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CÓMO OBTENER IDEAS GENIALES DE SUS COLABORADORES

En algunas empresas, los empleados envían un torrente de ideas hacia los niveles de conducción superiores. Estas ideas ayudan a que el trabajo se realice en forma menos costosa, más eficiente y más rentable. En otras empresas, las bocas de los buzones de sugerencias están cubiertas de polvo y telarañas.

¿Cuál es la razón de esa diferencia?

Esta no radica en la calidad de los empleados, sino en la calidad del liderazgo de quienes los conducen. Algunos directivos saben cómo alentar a sus empleados a que compartan y transmitan sus ideas y sugerencias.

1. Comparta su visión con sus empleados.

Las ideas de sus colaboradores crecen en valor y utilidad cuando ellos operan en la misma longitud de onda que usted. Se sienten motivados a ayudarlo cuando saben cuáles son los sueños que usted desea concretar. Usted tiene una visión para su empresa; el mañana, para usted, ya es hoy. Haga participar a sus colaboradores de este mañana, para que puedan ayudarlo a llegar hasta allí.

2. Pídales ideas.

Podrá parecer tonto, pero una de las principales razones por las cuales los empleados no comunican sus ideas a sus superiores es que nadie se las pide. Pida consejos y recomendaciones a su gente. Reafirme su deseo de recibir sugerencias de sus empleados a través de su discurso escrito y oral. Insista. Al cabo de un tiempo, le van a creer.

3. No se apresure en sus juicios.

Una de las razones por las cuales usted ha llegado a la posición que ocupa es su mente aguda. Usted es rápido para establecer relaciones, detectar causas y descubrir oportunidades. Frene un poco su rapidez intelectual cuando se reúna con sus colaboradores, ya que los que no son tan rápidos como usted con sus juicios e ideas podrían sentirse cohibidos y callar.

4. Implemente un sistema de sugerencias.

Un sistema de sugerencias para los empleados de su organización puede adoptar diversas formas. Los más exitosos suelen tener en común las siguientes características:

- Amplia difusión.

- Apoyo de la cúpula directiva.

- Procedimientos de participación sencillos.

- Seguridad de que no se tomarán represalias.

- Retroalimentación inmediata a los empleados sobre todas las sugerencias recibidas.

- Implementación rápida de las ideas valiosas.

- Reconocimiento y premios tangibles a los autores de las ideas implementadas.

5. Organice reuniones bajo el lema “mejor-más, rápido-diferente”.

Los ejecutivos que se toman en serio la tarea de cultivar el pensamiento creativo en el seno de su empresa ofrecen los medios para fomentar esa creatividad. Uno de los mecanismos que sirven a tal fin son las reuniones mejor-más, rápido-diferente. Como su nombre lo indica, se pide a los empleados que recomienden formas de hacer el trabajo: mejor para incrementar la calidad; más rápido para ahorrar dinero y satisfacer a los clientes; y de manera diferente a fin de distinguir a la empresa de la competencia.

6. Lleve a cabo reuniones “ahorrativas, productivas”.

Este tipo de reuniones son sencillas de implementar y sus resultados pueden ser altamente positivos. Cite a un grupo de alrededor de doce empleados y coloque dos cuadernos de esquemas al frente de la sala, uno de ellos titulado “Producción” y el otro “Ahorro”. Luego deje a sus empleados en libertad de acción.

7. Diga “gracias” a sus colaboradores.

Tómese el tiempo para agradecer personalmente a los empleados que han hecho el esfuerzo e incluso, corrido el riesgo de sugerir alguna mejora. Hágalo antes de decir qué piensa hacer con sus ideas.

8. Responda con rapidez.

Los empleados nunca deberían tener que decir: “Me gustaría saber qué hicieron con la idea que presenté hace seis meses”. Convoque a un comité que le ayude a evaluar las sugerencias y decidir qué respuesta dar a cada empleado que presentó alguna idea. Responda con rapidez, aunque más no sea para decir al autor de la idea que necesita un poco más de tiempo para evaluarla.

9. Recompense a sus empleados.

Reconozca y premie en forma tangible las ideas que recibe. Considere la posibilidad de implementar un sistema de recompensas por el cual se otorgue al colaborador un porcentaje del monto ahorrado o de las ganancias generadas gracias a su idea.

10. Cuando tenga que rechazar una idea, hágalo con amabilidad y tacto.

Las principales empresas japonesas son las que han logrado la tasa de aceptación de sugerencias más alta del mundo: un 75%. Incluso si el porcentaje de ideas aceptadas en su empresa fuera tan alta, aunque lo más probable es que esté más cerca del 25%, una cantidad importante de ideas no aplicables se irá acumulando. Tenga mucho cuidado en cómo las rechaza, a fin de no humillar o frustrar a quienes las han presentado. Diga, por ejemplo:

“Gracias por su idea sobre...; lo único que nos impide implementarla es... Si se le ocurre alguna manera de superar esta limitación, por favor, reelabore su sugerencia”.

11. Acerque sus empleados a los clientes.

Los colaboradores que están en contacto más directo con los clientes, son los que presentan la mayor cantidad de buenas ideas para servirlos mejor y a menor costo. Haga que todos sus empleados tengan un contacto lo más estrecho posible con sus clientes, a fin de beneficiarse con esta posibilidad. Para aquellos empleados que rara vez ven a los clientes, estos contactos permiten asegurar que sepan exactamente de qué manera su trabajo beneficia, en última instancia, a la clientela y les da la oportunidad de encontrarse cara a cara con el cliente.

12. Fomente los contactos interdisciplinarios.

Los mayores innovadores en tareas o procesos suelen ser quienes no están involucrados con ellos en forma cotidiana y directa. Otorgue a sus empleados la posibilidad de trabajar ocasionalmente en áreas diferentes; escuche sus ideas acerca de cómo esas áreas podrían ser mejoradas.

13. Incremente la delegación de responsabilidades.

Delegue tareas nuevas y significativas a los empleados que demuestren mayor inclinación a hacer sugerencias. Cuanto más importante es la tarea que hace la gente, tanto más importantes serán sus buenas ideas. Y cuando un trabajo es nuevo para el colaborador, es mucho más probable que tenga ideas originales para mejorarlo.

14. Asegúrese de que sus empleados tengan líderes seguros de sí mismos.

Muchos empleados no presentan sus buenas ideas cuando descubren que su supervisor inmediato siente que ese hecho lo puede afectar. Tome las siguientes tres medidas para incrementar la autoconfianza de los gerentes y supervisores a su cargo:

- Cuide de que se actualicen y capaciten permanentemente en su área de conocimientos.

- Bríndeles una sólida capacitación en liderazgo.

- Mantenga con ellos una relación de apoyo continua y positiva.