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CÓMO REALIZAR APORTES EN SUS REUNIONES DE EQUIPO

No siempre será usted quien lidere una reunión, pero, aun así, usted y cada una de las personas que asisten a ella, desempeñan un rol fundamental en lo que hace al éxito de dicha reunión.

A continuación brindamos algunas sugerencias acerca de cómo comunicarse eficazmente en una reunión empresarial.

1. Vaya preparado para la discusión.

Lea el temario antes de la reunión y reflexione sobre su posición con respecto a cada uno de los puntos a tratar. Lleve a cabo las investigaciones necesarias para optimizar sus aportes. De acuerdo con lo que estime adecuado, llame a quien dirija la reunión o a otros miembros del grupo para ver, antes de la junta, cómo pueden funcionar sus ideas.

2. Sea puntual.

Si llega antes de comenzada la reunión, usted logrará cuatro objetivos:

- Transmitirá el mensaje de que asume su compromiso.

- No se perderá nada y podrá realizar aportes con total conocimiento de causa.

- Podrá relacionarse y discutir temas pertinentes a los negocios con otros participantes que lleguen tan temprano como usted.

- Podrá elegir una ubicación favorable.

3. Elija una ubicación favorable.

Cuando llegue, no envíe un mensaje de indiferencia, sentándose lejos de los que han llegado antes que usted. Busque un asiento desde el cual pueda ver bien a la persona que conducirá la reunión, a fin de que su intervención sea vista y debidamente considerada. Siéntese al lado de alguien a quien quisiera conocer mejor, no lo haga frente a la persona que, según sus suposiciones, refutará y descalificará sus ideas.

4. Escuche a los demás.

No se dé el lujo de soñar despierto y no sea grosero poniéndose a trabajar en algo propio durante la intervención de los demás participantes. Cuando alguien esté discutiendo algo que le interesa, no lo interrumpa con sus ideas hasta que el orador no haya terminado de hablar.

5. Elabore sus ideas sobre los comentarios de los demás.

Aporte a la discusión en curso. Elogie las ideas que han precedido a las suyas. No cambie el tema sólo para satisfacer sus propias necesidades; ese tipo de actitud egoísta nunca pasa inadvertido.

6. Aténgase al temario.

Preste atención al punto del temario que se está discutiendo. Cuando otros se desvíen del tema, procure volver a encauzar la discusión. Sin embargo, deberá tener cuidado de no usurpar la autoridad de quien dirija la reunión.

7. Hable, pero no demasiado.

Cuando tenga algo que aportar a los objetivos de la reunión, compártalo. No se guarde sus ideas geniales, pero tampoco monopolice la discusión ni se explaye en exceso. Cuando sospeche que está hablando demasiado, mire a los ojos a los demás participantes. Si le devuelven la mirada, es señal de que su intervención es considerada oportuna y adecuada. Si bajan la vista, eso significa que la cantidad o calidad de sus comentarios no es demasiado bienvenida.

8. Mantenga su optimismo.

Cuando sienta que la discusión está dominada por un espíritu negativo y depresivo, refute a los que siempre lo ven todo “negro”. Procure orientar el grupo hacia lo que se puede hacer, en especial cuando sus miembros se aferren a todos los “imposibles”.

9. Vaya preparado para resolver problemas, no para buscar culpables.

Cuando se discuten los fracasos del grupo, focalice la discusión hacia cómo mejorar en el futuro en lugar de rumiar lo sucedido en el pasado. Una vez que se hayan identificado las causas del fracaso, dirija al grupo hacia los compromisos que asumirá cada uno de sus integrantes para evitar que la historia se repita. Trate de que se critiquen los resultados y no a la gente.

10. Haga frente a lo que considere malas ideas.

Cuando alguien diga algo con lo que usted no está de acuerdo o acerca de algo que usted sabe que no funcionará, dígalo, pero asegúrese de atacar la idea y no a la persona. Es mejor decir “Esta idea no me parece la más adecuada”, que “Me parece que ‘su’ idea no es adecuada”.

11. Ayude al coordinador de la reunión.

Conducir una reunión es una tarea difícil, sobre todo cuando en ella intervienen individuos con un ego muy fuerte. Ayude al conductor de la reunión cada vez que se presente la oportunidad, para que no se descontrole. Antes de la reunión, pregúntele en qué lo puede ayudar, a fin de que su intervención no sea interpretada como una amenaza a la autoridad del coordinador.

12. Lleve a cabo las tareas que se comprometió a hacer.

Tome en serio todo compromiso asumido, en cuanto a realizar determinada tarea para el grupo, antes de la próxima reunión. Cumpla con lo prometido. Una forma de asegurar ese cumplimiento es realizar dicha tarea dentro de las veinticuatro horas posteriores a la reunión en la que asumió el compromiso.