Читать книгу Покупки для бизнеса. Что такое снабжение и управление поставками - Группа авторов - Страница 14

Затраты: быстрое решение проблемы

Из всех возможных способов совершенствования службы закупок и управления поставками самым эффективным, несомненно, является снижение затрат. Как мы уже говорили ранее, сокращение постоянных и переменных издержек посредством эффективной закупочной стратегии может способствовать увеличению прибыли компании. Более того, экономия, связанная с должным образом организованным и эффективным процессом закупок, может иметь куда более быструю отдачу, чем увеличение доходов от продаж.

Предположим, что некий сообразительный снабженец понял, что один и тот же материал можно купить на 20 % дешевле, и вместо 100 000 фунтов в год компания затратит всего 80 000 фунтов, если приобретет его у другого поставщика.

Сэкономленные 20 000 фунтов оказывают немедленное влияние на относительную прибыль компании, т. е. «напрямую ведут к сути дела». Эти средства можно либо реинвестировать в улучшение качества продукта, либо снизить его цену на рынке, увеличивая таким образом конкурентоспособность компании. В случае с государственными или общественными организациями сэкономленные деньги могут быть использованы для повышения качества обслуживания.

Для того чтобы получить тот же результат посредством увеличения продаж, необходимо значительно увеличить объем продаваемой продукции. Если средняя прибыль от продаж составляет 20 %, то каждые 100 000 фунтов принесут прибыль в 20 000 фунтов. Таким образом, чтобы получить дополнительную прибыль в 20 000 фунтов, наша воображаемая компания должна увеличить продажи вдвое.

Существуют две основные сферы, где можно уменьшить затраты на закупку: выплаты поставщикам и операционные издержки.

Сокращения выплат поставщикам можно, например, достичь, сгруппировав в один заказ один и тот же материал, ранее закупаемый отдельно различными подразделениями компании, увеличив таким образом объем заказа и получив за счет этого скидки.

Или можно просто найти такого поставщика, который предложит товар по более низким ценам. Исследование рынка с целью поиска новых, более выгодных поставщиков – основная работа закупщиков.

Возможно также добиться снижения цен и у существующих поставщиков, особенно если закупщик вооружен информацией о других компаниях на рынке, предлагающих более выгодные условия. Необходимо регулярно проводить сравнительный анализ своих поставщиков с их коллегами (бенчмаркинг) с точки зрения цен и других факторов, например надежности. Только так можно быть уверенным в том, что ваши деньги потрачены не зря.

Другим важным фактором экономии средств с помощью службы закупок является снижение того, что называется операционными издержками. Это все расходы, связанные с закупкой товара, исключая затраты непосредственно на сам товар. Рассчитать их можно по-разному, но в расчет должны входить абсолютно все затраты, в том числе и расходы, связанные с содержанием самого отдела закупок. Так, операционные издержки одной закупки можно рассчитать, разделив общие затраты на все закупочные операции на количество проведенных закупок. Следовательно, операционные издержки можно сократить, снизив затраты на осуществление закупочных операций.

Качество

Профессионализм закупщика заключается не только в экономии на ценах, хотя в сегодняшнем мире сильнейшей конкуренции это, несомненно, очень важно. Правильно организованная и соответствующим образом управляемая служба снабжения может принести компании огромные выгоды – хотя не столь быстро и явно, – способствуя улучшению качества выпускаемой ею продукции.

Возьмем кулинарию. Первое правило приготовления вкусного изделия – это составляющие высшего качества. Ни один даже самый выдающийся специалист не способен из плохих ингредиентов сделать отменный готовый продукт. Как говорится, из свиного уха шелковый кошелек не сошьешь. То же самое можно сказать о любом товаре любой отрасли промышленности или торговли. Являясь самым осведомленным человеком о том, что можно купить на рынке, какого качества и по какой цене, закупщик может обеспечить поставку сырья и материалов высшего качества.

Конечно, можно покупать все по низким ценам. Но качество, как правило, стоит гораздо больше. Таким образом, необходимо соблюдать соответствующий баланс между ценой и качеством: обобщая выше сказанное, – чем больше вы заплатите, тем более качественный товар или услугу получите взамен.

Однако не все так просто. Каждый знает, что, заплатив больше, мы не всегда получаем то, что лучше. В действительности мир значительно сложнее. Именно в том, чтобы найти разумное решение всех возможных проблем и получить наилучшее соотношение цены и качества, состоит профессионализм сотрудника отдела закупок. И по-прежнему важным остается вопрос: «Как достичь максимальной эффективности затрат?»

