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Art. 12 DSGVO macht an verschiedenen Stellen Vorgaben hinsichtlich der Form der Information und Kommunikation mit betroffenen Personen. Gem. Art. 12 Abs. 1 Satz 2 erfolgt die Übermittlung der Informationen schriftlich oder in anderer Form, gegebenenfalls auch elektronisch.31 Nicht hiervon erfasst ist die mündliche Kommunikation, da hierfür in Art. 12 Abs. 1 Satz 3 eine Sonderregelung getroffen wurde. Hiernach darf die Information nur dann mündlich erteilt werden, wenn dies von der betroffenen Person verlangt wird und sofern die Identität der betroffenen Person in anderer Form nachgewiesen wurde (siehe hierzu Rn. 18ff.). Entgegen des Wortlauts (nur „Informationen“ statt „Informationen und Mitteilungen“) gilt Art. 12 Abs. 1 Satz 2 und Satz 3 DSGVO nicht nur für die Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO, sondern auch für die Kommunikation im Rahmen der Art. 15–22 und Art. 34 DSGVO. Dies ergibt sich aus der Systematik der Vorschrift. Da die Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO losgelöst vom Personenbezug der erhobenen Daten erfolgen,32 hätte eine Identifizierung hier überhaupt keinen Sinn. Durch die Formulierung „oder in anderer Form“ besteht hier zunächst weitgehender Spielraum. Art. 12 Abs. 3 Satz 4 DSGVO enthält eine Auslegungsregel für die Beantwortung von Betroffenenanfragen nach Art. 15–22 DSGVO. Hiernach erfolgt die Kommunikation mit der betroffenen Person nach Möglichkeit auf elektronischem Weg, wenn die betroffene Person ihren Antrag elektronisch gestellt hat, es sei denn die betroffene Person wünscht etwas anderes, z.B. weitere Kommunikation per Post. Art. 12 Abs. 3 Satz 4 DSGVO gilt sowohl für die Maßnahmenmitteilungen nach Art. 12 Abs. 3 Satz 1 DSGVO als auch für die Fristverlängerungsbegründung nach Art. 12 Abs. 3 Satz 3 DSGVO.33 Elektronische Kommunikation erfasst nicht nur Kommunikation über das Internet oder per E-Mail oder Messenger, sondern auch die Übergabe eines Datenträgers (CD, USB-Stick).34 Art. 12 Abs. 3 Satz 4 DSGVO gilt nicht für Kommunikation im Rahmen der Identifizierung der anfragenden Person nach Art. 12 Abs. 6 DSGVO.

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Fraglich ist, wie weit das Wahlrecht der betroffenen Person nach Art. 12 Abs. 3 Satz 4 DSGVO geht. Dies wird zum einen relevant, wenn die betroffene Person Kommunikation per E-Mail wünscht, der Verantwortliche jedoch die Auskunft nach Art. 15 DSGVO aus Gründen der Identifizierung und Sicherheit per Post vornehmen möchte. Eine weitere problematische Fallgruppe liegt vor, wenn die betroffene Person auf einer Zurverfügungstellung sämtlicher Daten als Papierausdruck besteht, obwohl eine Übersendung in einem elektronischen Format viel einfacher wäre. Im ersten Fall kann es an der „Möglichkeit“ fehlen, wenn die elektronische Kommunikation nicht sicher ist oder nicht sichergestellt werden kann, dass die richtige Person die geforderten Daten erhält. Die Versendung per einfacher E-Mail offen über das Internet entspricht grundsätzlich nicht den Vorgaben des Datenschutzrechts.35 Die Sicherheit der Verarbeitung nach Art. 32 DSGVO ist auch nicht der Einwilligung zugänglich.36 Insofern muss sich die betroffene Person gegebenenfalls auf den Postweg verweisen lassen und hierfür auch die postalische Adresse zur Verfügung stellen, falls diese noch nicht beim Verantwortlichen vorhanden ist (siehe Rn. 19). Die betroffene Person hat grundsätzlich auch das Recht, postalische Kommunikation und Übergänge von Daten in Papierform zu verlangen, obwohl sie selber ihre Anfrage elektronisch gestellt hat. Die Grenze ist jedoch dann überschritten, wenn hierin ein exzessiver Antrag nach Art. 12 Abs. 5 Satz 1 DSGVO zu sehen ist (siehe Rn. 23).