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Die Verarbeitung muss zur Erfüllung der rechtlichen Verpflichtung des Verantwortlichen auch erforderlich sein (ErwG 39). Das Erforderlichkeitsgebot impliziert, dass die Verarbeitung streng auf diejenigen Daten zu beschränken ist, die zur Erfüllung der Verpflichtung und zu dem sich aus der Verpflichtung ergebenden Zweck benötigt werden. Weitere Daten, die für den Verantwortlichen nützlich sein könnten und für einen anderen Zweck mit erhoben werden sollen, dürfen nicht nach Buchstabe c verarbeitet werden. Der Verarbeitungszweck muss sich aus der Verpflichtung präzise ergeben.150 Wenn die Verpflichtung auch dadurch erfüllt werden kann, dass anonyme Daten verarbeitet werden, ist eine Anonymisierung der Daten vorzunehmen.

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Die rechtliche Verpflichtung kann vom Verantwortlichen auch „herbeigeführt“ werden. Gemeint ist damit, dass ihn eine Verpflichtung auch erst dann treffen kann, wenn er beispielsweise Entscheidungen trifft, bestimmte Maßnahmen oder Handlungen vorzunehmen, an die der Gesetzgeber dann Informationspflichten knüpft, die sich auch auf die Verarbeitung personenbezogener Daten beziehen. Beschließt ein Unternehmen betriebliche Maßnahmen, die die Bestellung einer Fachkraft für Arbeitssicherheit nach § 5 des Gesetzes über Betriebsärzte, Sicherheitsingenieure und andere Fachkräfte für Arbeitssicherheit (ASiG) erforderlich machen, dann kann die zuständige Behörde vom Arbeitgeber gem. § 13 ASiG verlangen, die zur Durchführung des Gesetzes erforderlichen Auskünfte zu erteilen und sich den Nachweis der Fachkunde der Fachkräfte für Arbeitssicherheit nach § 7 ASiG personenbezogen vorlegen lassen. Der Arbeitgeber ist selbstredend nicht verpflichtet, die unternehmerische Entscheidung für betriebliche Maßnahmen zu unterlassen, nur weil die Rechtspflichten zur Verarbeitung personenbezogener Daten zur Folge hätte, die ohne diese Maßnahme nicht eintreten würde.

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Auch wenn sich in dem vorstehenden Beispiel aus dem ASiG keine ausdrückliche Verpflichtung ergibt, dass eine elektronische Verarbeitung der Daten bei der Dokumentation der Fachkunde durch den Arbeitgeber und der Auskunft über die Fachkunde gegenüber der zuständigen Behörde erfolgen muss, so ist vor dem Hintergrund elektronischer Personalakten unzweifelhaft erkennbar, dass die Dokumentation mittels einer elektronischen Datenverarbeitung erfolgt. Daher muss die eine Rechtspflicht enthaltende Norm zwar hinreichend klar regeln, dass personenbezogene Daten zu verarbeiten sind, aber sie muss nicht dazu verpflichten, dies in elektronischer Form zu tun.151 Im Übrigen würde auch eine analoge Personalaktenführung mit der Aufzeichnung von Qualifikationen von Beschäftigten in den Anwendungsbereich des Datenschutzrechts, hier: § 26 BDSG, fallen, weil § 26 Abs. 7 BDSG auch auf Daten anzuwenden ist, die nicht in einem Dateisystem erfasst werden oder werden sollen.