Читать книгу Jahresabschluss nach dem Schweizer Rechnungslegungsrecht - Marco Gehrig - Страница 43

Die GeBüV hält in den allgemeinen Grundsätzen fest, dass bei der Führung der Geschäftsbücher und der Erfassung der Buchungsbelege die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung einzuhalten sind.

Die Grundsätze der ordnungsgemässen Datenverarbeitung sind einzuhalten (GeBüV 2 II), wenn die Geschäftsbücher elektronisch oder auf vergleichbare Weise geführt und aufbewahrt und die Buchungsbelege elektronisch oder auf vergleichbare Weise erfasst und aufbewahrt werden (GeBüV 2 II).

Weil diese Bestimmung aktuell wohl bis auf verschwindende Ausnahmen auf alle buchführungspflichtigen Unternehmen anwendbar ist, stellt sich die Frage nach den Grundsätzen ordnungsmässiger Datenverarbeitung. Es besteht in dieser Beziehung eine Gesetzeslücke, welche durch die Lehre zu füllen ist, wenn staatliche an der Rechnungslegung interessierte Behörden oder Fachverbände keine entsprechenden Weisungen erlassen.⁹⁰ Massgebend sind zurzeit RS 10 neu Expert Suisse⁹¹ und die Verordnung des eidgenössischen Finanzdepartementes.

Die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung bei der Informationstechnologie (IT) gestützter Buchführung und Rechnungslegung sind erfüllt, wenn das Buchführungssystem die Kriterien gemäss OR 957a bei der Erfassung, Verarbeitung, Ausgabe und Aufbewahrung der rechnungslegungsrelevanten Daten über die Geschäftsvorfälle sicherstellt.⁹²

Expert Suisse hat den Begriff der ordnungsgemässen Datenverarbeitung gemäss GeBüV durch die folgenden Grundsätze beim Einsatz von Informationstechnologie (IT) präzisiert:

• Belegfunktion

Über die Belegfunktion wird die Existenz und die Verarbeitungsberechtigung eines Geschäftsvorfalls nachgewiesen. Sie stellt die zutreffende Abbildung der internen und externen Geschäftsvorfälle sicher und zwar häufig ohne konventionelle Papierbelege. Bei IT-gestützten Prozessen kann und soll der Nachweis oft nicht durch konventionelle Belege erbracht werden.⁹³

• Journalfunktion

Diese hat den Nachweis der tatsächlichen und zeitkorrekten Verarbeitung der Geschäftsvorfälle in einem Journal (Grundbuch) zum Gegenstand. Sie ist erfüllt, wenn die gespeicherten Aufzeichnungen gegen Veränderungen oder Fälschung geschützt sind.

• Kontenfunktion

Diese verlangt, dass die im Journal in zeitlicher Reihenfolge aufgezeichneten Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung auf den Konten abgebildet werden. Bei Buchungsverfahren mit IT-Einsatz werden Journal- und Kontenfunktion in der Regel gemeinsam wahrgenommen. Beim Ausdruck der Konten muss die Vollständigkeit der Kontenblätter später, beispielsweise über fortlaufende Seitennummern je Konto oder Summenvorträge, nachweisbar sein.

• Dokumentation

Auch in einer IT-gestützten Buchführung muss diese einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle vermitteln und die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Aus den Grundsätzen ordnungsgemässer Buchführung lässt sich der Grundsatz der Unveränderlichkeit ableiten. Korrekturen sind grundsätzlich durch Stornierungen und Umbuchungen vorzunehmen (Storno-Prinzip). Die ursprünglichen Zahlen dürfen nicht spurlos gelöscht werden. Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Verfahrens ist eine ordnungsgemässe Verfahrensdokumentation, welche aus der Anwenderdokumentation, der technischen Systemdokumentation sowie der Betriebsdokumentation besteht.⁹⁴ Die Anwenderdokumentation muss alle Informationen enthalten, die für eine sachgerechte Bedienung einer IT-Anwendung erforderlich sind. Die technische Systemdokumentation enthält eine technische Darstellung der IT-Anwendung als Grundlage für die Einrichtung eines sicheren und geordneten IT-Betriebs sowie für die Wartung der IT-Anwendung durch die Programmersteller. Die Betriebsdokumentation dient der Information für die ordnungsmässige Nutzung der IT-anwendungsrelevanten Verfahren.

• Aufbewahrungspflichten

Erforderlich ist die Aufbewahrung der zum Verständnis der Buchführung notwendigen Unterlagen.

• Prüfpfad

Die Ordnungsmässigkeit der Buchführung verlangt, dass die Spur von der Erfassung des Buchungstatbestandes über die Verarbeitung in der IT bis zur Darstellung der Information in der Rechnungslegung nicht abreisst und nachvollziehbar ist. Damit dies gewährleistet ist, kommen im Umfeld der IT in den meisten Fällen Referenzierungen (Belege, Journal, Artikel, Batchnummern, usw.) zum Einsatz.⁹⁵ Nachdem in fast allen Unternehmen in der Buchführung und Rechnungslegung IT-gestützte Systeme zum Einsatz kommen, ist der organisatorischen Ausgestaltung der IT-Darstellung durch die Verantwortlichen besondere Aufmerksamkeit zu schenken.⁹⁶