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Lección 3. La Cinta de opciones

La Cinta de opciones es otro de los componentes de la interfaz del programa que se presentó como novedad en Excel 2007. Sustituye a los antiguos menús y barras de herramientas e incluye, distribuidos en fichas, los comandos necesarios para trabajar con libros. Cada ficha de la Cinta de opciones está relacionada con una actividad concreta (diseñar una página, insertar elementos, modificar la vista) y muestra a su vez grupos lógicos de herramientas para facilitar su localización. Para ahorrar espacio en el Área de trabajo, algunas fichas únicamente se muestran cuando son necesarias; estas fichas se denominan Fichas contextuales y se caracterizan por mostrar pestañas de diferentes colores. Excel 2010 ofrece un alto nivel de personalización para la Cinta de opciones permitiendo mostrar u ocultar fichas, minimizarla para que haya más espacio disponible en pantalla, añadirle grupos personalizados que contengan comandos usados frecuentemente, etc.

RECUERDE

Por defecto, en la ficha Personalizar la Cinta del cuadro Opciones de Excel aparecen las fichas principales de este elemento. Para verlas todas deberá seleccionar la opción Todas las fichas en el campo Personalizar la Cinta de opciones.

1 En este ejercicio trabajaremos con la Cinta de opciones, en la que se agrupan todas las herramientas para trabajar con libros de Excel. Este elemento de la interfaz del programa se encuentra por defecto, en estado expandido, debajo de la Barra de herramientas de acceso rápido. Veamos en primer lugar cómo minimizarlo. Pulse el botón con una punta de flecha hacia arriba situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. (1)

2 Como puede ver, cuando la Cinta de opciones se minimiza, únicamente se muestran los nombres de las pestañas. Sepa que también puede minimizarla y maximizarla pulsando la combinación de teclas Ctrl.+F1. Para mostrar las herramientas de una ficha, basta con pulsar sobre su correspondiente pestaña. Haga clic, por ejemplo, sobre la pestaña Insertar (2) y, para ocultar nuevamente las herramientas de esta ficha, vuelva a pulsar sobre esa misma pestaña. (3)

3 Para maximizar la Cinta puede volver a pulsar el botón de punta de flecha o la combinación de teclas Ctrl.+F1, hacer doble clic sobre cualquiera de las pestañas o desactivar la opción Minimizar la Cinta de su menú contextual. Haga doble clic sobre la pestaña Inicio.

4 En Excel 2007 ya era posible personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido añadiéndole comandos, sin embargo no se podían crear ni personalizar fichas en la Cinta de opciones. Una de las novedades de Excel 2010 consiste precisamente en la posibilidad de personalizar en gran medida la Cinta, modificando las fichas integradas y creando fichas y grupos propios según sean las necesidades del usuario. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y, del menú contextual que se despliega, elija la opción Personalizar la Cinta. (4)

También puede acceder a la categoría Personalizar Cinta del cuadro Opciones de Excel desde ese cuadro, que se abre al elegir el comando Opciones del menú Archivo.

5 Se abre el cuadro Opciones de Excel mostrando activa la categoría Personalizar Cinta. Puede usar la lista Personalizar la cinta de opciones para agregar, quitar, reordenar e incluso cambiar el nombre de las fichas, grupos y comandos. Las fichas principales que se muestran por defecto en la Cinta están marcadas con un signo de verificación. Para añadir la ficha Programador, haga clic en su casilla de verificación y pulse el botón Aceptar. (5)

Algunas de las fichas que aparecen activadas en la lista son fichas de herramientas contextuales que sólo aparecen cuando son necesarias para editar determinados elementos; es el caso de la ficha Eliminación de fondo.

6 Vea cómo la ficha se añade a la Cinta. (6) Haga clic nuevamente con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Inicio y pulse en la opción Personalizar la Cinta.

7 Desactive la ficha Programador pulsando en su casilla de verificación y haga clic en la parte derecha de la Barra de desplazamiento horizontal.

