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Ein wichtiges Ziel bei der Beschaffungsoptimierung ist, den Lagerbestand und die Beschaffung von Material kostenoptimal zu gestalten. Hierzu ist es zunächst erforderlich, dass der Bestand mengen- und wertmäßig erfasst wird, zum Beispiel im Zuge der jährlichen Inventur (das heißt bei der Bestandsaufnahme aller Vermögenswerte eines Unternehmens). Zu unterscheiden sind dabei die folgenden Bestandsformen:

 Lagerbestand: Materialbestand, wie er zum Beispiel durch eine Inventur festgestellt wird

 Verfügbarer Bestand: Bestand, über den derzeit frei verfügt werden kann, das heißt der Lagerbestand, zuzüglich schon getätigter Bestellungen und abzüglich schon angekündigter Materialreservierungen für bestimmte Verwendungen

 Sicherheitsbestand: Die sogenannte eiserne Reserve, das heißt die Materialmenge, die als Sicherheit mindestens immer zur Verfügung stehen und auf Lager sein sollte

 Meldebestand (auch Bestellpunkt genannt): Materialmenge im Lager, bei der eine Bestellung ausgelöst wird

 Maximalbestand: Materialmenge, die höchstens gelagert und auf Vorrat gehalten werden kann

Abbildung 2.1 veranschaulicht den Zusammenhang von Bestandszugängen und Bestandsabgängen im Lager. Dabei wird davon ausgegangen, dass der Verbrauch über den Zeitablauf hinweg gleichmäßig erfolgt und der Lagerbestand in gleicher Höhe immer wieder aufgefüllt wird. Zur Optimierung der Bestands- und Beschaffungskosten ist zunächst wichtig zu erfahren, welche Kosten in welcher Höhe anfallen. Für den Materialwirtschaftler ist ferner besonders interessant, wie viel Material wie oft von einer benötigten Materialart bestellt werden soll.

Abbildung 2.1: Lagerbestandsformen im Überblick