Читать книгу Jahresabschluss nach dem Schweizer Rechnungslegungsrecht - Marco Gehrig - Страница 42

Die Pflicht, Geschäftsbücher und damit eng verbundene Dokumente wie Belege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren aufzubewahren (OR 958f III) auf Papier, elektronisch oder vergleichbare Weise, hängt mit den gesetzlichen Pflichten, wie das Recht von gewinn- und provisionsberechtigten Arbeitnehmern (OR 322a und 322c), von Gesellschaftern und Verwaltungsräten (OR 715a) und Gläubigern /OR 958e II) zusammen. GebüV 5 legt zusätzlich Grundsätze ordnungsmässiger Aufbewahrung fest. Diese betreffen die Sorgfalt »geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt«, Verfügbarkeit (Einsichtsrecht der Berechtigten), Organisation und Archivierung.

Neu ist die Pflicht, auch die Geschäftsberichte und die Revisionsberichte schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (OR 958f II), dagegen nicht mehr die gesamte Geschäftskorrespondenz. Jene Teile, welche als Buchungsbelege oder als Begründung, weshalb keine Buchung erfolgte, dienen, sollten jedoch gestützt auf die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung (Belegprinzip, Nachprüfbarkeit) aufbewahrt werden. Dies kann damit begründet werden, dass die Bedeutung der Korrespondenz für einen Geschäftsfall oder Sachverhalt nicht erkannt wird und selbst Jahre später bei einer gerichtlichen Auseinandersetzung wesentlich wird.⁸⁸

Auch für geschäftsrelevante Verträge gilt die Aufbewahrungspflicht, wobei die Aufbewahrungsfrist erst zu laufen beginnt, wenn diese Dokumente ans Ende ihrer Gültigkeit gekommen sind. Zu den aufzubewahrenden Dokumenten gehören auch die Generalversammlungs- und Verwaltungsratsprotokolle.⁸⁹