vista Backstage y se organizan por categorías, en función de su finalidad. Pero además de las plantillas instaladas, el usuario puede utilizar también sus propias plantillas, usando la opción Mis plantillas de esa vista, o bien acceder al sitio web de Microsoft y buscar y descargar nuevas plantillas.

RECUERDE

De manera predeterminada, en Windows 7 las plantillas de Microsoft Office se encuentran en el siguiente directorio: Equipo/Disco Local/Archivos de programa/Microsoft Office/Templates/3082.

1 En este ejercicio aprenderemos a crear nuevos libros utilizando las plantillas que Microsoft Office pone a nuestra disposición. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Nuevo. (1)

2 Como ya sabe, la nueva vista Backstage de esta función muestra todas las posibilidades para la creación de nuevos libros. En la sección Plantillas de Office.com puede ver las diferentes categorías de plantillas que se instalan automáticamente con Excel. Además, el campo Buscar plantillas en Office.com le permite realizar una búsqueda de plantillas instaladas por palabra clave. En primer lugar crearemos un nuevo libro usando una de estas plantillas. Para ver otras categorías de plantillas, pulse el botón Más categorías. (2)

3 La vista se actualiza mostrando nuevas categorías de plantillas. Seguro que entre ellas encontrará la que necesita en función de la tarea que vaya a llevar a cabo. En este ejemplo, abra la carpeta Libros pulsando sobre ella. (3)

4 Recuerde que puede regresar en cualquier momento a la vista Backstage para la creación de un nuevo libro pulsando en el vínculo Inicio de la página. En la sección derecha se muestra una vista preliminar de la plantilla seleccionada además de su nombre, su autor, el tamaño de la descarga y su valoración. Mantenga seleccionada la plantilla Libreta de calificaciones electrónica (escuela de enseñanza primaria) y pulse el botón Descargar. (4)

5 Automáticamente se abre la plantilla, a cuyo nombre se le ha añadido el número 1 para indicar que se trata de un nuevo libro basado en plantilla. (5) En este caso puede comprobar que está compuesta por cinco hojas (vea las etiquetas de la parte inferior del Área de trabajo). Utilizando esta base, puede personalizar el libro según sean sus necesidades y guardarlo con otro nombre. Pero practicaremos con el almacenamiento de libros en otra lección. Ahora, para cerrarlo, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Cerrar. (6)

Observe que en la Barra de título del libro aparece el término Modo de compatibilidad para advertir de que la plantilla se creó con una versión anterior a Excel 2010.

También puede cerrar un libro de Excel sin salir del programa pulsando la combinación de teclas Ctrl.+F4.

6 Un cuadro de advertencia nos pregunta si queremos almacenar los cambios realizados en el libro basado en plantilla. Pulse el botón No guardar de este cuadro. (7)

7 De nuevo en el Libro 1 veremos cómo buscar nuevas plantillas en el sitio web de Microsoft. Pulse una vez en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Nuevo.

8 Las plantillas que utilice se irán añadiendo al comando Plantillas recientes de la página Plantillas disponibles. Compruébelo pulsando ese comando.

9 Efectivamente, se muestran en esta sección la plantilla que acabamos de utilizar y el libro a partir del cual creamos otro nuevo en el ejercicio anterior. (8) Además, como veremos más adelante, podrá almacenar sus propios libros como plantillas en la carpeta Mis plantillas para utilizarlos cuando lo necesite como base para nuevos libros. Ahora, como hemos dicho, accederemos al sitio web de Microsoft para buscar plantillas. Haga clic en el icono de Internet Explorer de la Barra de tareas. (9)

Si no dispone del icono de su navegador en la Barra de tareas de Windows, acceda a él desde el menú Inicio. Sepa que puede trabajar con cualquier navegador que tenga instalado en su equipo.

10 Pulse en el icono que precede a la dirección en la Barra de direcciones del navegador, escriba la dirección www.microsoft.es y pulse la tecla Retorno. (10)

11 En la página principal de Microsoft en España, sitúe el puntero del ratón sobre el vínculo Descargas y, en la lista que se despliega, haga clic en la opción Plantillas de Office. (11)

En la zona de descargas del sitio web de Microsoft puede encontrar desde versiones de prueba de los productos de la compañía hasta actualizaciones o programas completos.

12 Ésta es la página de plantillas de Office, en la que puede realizar búsquedas por palabra clave o seguir los vínculos de plantillas. Haga clic en el campo de búsqueda Plantillas, escriba, por ejemplo, la palabra gastos y pulse el botón Buscar. (12)

13 La página se actualiza para mostrar los resultados de la búsqueda. Como puede ver, en la página de plantillas de Microsoft podemos encontrar plantillas de los diferentes programas que componen la suite. Junto a la vista previa de las plantillas se muestra la versión del programa con la que se creó, el número de descargas realizadas y la valoración de los usuarios. Pulse sobre el vínculo Informe de gastos de la primera plantilla. (13)

14 Haga clic en la parte inferior de la Barra de desplazamiento vertical para ver entera la vista previa de la plantilla y pulse el botón Descargar. (14)

La página de plantillas del sitio de web de Microsoft Office ofrece un gran número de plantillas para todos los programas de la suite (Excel, Word, PowerPoint). No dude en acudir a esta página para ahorrar tiempo y esfuerzo al diseñar sus documentos.

15 Se abre así un nuevo libro basado en esta plantilla (vea el nombre del libro en la Barra de título.) (15) Como ve, la utilización de plantillas le permitirá ahorrar tiempo y esfuerzo cuando necesite crear libros de datos complejos con Excel. Para cerrar este nuevo libro, pulse el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

16 Indique que no desea guardar los cambios realizados en el libro pulsando el botón No guardar del cuadro de diálogo que aparece en pantalla.

17 Ahora no hay ningún documento abierto en esta sesión de trabajo con Excel (pero recuerde que disponemos de un libro abierto en un segundo plano.) Cierre esta sesión de trabajo pulsando el botón de aspa de la Barra de título de Excel.

18 Y, para acabar, cierre también el navegador Internet Explorer pulsando el botón de aspa de su Barra de título y sitúese en la ficha Inicio del Libro 1 pulsando en su correspondiente pestaña. (16)