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Lección 10. Guardar un libro

Como en la mayoría de programas, los libros de Excel, tanto si se trata de nuevas creaciones como de modificaciones sobre trabajos anteriores, no quedan almacenados en el disco duro del ordenador hasta que el usuario ejecuta la orden de guardar. La primera vez que se realiza esta operación, el programa lanza el cuadro de diálogo Guardar como, en el que se debe especificar un nombre y una ubicación para el archivo. En ocasiones posteriores, cuando ya se han establecido las condiciones de almacenamiento, el programa actúa de diferente modo y guarda directamente el archivo en el mismo lugar donde se hallaba y con el mismo nombre. Entonces, tan sólo es necesario activar el comando o el icono Guardar. En el caso de intentar cerrar el archivo o el programa sin haber ejecutado oportunamente la operación de Guardar tras haber creado un libro nuevo o haber modificado uno existente, Excel emite un mensaje de aviso y ofrece la posibilidad de guardar los cambios en ese momento.

1 En este ejercicio le mostraremos los diferentes procedimientos que puede seguir para almacenar un libro de Excel en su equipo. Nos encontramos ante un nuevo libro en blanco que todavía no hemos guardado. Para llevar a cabo esa acción, podemos usar el icono Guardar, representado por un disquete en la Barra de herramientas de acceso rápido, o la opción Guardar del nuevo menú Archivo. Pulse el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. (1)

Recuerde que puede agregar iconos a la Barra de herramientas de acceso rápido desde el cuadro de opciones de Excel.

2 Al ser la primera vez que realizamos la acción de guardado con este libro, se abre el cuadro de diálogo Guardar como, en el que debemos asignar un nombre al documento y especificar en qué lugar del equipo queremos almacenarlo. De manera predeterminada, se muestra seleccionada como ubicación de destino la Biblioteca Documentos. En el campo Nombre de archivo, escriba el término Precios.

3 Observe que en el cuadro Guardar como aparecen también algunos de los metadatos que hemos visto en el panel de propiedades del documento, en concreto el autor y las etiquetas. Mantenga seleccionada la carpeta Documentos y pulse el botón Guardar. (2)

4 Puede ver ahora el nombre que hemos asignado al libro en la Barra de título. Éste se ha almacenado con la extensión .xlsx propia de los documentos creados con Excel 2010. (3) A partir de ahora, las modificaciones que se realicen en este libro se almacenarán en la ubicación indicada cuando pulse el icono Guardar, la combinación de teclas Ctrl.+G o la opción Guardar del menú Archivo, sin que aparezca el cuadro Guardar como. Vamos a comprobarlo. En la celda A1 escriba en mayúsculas la palabra REFERENCIA y pulse la tecla Retorno para confirmar la entrada. (4)

Para escribir en una celda, primero deberá seleccionarla pulsando sobre ella.

5 Para guardar este cambio, pulse esta vez en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar. (5)

6 Aparentemente no ha ocurrido nada, pero se ha almacenado la versión actualizada del libro con el nombre y en la ubicación que hemos establecido antes en el cuadro Guardar como. Sepa que en cualquier momento puede volver a acceder a ese cuadro si desea guardar en otra ubicación o con otro nombre una copia del libro con el que está trabajando; para ello deberá utilizar la opción Guardar como del nuevo menú Archivo. Veremos ahora cómo almacenar un libro con formato de plantilla para poder utilizarlo siempre que lo necesite como base para nuevos libros. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Guardar como. (6)

7 De nuevo en el cuadro Guardar como, debemos seleccionar el tipo de archivo adecuado en el campo Tipo. Pulse en el botón de ese campo y elija la opción Plantilla de Excel (*.xltx). (7)

Como ve, es posible almacenar un libro de Excel en múltiples formatos.

8 Automáticamente cambia la ubicación de destino para el archivo, pasando a ser la carpeta Plantillas incluida en el directorio Microsoft de la carpeta de usuario. Para cambiarla, seleccione en el árbol de la izquierda la biblioteca Documentos (8) y pulse el botón Guardar.

9 Ahora el documento activo es el que acabamos de guardar con formato de plantilla, como puede comprobar viendo su nombre en la Barra de título. Ciérrelo pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (9)

10 Para volver a nuestro libro de ejemplo. Pulse en la pestaña Archivo y, en la vista Backstage de la función Reciente, seleccione el libro Precios.xlsx. (10)

Si desea que la lista de documentos recientes se muestre siempre en el nuevo menú Archivo, bajo el comando Reciente, debe activar la opción Obtener acceso rápido a este número de libros recientes que aparece en la parte inferior de la vista Backstage del comando Reciente y especificar dicho número.

11 Aunque debe guardar a menudo el archivo con el que está trabajando para evitar pérdidas de datos debidas a cortes del suministro eléctrico u a otros problemas o errores del sistema, existe una opción en los programas de Office que guarda automáticamente los archivos con la frecuencia especificada. Veamos cómo configurarla. Pulse en la pestaña Archivo y haga clic en el comando Opciones. (11)

12 En el cuadro Opciones de Excel, pulse sobre la categoría Guardar. (12)

13 Recuerde que en ningún caso la función Autorrecuperación debe ser utilizada para reemplazar a la tarea de guardar manualmente el trabajo realizado. Puede ver que por defecto se encuentra activada la opción Guardar información de Autorrecuperación cada 10 minutos. (13) Para cambiar esa frecuencia, haga doble clic en el campo numérico y escriba el valor 7. (14)

En la categoría Guardar del cuadro Opciones de Excel puede configurar un gran número de opciones relacionadas con el almacenamiento de archivos.

14 En este apartado puede cambiar también la ubicación en la que se almacenan por defecto los archivos de autorrecuperación y los archivos en general, así como su formato. Además, puede deshabilitar la autorrecuperación para este libro. Mantenga el resto de opciones tal y como se muestran y pulse el botón Aceptar para aplicar el cambio y dar por acabado este ejercicio.

RECUERDE

Para poder recuperar versiones de un libro que no se han guardado, debe activar la opción Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar, que estará activa si tiene habilitada la función de autorrecuperación.