8 Usando los botones de flecha que aparecen a la derecha de la lista de fichas puede cambiar su orden en la Cinta de opciones. Seleccione la ficha Diseño de página en la lista de fichas principales y pulse el botón de punta de flecha que señala hacia arriba para que se coloque por encima de la ficha Insertar. (7)

9 Como hemos dicho, en Excel 2010 puede personalizar el área de trabajo según sean sus preferencias añadiendo a la Cinta de opciones fichas y grupos de herramientas con los que trabaje habitualmente. Veamos cómo hacerlo. Pulse el botón Nueva pestaña.

RECUERDE

Tenga en cuenta que, por defecto, la ficha Complementos es para comandos que estaban disponibles como complementos de Microsoft Office 2007 y versiones anteriores. No es posible agregar, quitar o cambiar el orden de los comandos en la ficha Complementos.

10 Se añade a la lista de fichas principales una nueva, llamada por defecto Nueva pestaña (personalizada) que incluye un grupo también denominado Nuevo grupo (personalizado). Antes de añadir el grupo y las herramientas a la nueva pestaña, le cambiaremos el nombre. Seleccione con un clic la pestaña Nueva pestaña (personalizada) y pulse el botón Cambiar nombre. (8)

11 Se abre de este modo el cuadro Cambiar nombre, en el que debemos sustituir el nombre por defecto por el que nos interese. En el campo Nombre para mostrar escriba, por ejemplo, la palabra Libro y después pulse el botón Aceptar. (9)

12 Una vez cambiado el nombre de la pestaña personalizada, añadiremos al grupo incluido en ella dos herramientas. Seleccione el grupo Nuevo grupo y haga clic en la parte izquierda de la Barra de desplazamiento horizontal para ver la lista de comandos.

13 Seleccione el comando Abrir y pulse el botón Agregar.

14 Vea cómo la herramienta seleccionada se añade al grupo de la pestaña que estamos creando. Seleccione también la herramienta Abrir archivo reciente y pulse el botón Agregar. (10)

15 De este modo podemos ir añadiendo grupos y herramientas a nuestra nueva ficha. Para ver su aspecto en la Cinta de opciones, pulse el botón Aceptar.

16 Efectivamente, ahora la ficha Diseño de página se muestra en segundo lugar y, a continuación, aparece nuestra nueva ficha Libro. Pulse sobre su pestaña y compruebe que las herramientas que hemos seleccionado se han agregado correctamente al nuevo grupo. (11)

17 Para acabar este ejercicio en el que ha podido comprobar las interesantes opciones de personalización de la Cinta que ofrece Excel 2010 recuperaremos su configuración original. Haga clic con el botón derecho del ratón sobre la pestaña Libro y pulse en el comando Personalizar la Cinta.

18 Recuerde que puede ocultar fichas en la Cinta desactivándolas en la lista o bien quitarlas definitivamente pulsando el botón Quitar y tenga en cuenta también que las opciones de personalización se pueden aplicar también sobre las fichas de herramientas contextuales. Pulse el botón Restablecer.

19 Este comando incluye una opción que permite restablecer únicamente la ficha de la Cinta que se haya modificado y se encuentre seleccionada o bien restablecer todas las personalizaciones realizadas. Elija la opción Restablecer todas las personalizaciones. (12)

20 En el cuadro de advertencia que aparece, pulse el botón Sí para que se eliminen todas las personalizaciones de la Cinta de opciones que hemos llevado a cabo. (13)

Al elegir la opción Restablecer todas las personalizaciones, restablecerá la Cinta de opciones y la Barra de herramientas de acceso rápido a la configuración predeterminada.

21 Compruebe que la Cinta de opciones vuelve a mostrar sus fichas predeterminadas y en su orden original. Para acabar el ejercicio, pulse el botón Aceptar del cuadro Opciones de Excel.