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Gemäß § 1 Abs. 4 S. 2 Nr. 1 ist das BDSG auf nichtöffentliche Stellen anwendbar, wenn diese als Verantwortliche oder als Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Inland verarbeiten.

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Der Begriff des Verantwortlichen, des Auftragsverarbeiters und der Verarbeitung kann unter Rückgriff auf Art. 4 Nr. 2, 7 und 8 bestimmt werden.

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Art. 4 Nr. 2 meint mit Verarbeitung „jeden mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführten Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.“[55]

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Zu beachten ist allerdings, dass gem. § 26 Abs. 1 BDSG im Bereich des Beschäftigtendatenschutzes auch für die Verarbeitung personenbezogener Daten einschließlich besonderer Kategorien personenbezogener Daten eingreift, wenn diese nicht in einem Dateisystem gespeichert werden oder gespeichert werden sollen; in der Folge ist auch der Zettelkasten, der unsortiert Vermerke über Beschäftigte enthält, vom BDSG erfasst.[56]

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Zugleich muss allein aus Gründen der mangelnden Unterscheidbarkeit davon ausgegangen werden, dass das BDSG auch grenzüberschreitende Verarbeitungsvorgänge erfassen muss.[57]

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Nach Art. 4 Nr. 7 ist Verantwortlicher „die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet; sind die Zwecke und Mittel dieser Verarbeitung durch das Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten vorgegeben, so können der Verantwortliche beziehungsweise die bestimmten Kriterien seiner Benennung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten vorgesehen werden“.[58]

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Art. 4 Nr. 8 ist Auftragsverarbeiter „eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle, die personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet“.[59]

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Für die Person des Verantwortlichen wie des Auftragsverarbeiters kommt es auf die Staatsangehörigkeit nicht an; das BDSG folgt insoweit dem Territorialprinzip.[60]

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Auszunehmen aus den vorgenannten Definition des Art. 4 Nr. 7 und der Nr. 8 ist jeweils die Behörde, die öffentliche Stelle i.S.d. BDSG ist.