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Absatz 3 regelt sehr detailliert das Verfahren zur Errichtung einer GMAV oder einer eGMAV. Das Verfahren lässt sich wie folgt strukturieren: Ein Mitglied einer MAV ergreift die Initiative zur Bildung einer GMAV oder eGMAV. Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, versucht es zunächst, in seiner MAV einen förmlichen Beschluss über die Errichtung eines zweiten Repräsentationsorgans herbeizuführen. Stimmt die Mehrheit der MAV-Mitglieder der Bildung eines einrichtungsübergreifenden Repräsentationsorgans zu, teilt der Vorsitzende dieser Initiativ-MAV diesen Wunsch dem Vorsitzenden der nach der Zahl der in die Wählerlisten eingetragenen Wahlberechtigten größten MAV (nachfolgend: größte MAV) mit (S. 1).

Sollte die Zahl und Größe der Mitarbeitervertretungen, deren Anschriften und die Zahl der Wahlberechtigten der Mitarbeitervertretung nicht bekannt sein, ist der Dienstgeber verpflichtet, auf Nachfrage die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen (S. 3). Weigert sich der Dienstgeber die notwendigen Informationen bereitzustellen, kann der Auskunftsanspruch kirchenarbeitsgerichtlich geltend gemacht werden.

Der Vorsitzende der größten MAV lädt binnen drei Monaten zu einer gemeinsamen Sitzung aller Mitglieder der betroffenen Mitarbeitervertretungen unter dem Tagesordnungspunkt „Beratung über die Bildung einer GMAV oder eGMAV“ ein (S. 2). Die Mitglieder der betroffenen Mitarbeitervertretungen sind für die gemeinsame Sitzung im notwendigen Umfang von der dienstlichen Tätigkeit freizustellen (S. 4). Der Dienstgeber stellt einen geeigneten Raum mit angemessener Ausstattung zur Verfügung und erstattet die notwendigen Reisekosten zu der gemeinsamen Sitzung (S. 5). Die Überlassung des erforderlichen Raumes einschließlich der erforderlichen Sachmittel (z. B. Tische, Bestuhlung, Lautsprecheranlage, Flipchart usw.), um die gemeinsame Sitzung durchzuführen, schuldet grundsätzlich der Dienstgeber der größten verfahrensführenden MAV. Für den Ersatz der Reisekosten und die Freistellung von der Arbeitspflicht ist der jeweilige Anstellungsdienstgeber zuständig.

Der Ablauf dieser Sitzung folgt im Wesentlichen den Regeln einer „normalen“ MAV-Sitzung (vgl. § 14). Die Leitung obliegt dem Vorsitzenden der größten MAV. Bei dessen Verhinderung ist der stellvertretende Vorsitzende leitungsbefugt. Im Falle der Verhinderung des Vorsitzenden wie des Stellvertreters haben die Teilnehmer der Sitzung über die Sitzungsleitung zu beschließen. Die Leitungsbefugnis umfasst insbesondere die Verpflichtung, die Einhaltung der Tagesordnung zu überwachen, Wortmeldungen entgegenzunehmen, die Rednerliste zu führen, Sprecherlaubnis zu erteilen, Anträge entgegenzunehmen, Abstimmungen durchzuführen, deren Ergebnisse bekannt zu machen und zu vermerken. Die Sitzung dient in erster Linie der Beratung und Meinungsfindung. Eine Entscheidung über die Bildung einer GMAV bzw. eGMAV wird in der Sitzung in der Regel nicht zu erzielen sein, weil entweder nicht alle Mitglieder der betroffenen Mitarbeitervertretungen anwesend sind oder weil noch weiterer Beratungsbedarf in den einzelnen Mitarbeitervertretungen besteht.

Fällt in der gemeinsamen Sitzung keine Entscheidung, ist jede Mitarbeitervertretung gehalten, möglichst zeitnah in einer Sitzung ihrer Einrichtungs-MAV einen ordnungsgemäßen Beschluss über die Bildung einer GMAV bzw. eGMAV herbeizuführen. Die Abstimmungsergebnisse der einzelnen Mitarbeitervertretungen werden dem Vorsitzenden der größten MAV übermittelt und von diesem erfasst. Dieser teilt die Abstimmungsergebnisse der einzelnen Mitarbeitervertretungen dem Dienstgeber und allen Mitarbeitervertretungen mit.

Die Anfechtungsfrist beginnt mit Bekanntgabe der Entscheidung. Sie beträgt zwei Wochen (S. 7). Zur Anfechtung berechtigt ist jede MAV oder der Dienstgeber (S. 8). Nur eine vollständige Information vermag den Lauf der Anfechtungsfrist in Gang zu setzen. Daher sollten dem Dienstgeber und den einzelnen Mitarbeitervertretungen alle erforderlichen Informationen mitgeteilt werden.

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen für die Bildung vor und ist die Anfechtungsfrist abgelaufen, ohne dass eine Anfechtungsklage durch einen Anfechtungsberechtigten erhoben worden ist, beantragt der Vorsitzende der größten MAV beim Dienstgeber die Bildung eines einrichtungsübergreifenden Repräsentationsorgans (Abs. 1 und Abs. 3 S. 6).

Sofern das notwendige Quorum erreicht wird und keine Anfechtung erfolgt, lädt der Vorsitzende der größten MAV nach Ablauf der Anfechtungsfrist zur konstituierenden Sitzung der GMAV bzw. eGMAV ein (S. 9).

Die Leitung der konstituierenden Sitzung obliegt zunächst dem Vorsitzenden der größten MAV. Das gilt jedenfalls so lange, bis die GMAV oder eGMAV über den Vorsitz entschieden hat. Bis zur Wahl des Vorsitzenden der GMAV oder eGMAV hat er auch dann ein Teilnahmerecht, wenn er von seiner MAV nicht entsandt worden sein sollte.