Читать книгу Manual de Excel 2010 - MEDIAactive - Страница 19

Lección 12. Guardar un libro con formato de Excel 97-2003

Los libros creados con Excel 2010 tienen la extensión .xlsx; en dicha extensión, la letra x se refiere al formato XML abierto de Microsoft Office, con el que trabajan también Word 2010 y PowerPoint 2010 y que facilita la integración de orígenes de datos externos, reduce los tamaños de archivos y mejora la recuperación de datos. Sin embargo, este cambio en la extensión de los archivos respecto a versiones anteriores a Excel 2007 no impide que un documento creado en versiones anteriores a esa pueda ser abierto en Excel 2010 y viceversa, ni que un documento creado con Excel 2010 pueda ser almacenado con el formato de las versiones de Excel 97-2003.

1 En el sencillo ejercicio que proponemos a continuación, aprenderemos a guardar de dos maneras diferentes el libro creado en Excel 2010 Festival.xlsx con el formato correspondiente a las versiones 97-2003 de la aplicación. Para empezar, haga clic en la pestaña Archivo y pulse sobre la opción Guardar como. (1)

También puede acceder al cuadro de diálogo Guardar como pulsando la tecla de función F12.

2 Se abre de este modo el cuadro de diálogo Guardar como, con el que hemos practicado ya en lecciones anteriores. Como hemos dicho en la introducción, desde Excel 2007 la nueva extensión para los documentos creados con el programa es .xlsx, mientras que el formato para documentos creados con versiones anteriores es .xls. Se trata, pues, de que seleccionemos ese formato en el apartado Guardar como tipo de este cuadro. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tipo, que muestra por defecto la opción Libro de Excel (*.xlsx).

3 Aparecen ahora todos los formatos con que puede ser guardado este documento. Seleccione la opción Libro de Excel 97-2003 (*.xls). (2)

4 Tenga en cuenta que al guardar el documento con este formato dispondrá de dos archivos con el mismo nombre, uno con extensión .xls y otro con extensión .xlsx. Pulse el botón Guardar.

5 Ahora el libro abierto tiene la extensión .xls, como puede comprobar en su Barra de título. (3) Pulse nuevamente en la pestaña Archivo.

6 Observe que al trabajar con un documento en formato de Excel 97-2003 aparece una nueva opción en la vista Backstage del comando Información. Se trata de la opción Convertir, que nos permite cambiar nuevamente este documento para convertirlo al formato de Excel 2010 y poder trabajar así con las nuevas características de la aplicación. Pulse el botón Convertir. (4)

7 Nuevamente accedemos al cuadro Guardar como, en el que ya se encuentra seleccionado el tipo de archivo Libro de Excel con el formato propio de las versiones 2007 y 2010. Pulse el botón Guardar. (5)

8 Puesto que ya disponemos de un libro con ese nombre y ese formato almacenado en nuestra carpeta Documentos, pulse el botón No del cuadro que le pregunta si desea reemplazarlo por éste. (6)

9 Salga del cuadro Guardar como pulsando el botón Cancelar y cierre el libro Festival.xls pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

RECUERDE

Los usuarios que trabajan con versiones anteriores a Excel 2010 pueden abrir documentos creados con esta versión del programa si disponen de un convertidor de archivos que podrán descargar desde el sitio web de Office.

10 Ahora convertiremos el libro Precios.xlsx que hemos creado y guardado en una lección anterior al formato de Excel 97-2003 siguiendo otro procedimiento. Abra ese libro, pulse en la pestaña Archivo y haga clic en la opción Compartir. (7)

11 En este comando se encuentran las funciones que permiten compartir libros con otros usuarios y modificar el tipo de archivo. Pulse en la opción Cambiar el tipo de archivo. (8)

12 En la vista Backstage de esta función aparecen todos los tipos de archivo a los que se puede convertir un libro. Seleccione el tipo de archivo Libro de Excel 97-2003 (*.xls). (9)

Los archivos creados en Excel 2010 usan usando los formatos de archivo basados en XML por lo que pueden abrirse en Excel 2007 sin complementos especiales ni pérdida de funcionalidad.

13 Nuevamente aparece el cuadro Guardar como, mostrando ya ese tipo de archivo en el campo Tipo. Para almacenar una copia del libro Precios en la biblioteca Documentos y con el formato de Excel 97-2003, pulse el botón Guardar.

14 Ahora el libro tiene la extensión .xls. Como ha podido comprobar, los procesos para guardar un documento de Excel 2010 con el formato de versiones anteriores no revisten dificultad alguna. Para acabar, recuperaremos el libro Festival con su formato original usando para ello la utilidad Documentos recientes. Cierre el libro Precios.xls pulsando el botón de aspa situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones.

15 Haga clic en la pestaña Archivo, pulse en la opción Reciente y, en la lista de libros recientes, pulse sobre el libro Festival.xlsx para abrirlo.