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Bei den zu bearbeitenden Themen kann es zwei Sorten geben: Sachthemen und Beziehungsthemen. Sachthemen könnten sein:

 ein neues Konzept zur Kundenbindung erarbeiten

 eine Bereichsstrategie entwickeln

 ein Führungskräfte-Entwicklungsprogramm entwerfen

 kundenfreundliche Ablaufprozesse erstellen

 eine Strategie zur Übernahme der Weltherrschaft ausdenken

Wichtig ist ein Wechsel zwischen Plenums- und Kleingruppenarbeit bei der Erarbeitung von Themen.

Mit Plenum (aus dem Lateinischen) wird die »Vollversammlung«, also die Zusammenkunft aller eingeladenen Workshopteilnehmer, bezeichnet. Im Plenum sollten alle wichtigen Themen verabschiedet werden. Erarbeiten kann man Themen, Ziele und Maßnahmenpläne jedoch viel besser in Kleingruppenarbeit. Hier können in kurzer Zeit Inhalte erarbeitet werden, die dann im Plenum nur noch präsentiert und beschlossen werden. Würde man alles im Plenum erarbeiten, wäre der Workshop viel zu ermüdend und zeitintensiv.

Der Moderator entwickelt die Leitfragen aus den Erwartungen der Teilnehmer und gibt diese den Kleingruppen mit auf die Reise in ihre Gruppenräume oder in die verschiedenen Ecken des Raums. Je nach Thema können diese Fragen beispielweise so formuliert sein:

 Welches sind die Stärken und Schwächen unseres aktuellen Produktportfolios?

 Welche Ziele wollen wir auf dem südamerikanischen Markt erreichen?

 Welche wichtigen Ansprechpartner müssen wir einbinden, wenn unser Projekt erfolgreich sein soll?

Natürlich sollen die Gruppenmitglieder nicht nur nachdenken, sondern auch etwas zu Papier bringen. Dazu eignen sich hervorragend Flipcharts, auf die man großflächig schreiben kann, oder bunte Kärtchen im Format C6, die zusätzlich den Vorteil haben, dass man sie immer wieder neu zusammenstellen kann (siehe »Kartenabfrage« im Abschnitt »Erwartungen klären« weiter vorn in diesem Kapitel).

Wenn es in erster Linie um Beziehungsthemen geht, dann lauten die Fragen etwas anders. Typisch sind Konflikte, die schon so lange schwelen, dass sie von der Sach- auf die Beziehungsebene übergeschwappt sind. Das ist so wie eine nicht richtig behandelte Wunde, die sich entzündet und gar nicht mehr heilen will. Irgendwann sind auch umliegende Funktionen bedroht, und man muss grundsätzlich miteinander sprechen, unter Zuhilfenahme einer kompetenten Moderation.

Eine Moderatorin, die diese Art von Moderation angeht, braucht eine erweiterte Kompetenz. Sie muss insbesondere darauf achten herauszuarbeiten, welche Gefühle mit im Spiel sind. Es können Ärger, Wut, Neid, Missgunst sowie Ängste und Befürchtungen im Raum stehen. Diese Gefühle müssen ausgesprochen werden, aber auf eine Weise, die die Situation nicht verschlimmert. Die Feedbackregeln sowie die Regeln zur Gewaltfreien Kommunikation aus dem Abschnitt »Grundlagen der Kommunikation« weiter vorn in diesem Kapitel bieten hier eine gute Hilfe. Die Moderatorin ermuntert die Parteien auszusprechen, was aus ihrer Sicht geschehen ist und was es bei ihnen verursacht hat. Dabei achtet sie vor allem darauf, dass die vorher abgesprochenen Gesprächsregeln eingehalten werden und keine neuen Verletzungen entstehen.