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2. Sitzungsprotokoll
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| – | Über sämtliche entscheidungsrelevante Sitzungen der Ad-hoc-Kommission ist ein Protokoll zu fertigen, welches die getroffenen Entscheidungen entsprechend dokumentiert. Der Vorsitzende, im Falle seiner Abwesenheit der stellvertretende Vorsitzende, verantwortet die Erstellung, Abstimmung und finale Versendung des Protokolls an die Mitglieder der Ad-hoc-Kommission sowie gegebenenfalls weiterer Empfänger, wie Vorstandsmitglieder oder eine involvierte Fachabteilung. Es ist zu gewährleisten, dass die Verteilung des Protokolls so rechtzeitig geschieht, dass die Erfüllung einer etwaigen Ad-hoc-Publizitätspflicht nicht gefährdet wird. Zur Beschleunigung des Abstimmprozesses ist jedes Mitglied der Ad-hoc-Kommission sowie ggf. jede sonstige in die Protokollabstimmung einbezogene Person verpflichtet, unverzüglich an der Abstimmung mitzuwirken, d.h. unverzüglich ihr Einverständnis bzw. ihre Anmerkungen an den Protokollersteller zu übermitteln. |
| – | Über die wesentlichen Kernthemen der Sitzungen erfolgt eine zeitnahe Information an den Gesamtvorstand über den Vorsitzenden bzw. über die Aufnahme eines Beschlussvorschlags zur Ad-hoc-Publizitätspflicht in die den jeweiligen Sachverhalt betreffende Gesamtvorstandsvorlage durch die verantwortliche Fachabteilung; das jeweilige Sitzungsprotokoll der Ad-hoc-Kommission ist als Anlage beizufügen. Eilbedürftige Fälle sind unverzüglich dem Gesamtvorstand zur Kenntnis zu bringen |