Оптимальная эффективность затрат зависит от нескольких факторов, в том числе от того, как будет использоваться закупленный материал и насколько он важен в производственном процессе. Эффективность затрат также зависит и от количества свободных на данный момент средств. Бессмысленно настаивать на покупке того или иного материала, имеющегося в наличии на рынке, если компания не в состоянии оплатить счета.

Кроме того, очень важным фактором является и то, насколько важной считает проблему качества работодатель закупщика. Другими словами, готовы ли клиенты компании платить за высококачественный товар или они предпочитают довольствоваться продукцией, отвечающей более низким стандартам?

Еще одним фактором получения компанией больших выгод и преимуществ на рынке являются инновации ее поставщиков. Следует отметить, что в последнее время этот фактор приобретает все большее признание. Поставщики находятся в постоянной конкурентной борьбе, и одним из способов победить в ней, т. е. достичь конкурентного превосходства – помимо цены и надежности, – является предложение лучших товаров и услуг по сравнению со своими конкурентами. Инновации – это движущая сила поставщика, и мудрый закупщик не упустит шанса использовать все возможные преимущества, связанные с этим.

Репутация

Еще один – и, может быть, даже более важный – вопрос, с которым приходится сталкиваться закупщику: как взаимоотношения с тем или иным поставщиком повлияют на результаты деятельности организации в долгосрочном периоде. И решающими факторами здесь являются имидж и репутация.

Сегодня существуют куда более серьезные проблемы, чем цена товара или его спецификация. Значительно более важным является, что компания покупает и где. И последствия могут оказаться гораздо серьезнее, чем получение «быстрой» прибыли.

Ни одна компания не хочет, чтобы ее имя появилось на страницах газет потому, что один из ее поставщиков эксплуатирует детский труд в развивающихся странах или разрушает заповедники. Большинство организаций стремятся иметь репутацию не только динамично развивающихся и успешных, но и ответственных компаний. И это не просто благородное стремление, это правильный деловой подход.

Увеличение стоимости в долгосрочной перспективе

Различные способы увеличения стоимости посредством закупок можно рассматривать как последовательность действий, в результате которых организация становится более совершенной. По мере развития умений и опыта службы закупок она движется от незамысловатой стратегии быстрого краткосрочного увеличения прибыли – посредством снижения затрат – к созданию все увеличивающейся стоимости в долгосрочной перспективе, используя при этом более сложные и совершенные методы. На рисунке 1.3 показан последовательный переход от сокращения издержек к улучшению репутации и соответствующее увеличение стоимости в долгосрочной перспективе.

Награда

Почти в каждой организации существуют методики анализа того, что было куплено и какую прибыль это ей принесло. Один из победителей конкурса, организованного CIPS/Supply Management, – фонд Министерства здравоохранения Pennine Acute Hospitals NHS Trust. Его пример свидетельствует о том, что эффективная система снабжения может стать фактором серьезных изменений.

Менеджер по поставкам фонда Дейвид Скотт, который, кстати, завоевал персональный приз, обнаружил, что эндоскопическое оборудование, применяемое для внутреннего обследования, покупалось у одного и того же поставщика в течение 27 лет, причем этот поставщик в тендерах участия не принимал. Тогда Скотт провел тендер и в результате приобрел 12 эндоскопов, сэкономив 33 % средств. Один из медицинских кабинетов был полностью переоборудован, экономия составила 140 000 фунтов, что можно приравнять к семилетнему сроку службы приборов.

Скотт рассказал об этом коллегам, и несколько других фондов министерства здравоохранения последовали его примеру. Теперь на основе его опыта разработана государственная программа, в результате которой министерство здравоохранения планирует экономить 15 млн фунтов в год.

Один из членов жюри, присуждавших приз, сказал, что «это был отличный пример того, как один только отдел закупок поколебал статус-кво и подвигнул на изменения целый государственный сектор», а затем добавил: «Это самое замечательное, что произошло в сфере снабжения здравоохранения за последнее время».

Новое оборудование было не только дешевле, но и надежнее, проще в обращении и делало процедуру менее болезненной для пациентов. В выигрыше были все – кроме поставщика, который не смог уследить за развитием новых технологий в отрасли и проиграл.

Это был всего лишь один вид оборудования, которое вы найдете в любой больнице. Количество средств, которые теоретически можно было бы сэкономить, если применить подобный подход ко всем остальным затратам в здравоохранении, не поддается исчислению.