Читать книгу El comportamiento administrativo - Herbert Alexander Simon - Страница 47

Se supone que la eficiencia administrativa se ve mejorada al limitar la cantidad de subordinados que reportan directamente a un administrador cualquiera, a un número pequeño, digamos a seis. Esta idea de que el “alcance del control” debería ser acotado se hace valer con toda confianza como un tercer principio incontrovertible de la administración. Son consabidos los argumentos de sentido común habituales que se usan para restringir el alcance del control y no es necesario repetirlos acá. Pero, por lo general, se ignora que es dable enunciar un proverbio de administración contradictorio, el cual, aunque no tan conocido como el principio del alcance de control, se puede respaldar con argumentos igualmente plausibles. El proverbio en cuestión es el siguiente:

La eficiencia administrativa se ve mejorada al mantener al mínimo el número de niveles organizacionales que debe atravesar una cuestión antes de que se actúe al respecto.

Este último proverbio es uno de los criterios fundamentales por los que se rigen los analistas administrativos cuando buscan simplificar procedimientos. Sin embargo, en muchas situaciones lleva a resultados en directa contradicción con los requisitos del principio del alcance del control, de unidad de mando y de especialización. La presente discusión trata sobre el primero de estos conflictos. A fin de ejemplificar la dificultad, se presentarán dos propuestas alternativas para la organización de un pequeño departamento de salud: una basada en la restricción del alcance del control; la otra, en la limitación del número de niveles de la organización:

(A) La organización actual del departamento coloca una sobrecarga administrativa sobre el Secretario de Salud debido a que los once empleados del departamento, en su totalidad, reportan directamente a él y a que parte del personal carece de la capacitación técnica adecuada. En consecuencia, el tratamiento clínico de las enfermedades venéreas y otros detalles requieren un exceso de atención personal por parte del funcionario.

Se ha recomendado poner a un funcionario médico a cargo de las enfermedades venéreas y clínicas de tórax y de todo el trabajo relacionado con la higiene infantil. Asimismo, se recomienda designar inspector en jefe a uno de los inspectores y ponerlo a cargo de todas las actividades de inspección del departamento; y nombrar jefa de enfermeras a una de las enfermeras. Esto eximirá al Secretario de Salud de un número considerable de pormenores y lo dejará en mayor libertad para planear y supervisar el programa de salud como un todo, dirigir la educación para la salud y coordinar el trabajo del departamento con el de otros organismos de servicios comunitarios. Si se organizara el departamento de esta manera, se podría aumentar sustancialmente la efectividad de todos los empleados.

(B) La actual organización del departamento lleva a la ineficiencia y a una excesiva burocracia, porque interviene un nivel de supervisión innecesario entre el Secretario de Salud y los empleados operativos, y porque, de un total de doce empleados, los cuatro mejor capacitados desde el punto de vista técnico se ocupan mayormente de deberes administrativos “generales”. En consecuencia, surgen demoras innecesarias para obtener la aprobación del Secretario de Salud en los asuntos que requieren su atención, y son demasiadas las cuestiones que exigen revisiones, y revisiones de dichas revisiones.

El funcionario médico debería quedar a cargo de las enfermedades venéreas, clínicas de tórax y trabajos de higiene infantil. Se recomienda, sin embargo, abolir los cargos de inspector en jefe y jefa de enfermeras y que los empleados que ahora los ocupan cumplan deberes regulares de inspección y atención de enfermería. La secretaria del Secretario de Salud puede asumir en forma más económica los pormenores relativos a la programación del trabajo hoy a cargo de estos dos empleados, y como, de todos modos, los asuntos de política más amplios exigen siempre la atención personal del Secretario de Salud, al abolir estos dos puestos se eliminará un paso totalmente innecesario de revisión, se posibilitará la expansión de los servicios de inspección y atención de enfermería y se permitirá que haya por lo menos un inicio del programa de educación para la salud recomendado. El número de personas que reportan directamente al Secretario de Salud aumentará a nueve, pero dado que hay pocos asuntos que requieran la coordinación de estos empleados, salvo las cuestiones de política y programas de trabajo mencionados arriba, este cambio no acrecentará materialmente su carga laboral.

Este es el dilema: en una organización de gran tamaño, con interrelaciones entre sus miembros, un alcance del control restringido produce inevitablemente un exceso de burocracia, ya que cada contacto entre los miembros de la organización debe llevarse hacia arriba hasta encontrar un superior jerárquico en común. Si la organización es realmente grande, esto implicará hacer subir tales asuntos a través de varios niveles de funcionarios para una decisión, y hacerlos bajar nuevamente en forma de órdenes e instrucciones, un proceso engorroso y que lleva tiempo.

La alternativa consiste en incrementar el número de personas bajo el mando de cada funcionario, de modo que la pirámide llegue más rápidamente a la cima, con menos niveles intermedios. Pero esto también lleva a una dificultad, dado que si se le exige a un funcionario que supervise demasiados empleados, su control sobre ellos se debilita. (6)

Entonces, si tanto el aumento como la disminución del alcance del control traen algunas consecuencias indeseables, ¿cuál es el punto óptimo? Aquellos que proponen un alcance del control restringido han sugerido tres, cinco e incluso once como números adecuados, pero en ningún lugar han explicado qué razonamiento los llevó a seleccionar ese número en particular. El principio, de la manera en que se lo enunció, no arroja ninguna luz sobre esta cuestión tan crucial.