Читать книгу Lexikon für das Lohnbüro 2022 (E-Book EPUB) - Wolfgang Schönfeld - Страница 175

Stellt der Arbeitgeber fest, dass er bisher zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten hat, ist der Arbeitgeber ohne Weiteres berechtigt, bei der jeweils nächstfolgenden Lohnzahlung den Lohnsteuerabzug zu ändern,

 wenn ihm (elektronische) Lohnsteuerabzugsmerkmale des Arbeitnehmers mit zeitlicher Rückwirkung bekannt werden oder

 wenn der Arbeitgeber erkennt, dass er die Lohnsteuer bisher nicht vorschriftsmäßig einbehalten hat.

Der Arbeitgeber ist also ganz allgemein und ohne Einschränkung befugt, rückwirkende Fehler bei der Lohnabrechnung zu korrigieren. Dies gilt jedoch nur für eigene Fehler, nicht auch für Fehler, die frühere Arbeitgeber gemacht haben (vgl. nachfolgende Nr. 4). Allerdings ist eine Änderung in der Regel nicht mehr möglich, wenn die elektronische Lohnsteuerbescheinigung bereits an die Finanzverwaltung übermittelt und dem Arbeitnehmer ausgehändigt wurde (vgl. nachfolgende Nr. 5).

Die Änderung ist zugunsten oder zuungunsten des Arbeitnehmers zulässig. Auf die Höhe der zu erstattenden oder nachträglich einzubehaltenden Steuer kommt es nicht an. Es ist auch ohne Bedeutung, ob es sich um eine Bruttolohnvereinbarung oder um eine Nettolohnvereinbarung handelt. Zur Nettolohnvereinbarung vgl. das Stichwort „Nettolöhne“.

Um vor allem bei rückwirkenden Gesetzesänderungen sicherzustellen, dass Steuerentlastungen allen Arbeitnehmern zeitnah zugute kommen, hat der Gesetzgeber bei einem nicht vorschriftsmäßigen Lohnsteuereinbehalt eine Verpflichtung zur Änderung vorgesehen, allerdings mit der Einschränkung, dass die Verpflichtung zur Änderung nur dann besteht, wenn dies dem Arbeitgeber wirtschaftlich zumutbar ist. Dies ist regelmäßig bei Arbeitgebern mit maschineller Lohnabrechnung der Fall, deren Lohnabrechnungsprogramme eine rückwirkende Neuberechnung problemlos möglich machen.

Die Art und Weise der Neuberechnung wird durch die gesetzliche Verpflichtung nicht zwingend festgelegt. Sie kann deshalb durch eine Neuberechnung für die zurückliegenden Lohnabrechnungszeiträume oder durch eine Differenzberechnung für diese Monate im nächsten (nächstmöglichen) Lohnzahlungszeitraum erfolgen. Auch eine Erstattung im Rahmen der Berechnung der Lohnsteuer für einen demnächst fälligen sonstigen Bezug ist nicht ausgeschlossen, sofern sie noch im Rahmen des Ziels (schnellstmögliche Erstattung zu viel erhobener Lohnsteuer durch den Arbeitgeber) liegt.

Wirtschaftlich nicht mehr zumutbar ist eine Neuberechnung für zurückliegende Lohnzahlungszeiträume dann, wenn das Lohnabrechnungsprogramm des Arbeitgebers dies nicht kurzfristig und mit vertretbaren Kosten realisieren kann. Andernfalls könnte dies bei kleineren Arbeitgebern zu finanziellen Belastungen führen, insbesondere unter Berücksichtigung weiterer Arbeiten wie z. B. den Ausdruck der geänderten Lohnabrechnungen.

Ändert der Arbeitgeber die zurückliegenden Lohnzahlungszeiträume nicht, ist zu unterscheiden, ob die Änderung zu einer Nachforderung oder Erstattung der Lohnsteuer geführt hätte. Denn bei einer unterlassenen Nachforderung von Lohnsteuer für zurückliegende Lohnzahlungszeiträume ist der Arbeitgeber nach § 41c Abs. 4 Satz 1 EStG verpflichtet, dies dem Finanzamt anzuzeigen.

Diese Anzeige ist für den Arbeitgeber von großer Bedeutung, da sie zu einem Haftungsausschluss führt, d. h. der Arbeitgeber befreit sich durch diese Anzeige von der in Nachforderungsfällen eintretenden Arbeitgeberhaftung.

Eine solche Anzeigepflicht besteht dann nicht, wenn zu viel eingehaltene Lohnsteuer zu erstatten ist.

Für die Änderung des Lohnsteuerabzugs ergibt sich im Hinblick auf die Anzeigeverpflichtung in Nachforderungsfällen folgendes Schema:

Der Inhalt der ggf. zu erstattenden Anzeige ist beim Stichwort „Anzeigepflichten des Arbeitgebers im Lohnsteuerverfahren“ unter Nr. 3 erläutert.